Examen de Recrutement

**Société**:
Le Conseil communal a décidé d'organiser un examen de recrutement dans le grade de secrétaire administratif/technique - niveau B, pour différents services de l’administration communale.

Cet examen est destiné aux personnes qui souhaitent intégrer l'Administration Communale et pour le personnel déjà en place, en vue d'une nomination à titre définitif.

Les lauréats de l’examen se retrouveront dans une réserve de recrutement, pour une durée de deux ans.

Lorsqu’un poste de secrétaire administratif/technique dans le niveau B est déclaré vacant, un descriptif de fonction contextualisé sera communiqué aux lauréats selon l’ordre du classement de la réserve de recrutement.

**Fonction**:
**Niveau**: Niveau B

**Service**: Tous

**Département**: Tous

**Mission de la fonction**:
En tant que gestionnaire de dossiers, je suis chargé d’analyser, de gérer les dossiers liés à mon domaine d’expertise et assure un rôle de conseil.

**Activités**:

- Gérer les appels téléphoniques et mails
- Prendre note des demandes et les transmettre
- Gérer et partager son agenda
- Organiser les prises de rendez-vous
- Analyser les besoins, les demandes et les données en interne et en externe
- Rassembler les documents/ informations
- Rédiger les notes, comptes-rendus, documents et les communiquer
- Traiter, suivre et archiver des dossiers/demandes dans le respect des délais
- Faire des propositions d’amélioration des procédures
- Créer et actualiser les bases de données
- Informer et mobiliser les parties prenantes
- Communiquer à la hiérarchie sur l’état d’avancement des demandes/dossiers
- Participer activement aux réunions d'équipe, aux supervisions, aux moments de réflexion et entretiens individuels
- Développer/entretenir son réseau interne et/ou externe
- Assurer le traitement et l’analyse techniques et le suivi des dossiers tout en suivant la législation en vigueur et les procédures

**Profil**:
**Compétences clés**:
**Agir avec professionnalisme et intégrité**

Agir avec honnêteté et cohérence sur le plan personnel et professionnel. Agir aussi conformément aux attentes et aux valeurs de l'administration communale et aux exigences de la fonction.
- Je traite les autres de manière neutre et respectueuse (collègues, hiérarchie, personnes externes)
- Je respecte et suis les règles, procédures, accords conclus, décisions
- Je traite les informations confidentielles et personnelles avec la discrétion nécessaire
- Je respecte le matériel
- J'assume la responsabilité de mes propres erreurs et fautes
- Je discute avec les autres lorsque les règles et accords n'ont pas été respectés
- J'agis conformément aux normes éthiques qui sont propres à ma fonction

**Travailler orienté client**

Avoir une attention particulière pour les besoins et souhaits des travailleurs et des personnes externes tout en essayant d'y parvenir de la manière la plus appropriée.
- J'aborde autrui avec courtoisie et professionnalisme
- J'écoute la question, demande plus de renseignements, donne des informations complètes et correctes au client et le redirige si je

ne peux pas l'aider
- J'accorde de l'importance aux plaintes reçues
- Je me concentre sur les souhaits, les besoins et les attentes des personnes externes et des collègues
- J'examine de manière critique les points dans lesquels le service client peut être amélioré et formule des propositions concrètes

afin de les améliorer
- J'accorde de l'importance aux plaintes reçues et j'en tire les leçons

**Travailler orienté résultats**

Montrer son engagement, sa volonté, son ambition en prenant les actions et initiatives nécessaires tout en assumant la pleine responsabilité afin de tendre vers un/des objectif(s) et un/des résultat(s).
- Je suis impliqué dans mon travail/ l'administration communale
- Je réalise les tâches demandées dans un souci qualitatif
- J'atteins les objectifs de manière effective et efficace
- Je contrôle la bonne mise en œuvre dans mon travail
- Je reste déterminé à atteindre mes objectifs malgré les obstacles

**Travailler ensemble**

Contribuer à un résultat ou objectif commun au niveau d'une équipe, un service, un département, une administration communale ou en collaboration avec des personnes externes. Tout en ayant un esprit d'équipe et en respectant les autres. L’intérêt collectif devra toujours primer sur l’intérêt personnel.
- Je suis courtois, loyal, respectueux dans les relations quotidiennes avec mes collègues
- Je fournis et demande des informations, des conseils et de l'aide à mes collègues
- Je développe de bonnes relations de travail avec les autres membres de l'équipe
- Je contribue activement au fonctionnement de l'équipe
- Je donne ma propre opinion mais exécute de manière loyale une décision d’équipe
- Je prends, en temps voulu, les mesures qui s'imposent s'il y a des conflits et/ou des tensions dans le groupe
- Je prends des initiatives pour améliorer la collaboration, l'ambiance ou le résultat à atteindre
- J'encourage le partage de connaissances

**Comp