Office Manager
il y a 5 jours
**Role Title** : Office Manager
**Reporting to** : Business Controller
**Role Percentage**: 80%
**Location**: Ghent, Belgium (possibility for hybrid working)
**About hsbcad**
With 30+ years of industry experience, hsbcad is a global software solution provider for offsite construction. Its extensive software platform supports companies by facilitating computer-aided design (CAD), offsite manufacturing, onsite assembly, and compliance with the construction industry's rapidly emerging Building Information Modelling (BIM) standards.
With over 500+ clients worldwide, hsbcad is present in the worldwide offsite construction ecosystem. We work for all types of clients, going from very specialized companies creating unique one-off projects to small and medium-sized businesses and, finally, big industrial players pushing the limits of offsite construction. Our presence in these three big market segments puts us in a unique position to share best practices with our clients.
Headquartered in Ghent, Belgium, hsbcad’s global team comprises over 80 people, spread throughout their international subsidiaries in Germany, The Netherlands, The UK, the USA, Canada, Japan, Ecuador, and Australia.
**Role Purpose**
To organize and coordinate office administration and procedures, in order to ensure organizational effectiveness and efficiency. Responsible for developing intra-office communication protocols, and streamlining administrative procedures. Plays a critical role in supporting the business and its employees by managing administrative, HR and financial tasks, resources, and processes.
**Role description**
- Coordinate and organize different activities within the administrative team according to the priorities and competencies of each.
- Bookkeeping duties including but not limited to posting of invoices
- Partner with HR to maintain office policies and administration tasks as necessary (example - employee vacation tracking)
- Work with external accountants and ensure payroll is correct and paid through the bank on time and ensure all month end files are collated and sent on time.
- Organize internal or small-scale events, meetings and seminars to ensure that professional logistics support is offered to the department.
- Ensure security, integrity, and confidentiality of data are maintained and to create a safe, secure and pleasant work environment
- Develop and implement office procedures and systems to streamline operations.
- Address and resolve issues that may disrupt workflows.
- Advise employees on company benefits and options and responsible for administration of these benefits.
- Organize and manage records, including HR documentation and contracts.
- Aid in the creation of certain financial reports.
- Office support staff duties as needed (example answering the phones, opening and distributing the mail, dealing with parking passes, ordering office supplies, etc.)
**Role Requirements**
EDUCATION:
- Bachelor or Master’s degree in field relating to Business Administration, HR or Finance
REQUIRED EXPERIENCE:
- A minimum of 3 years of experience in Office Management, HR, or Accountancy
REQUIRED SKILLS:
- Fluent in English.
DESIRED SKILLS
- Strong administrative skills
- Strong organizational skills
- Strong in MS Office tools
- He/she will continuously optimize his/her technical skills
- Ability to be flexible in terms of scheduling, processes and tasks
- other requirements
- Ability to easily commute to our office in Ghent
- Willing and happy to provide support to different departments to ensure smooth functionality throughout the company.
**Company Values**
- We are **Flexible** and embrace change.
- We are **Accountable** for our actions.
- We create and **Innovate** things we are proud of.
- We are, first and foremost, a **Team**.
- We **Honor** sustainable **customer relationship**_**s**_.
**What we offer**
- Competitive salaries + benefits
- Flexible working schedule which allows for a great work-life balance
- Possibility for hybrid working
- The chance to work with a diverse staff from all over the globe
**Benefits**:
- Company car
- Company phone
- Food allowance
Schedule:
- Day shift
- Monday to Friday
**Experience**:
- Office Management: 3 years (preferred)
Work Location: Hybrid remote in 9051 Ghent
-
Office Manager
Il y a 6 mois
Gent, Belgique HAYS Temps pleinRegio Gent | office manager | IT | 32 verlofdagen | Ndl/Eng | 4/5de tewerkstelling Als office manager IT te Gent ben je een administratieve duizendpoot die zorgt voor het reilen en zeilen binnen een familiaal en groeiend bedrijf. **Over de organisatie** Je komt terecht in een groeiend softwarebedrijf te Gent. Deze internationale speler is gespecialiseerd...
