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Un-e Chargé-e de Projets

il y a 1 mois

Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

offre d'emploi 2024/065CDD

**La Faculté de médecine recrute**:
Un-e chargé-e de projets

Pour un CDD à temps plein (jusque 31/03/2025)

**Contexte**:
La faculté de médecine c’est quatre filières (médecine, médecine vétérinaire, sciences biomédicales et sciences dentaires), un peu plus de 5000 étudiants, 40 laboratoires de recherche regroupant 350 chercheurs, un campus multidisciplinaire des Sciences de la santé, une bibliothèque et un musée de la médecine, un hôpital académique et un réseau de 22 hôpitaux de stages, 48 Masters de spécialisation, une très grande ouverture sur les stages et les formations à l’étranger, en Europe et dans le monde.

La faculté de médecine fait partie également du Pôle Santé avec les Facultés des Sciences de la Motricité, l’Ecole de santé publique et la faculté de Pharmacie et se situe sur le campus Erasme dans un cadre exceptionnel autour de l’hôpital Erasme et de l’institut Bordet, deux hôpitaux de l’Hôpital Universitaire de Bruxelles.

**Missions essentielles**:
**Mission 1**: Gestion et mise à jour des procédures écrites du décanat (en prévision d'une démarche accréditation format CIDMEF)

Récupérer les données existantes
Compléter les informations manquantes
Voir quels sont les éléments clés utiles à la demande d’accréditation
Rédiger la demande et vérifier que l’ensemble des critères soient respectés

**Mission 2**: Gestion des locaux : Mise à jour du cadastre de l’ensemble des bâtiments de la faculté et mise en place d'une gestion documentaire localisée au niveau du décanat (sur Alfresco)

Etablir un état des lieux des informations disponibles
Vérifier quelles sont les informations manquantes et les récolter
Définir quel est l’outil le plus pertinent pour réaliser l’étude demandée
Mise à jour du cadastre
Mise en place d’une gestion documentaire dynamique de ce cadastre

**Mission 3**: Mise à jour et structuration de la base de données ressources humaines fac de médecine (cadre université et cadre hospitalier) en collaboration avec le département des ressources humaines de l’université ainsi que celui des structures hospitalières, mais aussi avec le service informatique le cas échéant.

La structuration d’une base de données reprenant l’ensemble des ressources humaines (PATGS, ACA, SCI) est en grande partie existante à l’ULB. L’enjeu est d’avoir une BDD qui comprenne également le cadre universitaire.

Réflexion sur un outil permettant une actualisation des données automatisée
Travail en accord avec le DRH, et notamment le projet SIMPA
Réflexion sur la gestion de ce cadre au sein de la faculté et sur la simplification et l’optimisation des procédures
La liste des missions n’est pas exhaustive et est amenée à évoluer en fonction des besoins et des urgences au sein du décanat.

**Profil**:
Être titulaire d’un master reconnu par la FWB, ou avoir réussi «le parcours d’accession» de l’ULB
Pouvoir justifier d'une expérience de minimum 3 ans en lien avec la fonction

**Connaissance et compétences générales**:
Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel et Power point)
Excellentes aptitudes de communication (écrite/orale) et relationnelles
Compétence en matière d’élaboration, d’analyse de documents
Bonne compréhension des textes légaux et réglementaires
Excellente maîtrise de la langue française (écrite/orale)
La maîtrise de la langue anglaise est attendue (minimum B2)
La connaissance du néerlandais est un atout (minimum B2)
Capacité de coordination de tâches diverses et respect strict des échéances et des procédures internes et externes

**Connaissance et compétences spécifiques**:
Une compréhension de l’environnement universitaire et de ses règles est un atout.
Une expérience en matière de gestion de projet est souhaitée.

**Qualités requises**:
Excellente Capacité d’organisation, de coordination et d’adaptation
Bonne gestion du temps et des priorités
Orientation « service » et « solution »
Capacités d’analyse, de discernement et d’autonomie
Rigueur et respect des échéances
Disponibilité et flexibilité
Sens du contact et de la communication (interne et externe)
Créativité, innovation
Discrétion et respect de la confidentialité
Respect des procédures

**Nous offrons**:
Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement )

**Politique d

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