Opleidingsondersteuner Opleidingen Audiovisuele

Functieomschrijving

Opleidingsondersteuner Opleidingen Audiovisuele Kunsten (AVK)

Campus Sint-Lukas Brussel

Voorstelling

LUCA School of Arts is een multidisciplinaire onderwijs
- en onderzoeksomgeving waar creatief talent zich artistiek, uitvoerend en technisch kan ontplooien en ontwikkelen. In vier steden (Brussel, Genk, Gent en Leuven) bundelt LUCA de onderwijsexpertise van vijf gerenommeerde instituten (Sint-Lukas, Narafi, C-mine, Sint-Lucas en Lemmens). Het artistiek onderzoek van LUCA is ingebed in de geassocieerde Faculteit Kunsten van de KU Leuven. Met meer dan 800 personeelsleden en 3.800 studenten is LUCA een creatieve hub voor meer dan 4.500 kunstenaars, theater
- en filmmakers, designers, musici, fotografen, leraren, onderzoekers

Respect en integriteit definiëren onze basishouding, duurzaamheid en diversiteit zien we als een troef, kwaliteit is onze drijfveer. De komende jaren willen we LUCA een identiteit geven als actor in de maatschappij, ons opleidingsinstituut onderdeel laten worden van een laboratorium, ons aanbod aanvullen met vraaggestuurde initiatieven, en onze multicampusrealiteit ontsluiten tot een netwerk.

LUCA wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, culturele achtergrond, nationaliteit of functiebeperking. Daarom verwelkomen we alle talentvolle mensen die de meerwaarde van diversiteit erkennen en mee vorm willen geven aan een inclusieve organisatie.

weArt

Functiecontext

De academische bachelor
- en masteropleiding Audiovisuele Kunsten zoekt een opleidingsondersteuner voor een voltijdse opdracht. Deze functiehouder ondersteunt het opleidingsteam in administratieve opvolging, planning, communicatie. De opleiding bestaat uit de trajecten Film, Animatie en DocNomads en verzorgt onderwijs aan ongeveer 280 studenten met een team van 50-tal docenten en gastprofessoren. Het productiebureau AVK zorgt voor verbinding met het professionele veld en communicatie met festivals.

Functie en verantwoordelijkheden

ADMINISTRATIE
- Je werkt mee aan de bestendiging/uitbouw van een goed functionerende, kwaliteitsvolle opleiding.
- Je communiceert beleidsacties en beslissingen en verzorgt de opvolging naar medewerkers en andere actoren;
- Je neemt de administratieve taken van de opleiding op jou.
- Je woont vergaderingen bij, stelt verslagen op en zorgt voor de verspreiding.
- Je stemt optimaal af met je collega opleidingsondersteuners beeldende kunsten, interieur vormgeving en bouw, en andere ondersteunende diensten van LUCA.
- Je ondersteunt het opleidingshoofd in de opvolging van het budget van de opleiding.
- Je werkt in opdracht van het opleidingshoofd en van de coördinatoren van de opleiding.

COMMUNICATIE
- Je werkt mee aan de communicatie van de opleiding, zowel interne (naar de medewerkers - vooral via teams) als externe (website, sociale media, folders etc.) communicatie.

PLANNING & ORGANISATIE
- Je stelt in samenspraak met het opleidingshoofd en het studentensecretariaat de planning en uurroosters op van de opleiding.
- Je werkt mee aan de praktische organisatie van de opleiding, o.a. toelatingsproeven, opencampusdagen, personeelsdagen, denkdagen, startdagen e.a. en dit op de campus of op verplaatsing.

Profiel

Profiel
- Je beschikt over een bachelordiploma;
- Je bent een gedreven organisator;
- Je haalt voldoening uit een zorgvuldige en efficiënte administratie en organisatie
- Je bent in staat flexibel om te gaan met taken en kan taken overnemen van je collega ondersteuner bijvoorbeeld in drukke periodes met deadlines.
- Je beschikt over goede relationele, communicatieve en diplomatische vaardigheden;
- Je hebt het vermogen om proactief te functioneren en van daaruit de agenda’s op te volgen;
- Je bent een teamspeler met zin voor initiatief en verantwoordelijkheid; tegelijk kan je ook zelfstandig werken;
- Naast de gevraagde kennis, ben je bereid blijvend te werken aan de ontwikkeling van je professionaliteit en je expertise;
- Qua persoonlijkheid ben je enthousiast, constructief ingesteld, stressbestendig en assertief. Je gaat respectvol om met anderen;
- Je bent loyaal ten aanzien van de opdracht, de missie, visie en het beleidsplan van de opleiding AVK en LUCA.

Specifieke digitale vaardigheden:

- Office: Teams, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, administratieve mailboxen
- Gedeelde agenda’s: Outlook Calendar
- Persoonlijke workflow om informatie en to do’s te beheren

Jobgerelateerde competenties
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Aanbod

Aanstelling
- Wij bieden een statutaire aanstelling van onbepaalde duur voor 100% in het vacant ambt van ATP medewerker (barema B1). Op termijn is een vaste benoeming mogelijk volgens de bestaande regels en procedures.

Meer informatie over de salarisschalen vind je terug op de website van het departement onderwijs.

Selectieprocedure
- Een eerste selectie gebeurt op basis van het inge