-
Office Manager
il y a 3 semaines
Gent, Belgique HAYS Temps pleinRegio Gent | Office Manager | Administratie | 28 verlofdagen | NDL/ENG | 1105756 **Over de organisatie** Je komt terecht in een KMO regio Gent die gespecialiseerd is in alle vormen van isolatie. **Jouw nieuwe functie** Als Office Manager regio Gent heb je een zeer gevarieerd takenpakket. Enerzijds ben je verantwoordelijk om de CEO te ondersteunen in het...
-
Office Manager
Il y a 6 mois
Gent, Belgique Otamiser Holdings BV Temps plein**About us**: **About You**: We are looking for a people person, and high-energy talent to join our rapidly expanding team of ambitious professionals. We seek someone who thrives on challenges and is eager to grow with us. This position goes beyond traditional administrative responsibilities and emphasises creating a workplace where every employee feels...
-
Office Manager
Il y a 2 mois
Gent, Belgique Robert Half Temps plein**Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Office Manager **(M/V/X). Het bedrijf is gevestigd in **Gent**. Het betreft een fulltime functie met optie vast na de gebruikelijke uitzendperiode. Ben je op zoek naar een **gevarieerde administratieve functie met verantwoordelijkheden** waarbij je in contact staat met klanten? Lees dan zeker verder. **Als...
-
Office Manager
Il y a 3 mois
Gent, Belgique Robert Half Temps plein**Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Office Manager **(M/V/X). Het bedrijf is gevestigd in **Gent**. Het betreft een fulltime functie met optie vast na de gebruikelijke uitzendperiode. Ben je op zoek naar een **gevarieerde administratieve functie met verantwoordelijkheden** waarbij je in contact staat met klanten? Lees dan zeker...
-
Office Manager
il y a 3 semaines
Gent, Belgique Robert Half Temps plein**Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Office Manager** **(m/v/x)**. Het bedrijf is gevestigd in **Gent**. Het betreft een fulltime functie met optie vast na de gebruikelijke uitzendperiode. Ben je op zoek naar een **gevarieerde administratieve functie met verantwoordelijkheden** waarbij je in contact staat met klanten? Lees dan zeker...
-
Office Manager
Il y a 6 mois
Gent, Belgique BV Peak Coaching Temps pleinAls Office Manager bij PEAK Coaching ben je een sleutelfiguur binnen ons team en zorg je voor een soepel verloop van de dagelijkse operaties. Je ondersteunt de CEO, beheert administratieve taken, en helpt bij het uitbouwen van onze PEAK Academy. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor account management, social media, het organiseren van evenementen en het...
-
Office Manager
Il y a 6 mois
Gent, Belgique Comex Temps plein**Ben jij onze nieuwe Office Manager?** Comex is gespecialiseerd in het versnijden en verpakken van superieure vleeswaren en kaas in consumentenverpakking. We doen dit voor de beste slagers en kaasmakers van het land en verkopen onze producten aan exclusieve klanten. Om ons groeiverhaal verder uit te bouwen zijn we op zoek naar een gedreven Office...
-
Office Manager
Il y a 6 mois
Gent, Belgique De Waele Adviesgroep Temps pleinVerzekeringen & beleggingen Gent, België Voltijds of deeltijds mogelijk Over De Waele De Waele verzekeringen & financieel advies is de referentie voor onafhankelijk beleggingsadvies, zowel bancair als verzekeringstechnisch. Naast de erkenning als onafhankelijk verzekeringsmakelaar werken we ook onder het unieke statuut van bankmakelaar, makelaar in...
-
Office Manager Bouw
Il y a 6 mois
Gent, Belgique HAYS Temps pleinRegio Gent | Allround administratie | NDL/FR | Opleidingsmogelijkheden | Bouw Als office manager te Gent ben je een administratieve duizendpoot die instaat voor het onthaal, de werfadministratie en de ondersteuning van verschillende managers. **Over de organisatie** Je komt terecht in een technisch bouwbedrijf waar een dynamische sfeer heerst. Je krijgt de...
-
Office Manager
Il y a 2 mois
Gent, Belgique Bright Plus Temps plein**Omschrijving**: Ben jij een proactieve en veelzijdige Office Manager die van aanpakken weet? Heb je een passie voor organisatie, communicatie en facility management? Dan is dit dé uitdaging voor jou! Solliciteer vandaag nog voor deze job van Office Manager in Gent! Jouw verantwoordelijkheden bestaan uit: - Als visitekaartje van het bedrijf verwelkom je...
