Secretaire de Direction

**BUT DE LA FONCTION**:
Effectuer des tâches administratives diversifiées pour les services internes (comité de direction, service de maintenance ).

Sous l’impulsion de la Direction Générale, contribuer à la mise en œuvre d’une stratégie de communication interne et externe à destination des différents publics, dans l’optique d’assurer la visibilité et la lisibilité des actions de l’entreprise et d’assurer sa promotion.

**VOTRE MISSION**:
Effectuer diverses tâches administratives pour le comité de direction et d’autres services

Produire, traiter, ordonner et diffuser des documents ;
Rédiger, noter et retranscrire ;
Faire des photocopies, imprimer et trier ;
Encoder des données informatiques ;
Distribuer des documents aux personnes concernées ;
Archiver ;
Soutenir les différents services selon les projets en cours.

Être le support à la communication

Participer à l’élaboration de la stratégie de communication de la société en interne et externe en concertation avec la Direction Générale:
Etablir les axes du plan de communication en travaillant étroitement avec les autres départements de l’entreprise et la Direction Générale ;
Choisir des supports et contenus adéquats en fonction des messages à diffuser ;
Définir le calendrier des actions à mener en accord avec les temps forts de l’entreprise (périodes de fêtes, pic d’activités, etc).

**Concevoir du contenu éditorial**: Rédiger, publier et alimenter du contenu sur les différents supports (écrans, newsletter, journal d’entreprise, réseaux sociaux, etc) ; mise en page de documents réalisés par l’équipe (rapports, présentation power point, etc) ;
Promouvoir l’image et les valeurs de l’entreprise en interne et en externe.

**Développer la communication sur les réseaux sociaux**:
Représenter l’entreprise sur les réseaux sociaux et développer sa visibilité ;
Animer et créer de l’engagement avec les internautes ;
Modérer les commentaires des internautes.

**Veiller à l’e-réputation**:
Être garant de la réputation de l’entreprise sur les réseaux sociaux.

Être le back-up des tâches relatives à la gestion de l’accueil:
**Assurer la permanence téléphonique**:
Prendre en charge les appels entrants, les filtrer et les dispatcher ;
Prendre note des messages et les transmettre.

**Accueillir les visiteurs**:
Accueillir les visiteurs, les travailleurs les chauffeurs et tenir à jour la traçabilité des entrées et sorties ; les informer et les orienter ;
Participer à la sécurisation du site.

**Gérer le courrier**:
Effectuer le tri et la distribution du courrier entrant au quotidien et des différents colis ;
Assurer l’envoi du courrier sortant.

Encoder les absences et informations des travailleurs dans les logiciels correspondants ;
Encoder les certificats médicaux ;
Scanner les certificats médicaux et les détruire en accord avec les règles du RGPD.

**COMPETENCES ET APTITUDES**:
Disposer d’un bachelier en secrétariat de direction ou d’une expérience récente et réussie dans une fonction similaire.

Avoir une excellente orthographe

Maîtriser MS Office

Avoir des connaissances en logiciel de conception et de diffusion

Faire preuve de discrétion et de confidentialité en toutes circonstances

Être organisé, rigoureux et méthodique, avoir le sens des priorités

Faire preuve de dynamisme, d’enthousiasme et être orienté solutions

Être souriant, courtois et serviable

Maitriser les techniques de communication écrite et orale

Recueillir et diffuser les informations pertinentes

Analyser et synthétiser de nombreuses informations

Entretenir et développer des réseaux, connaitre le milieu de la communication et ses codes

Être créatif

Être force de proposition

Une affinité avec le milieu du handicap est un plus

Bénéficier d’une reconnaissance Aviq est un atout

Notre client livre des services dans le milieu industriel, en offrant la possibilité de favoriser l'inclusion de personnes porteuses d'un handicap.

Il est situé près de Tournai et emploie aujourd'hui 280 personnes qui travaillent pour de belles sociétés wallonnes.

Pour continuer son développement, il nous a mandaté pour lui trouver le profil suivant:
SECRETAIRE DE DIRECTION - 3/5, 4/5 ou temps plein - CDD puis CDI

Nous vous offrons la chance et les moyens de développer vos talents dans une entreprise dynamique

Temps plein (38h/semaine) ou partiel à 3/5

Un équilibre vie privée/vie professionnelle et un salaire en lien avec le barème C.P 327.03 complété d’avantages extra-légaux (chèques repas, prime annuelle sur base d’avantage non récurrent lié aux résultats)

Un CDD de 6 mois renouvelable et pouvant déboucher sur un CDI si nos attentes se rejoignent.