Secretaris Ambulant Plateau Kindergeneeskunde

**Datum**:6 sep. 2024

**Plaats**: BE

**Bedrijf**:Universitair Ziekenhuis Gent

In het UZ Gent kom je terecht in een **innovatieve **omgeving die oog heeft voor je **talent **en je uitdaagt om te groeien. Dankzij het **engagement **van alle collega’s voor patiënten, opleidingen en wetenschappelijk onderzoek, is het UZ Gent **een baken van zorg**. Maak jij binnenkort mee het verschil?

Ga voor een uitdagende job als Secretaris Ambulant Plateau Kindergeneeskunde (statutair, 50%).

**Functieomschrijving**:

- Je staat in voor een efficiënt en klantvriendelijk onthaal van patiënten, bezoekers, leveranciers, artsen.
- Je maakt afspraken voor consultaties, behandelingen en onderzoeken en bevestigt die schriftelijk aan patiënten.
- Je geeft praktische informatie over wachttijden, spreekuren en geplande onderzoeken of behandelingen.
- Je bereidt de verpleegdossiers voor: alle administratie voor opname, verblijf, behandeling en ontslag van patiënten.
- Je bezorgt de nodige attesten en getuigschriften aan patiënten.
- Je staat in voor de opmaak van allerlei (medische) documenten. Je typt brieven en verzorgt lay-out en spelling.
- Je zorgt voor de correcte en volledige ingave van alle technische prestaties voor een correcte tarificatie.
- Je volgt het intern en extern patiëntenvervoer op.
- Je beantwoordt interne en externe telefoonoproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
- Je zorgt voor de ontvangst, sortering en verdeling van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
- Je zorgt voor een optimale doorstroming van informatie en onderhoudt interne en externe contacten. Je overlegt met leidinggevende(n), verpleegkundige(n) of arts(en) waar nodig
- Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (bv. stockbeheer, probleemmeldingen via Facilink, reservatie vergaderzalen, beheer bibliotheek) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
- Je staat mee in voor de organisatie van het onthaal en de orde en netheid van de consultatieruimtes. Je streeft naar een kwaliteitsvolle dienstverlening.
- Je formuleert op eigen initiatief voorstellen voor een adequatere werking van het onthaal en secretariaat.
- Je notuleert bij vergaderingen en maakt voorlopige verslagen op.
- Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.
- Je rapporteert dagelijks aan je leidinggevende(n), artsen, stafleden, collega’s, verpleegkundigen.
- Je bent bereid om andere afdelingen binnen de dienst Kindergeneeskunde administratief te ondersteunen indien nodig.

**Gewenst profiel**:

- Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs.
- Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
- Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
- Basiskennis van medische terminologie is een pluspunt.
- Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
- Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken.
- Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van patiënten, hun omgeving en/of je klanten. Je hebt oog voor je eigen welzijn en dat van collega’s.
- Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
- Je bent sterk in planning en organisatie. Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen.
- Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere.
- Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.

**Selectieprocedure**:
Deel 1: Computertesten die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), administratieve vaardigheden, plannen en organiseren en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). De testen gaan door op het UZ Gent.
Deel 2: Screening op CV en motivatie.
Deel 3: Competentiegericht interview op **woensdag 23 oktober 2024 (voormiddag).**

**Salarisschaal**
Je krijgt een aantrekkelijke verloning volgens IFIC, afgestemd op je functie, met een minimum brutomaandloon van €2.905,63 bij 0 jaar anciënniteit en een maximum brutomaandloon van €4.103,49 bij 35 jaar anciënniteit voor een voltijdse tewerkstelling. Het brutoloon is afhankelijk van de toegekende relevante ervaring. Relevante ervaring uit de privésector kan je tot maximum 9 jaar meenemen. Anciënniteit van openbare diensten neem je onbeperkt mee.
Dit betreft een basisloon dat in g