-
Office Manager Vastgoed
Il y a 6 mois
Gent, Belgique HAYS Temps pleinRegio Gent | Administratie | Onthaal | Vastgoed | HR + Boekhoudkundige ondersteuning | Als office manager vastgoed ondersteun je aan het onthaal, op de administratie, personeelsdienst en op de boekhouding waarbij je terechtkomt in een zeer familiaal vastgoedbedrijf. **Jouw nieuwe bedrijf** Deze KMO is actief in de vastgoedsector. Er heerst een zeer...
-
Office Manager
Il y a 3 mois
Gent, Belgique Integra LifeSciences Temps pleinChanging lives. Building Careers. Joining us is a chance for you to do important work that creates change and shapes the future of healthcare. Thinking differently is what we do best. To us, change equals opportunity. Every day, more than 4,000 of us are challenging what’s possible and making headway to help improve outcomes. The Office Manager Benelux...
-
Office Manager Be
Il y a 6 mois
Gent, Belgique Fastned Temps plein**Join us!**: **Join a fast-growing company with a purpose! At Fastned, you can fight climate change by accelerating the transition to electric mobility. We’re searching for a motivated Office Manager for our office in Ghent to enable us to improve our operations and make our team in Belgium even stronger.** **Together with 300 colleagues spread across...
-
Office Manager Gent
Il y a 6 mois
Gent, Belgique Pro industry Temps pleinVoor onze groei in België zijn we op zoek naar een ervaren office manager om ons kantoor in Gent/Lochristi aan te sturen. Pro Industry is een uitzend-selectie kantoor gespecialiseerd in de procesindustrie met meer dan 27 vestigingen in België en Nederland. Vind jij het leuk om leiding te geven, krijg je energie om je mensen te zien groeien? Heb je een...
-
Office Manager
il y a 3 semaines
Gent, Belgique Olympus Mobility Temps plein**De nieuwe mobiliteit zal in de toekomst anders zijn. **De mens zal zich efficiënter verplaatsen en als regisseur, in functie van het tijdstip en de reden van verplaatsing, zelf bepalen hoe hij dit doet. Informatie over alle verplaatsingsmogelijkheden zal gecombineerd beschikbaar zijn via het internet. Je komt terecht in een dynamische omgeving en team...
-
Office Manager Projectontwikkeling
Il y a 6 mois
Gent, Belgique HAYS Temps pleinRegio Gent | Office Assistant | NDL/FR/ENG | Projectontwikkeling | Groeimogelijkheden | 32 Verlofdagen **Jouw nieuwe functie** Als office assistant vastgoed te Gent zal je instaan voor de receptie en het onthaal van de bezoekers. Je neemt inkomende oproepen aan, behandelt inkomende mails en verwerkt deze. Je beheert de meetingruimtes en zorgt dat deze...
-
Office Manager
Il y a 6 mois
Gent, Belgique Virtus Select Temps pleinAls Office Manager bent u verantwoordelijk voor het effectief leiden en coördineren van zowel het inkoop - als verkoopproces. Deze rol vereist kennis van zowel een aankoop - als verkoopproces, evenals leiderschaps - en analytische vaardigheden om ervoor te zorgen dat de processen vlot verlopen en klanttevredenheid wordt bekomen. Als Office Manager bent u in...
-
Office Manager/assistant
Il y a 6 mois
Gent, Belgique Noël Franklin Temps pleinWil jij als **office manager/assistant** aan de slag in een **internationaal bedrijf **met high-tech producten in de regio van **Gent **en hier terechtkomen in een enthousiaste groep die openstaat voor vernieuwingen? Dan is deze vacature op jouw lijf geschreven! **De functie inhoud**: Als office manager/assistant is dit jouw takenpakket: - Boeken en...
-
Office Manager
Il y a 6 mois
Gent, Belgique Start People Temps pleinVoor onze binnendienst zijn we op zoek naar een Office Manager voor dit veelzijdig takenpakket waarbij je focus ligt op: - de dagelijkse administratieve ondersteuning van onze teams op de baan - het inplannen van opleidingen en medische controles voor de medewerkers en instaan voor het onboarden van nieuwe collega’s - de track & trace activiteiten van de...