Secrétaire de Direction I Tarciennes

Notre client est actif dans le secteur de la comptabilité et fiscalité.

**Description**
Vos missions en tant qu' assistant(e) de direction: Front office:

- Accueillir les visiteurs (+ livraisons) et répondre à leurs demandes.
- Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants).
- Gérer les agendas, inscriptions, commandes d'ouvrages et déplacements.
- Organiser les rdv, réunions, visioconférences.
- Enregistrer, trier et organiser le classement de documents et dossiers.
- Gestion bâtiment en support : alarmes, pannes, occupation, poubelles, boissons,
- Diverses démarches administratives liées à la qualité d'experts-comptables et conseils fiscaux certifiés de Partners Group clients (secrétariats sociaux, banques, agréments, loi anti-blanchiment etc.)
- Rédaction des offres de services + relances( Fiduciaire Expert-comptable, Tax & Legal, Expertise - Région Wallone.
- Assurer l'organisation administrative, comptable et technique du client pour fluidifier les échanges.
- Relayer les demandes et assurer la coordination demandes / reponses.
- Gestion des dossiers de primes à l investissement.
- Gestion administrative dossier chèques entreprise (sur plateforme chèques entreprise + recherches d'infos+ rédaction des rapports et mise en page).
- Diverses démarches administratives pour Olivier (en société comme en privé).
- Gestion BC pour les clients ayant un siège en nos bureaux (LDM, courrier scan, gestion documentaire).
- Facturation au nom de certains clients (actuellement Ham Négoce, VHTH Consult + Newco Charleroi).
- Gestion pour courriers pour recouvrement débiteurs pour certains clients.
- Registre UBO, déclarations et validations annuelles
- Publications au Moniteur Belge
- Courrier de reprise des dossiers des nouveaux clients chez les confrères.
- Préparation des documents à restituer et décharge en cas de départ d'un client
- Gestion des fournitures du service et matériel de bureau.
- Gestion des supports flockés Partners Group (papier, enveloppe, fardes, folders, supports publicitaires,etc.).
- Déplacements à la poste, relève du courrier à l'ancien bâtiment.
- Support administratif pour certains clients du cabinet, formations,).
- Scan documents comptables clients
- Découpage documents comptables numérisés
- Dactylo et mise en page dossiers Région Wallonne.
- Gestion signature et découpage bilans soc
- Rdv production/clients, rappels divers aux clients
- Gestion des mandats électroniques (Tva, impôts, secrétariats sociaux, UBO,...)
- Gestion de Fidmanager
- Gestion des mandats Codabox

**Votre profil**
En tant qu'assistant(e) de direction, vous devez:

- Garantir la mise en place optimale des outils nécessaires à la réalisation des missions de Partners Group en y intégrant l'I.A.
- Garantir la satisfaction client au travers de l'organisation des liens.
- Participer à la garantie optimale de l'organisation de la société.
- Maîtriser informatique générale et sur des outils particuliers (à acquérir sur place).
- Intéressée et utilisatrice de l'intelligence artificielle (Chatgpt et autres).
- Formateur (trice,) pédagogue.
- Facilitateur (trice).
- Parfaite orthographe et capacité élevée de rédactions.
- Avant-vente (rédaction des offres des trois départements de la société), vendeuse additionnelle.

**Nous offrons**
Notre offre:

- CDI, mais nous souhaiterions passer par une période d'interim préalable;
- Salaire à discuter en fonction de l'expérience;
- Chèques repas 8€/jour;