Executive Assistant

Voor onze divisie Unilin Panels zijn we op zoek naar een Executive Assistant.
Je komt terecht in een boeiende en dynamische organisatie waar elke dag er anders uitziet. Je bent de rechterhand van onze President en het Directiecomité van Panels en vervult een vertrouwensfunctie vol afwisseling en uitdaging.
- Als Executive Assistant sta je in voor de behandeling en screening van de telefoons en het beheer van de agenda. Je gaat hierbij steeds met nodige efficiëntie en discretie te werk.
- Je behandelt de volledige administratie correct, snel, en met zin voor diplomatie. Je beheert de documenten en dossiers op een gestructureerde manier. Je neemt zo autonoom mogelijk alle administratieve formaliteiten uit handen, zoals het boeken van dienstreizen, het verwerken van de onkosten, het goedkeuren van verlofaanvragen, het registreren van gegevens in verschillende systemen, etc. Je denkt proactief mee.
- Je organiseert, coördineert en volgt verschillende vergaderingen op. Je bereidt zowel interne meetings als belangrijke bezoeken van klanten en leveranciers inhoudelijk voor. Je zoekt relevante informatie op, maakt overzichten in Excel en werkt PowerPoint presentaties uit. Je maakt vertalingen, leest documenten na, corrigeert indien nodig, en zorgt voor een aangepaste lay-out.
- Je organiseert ook verschillende evenementen en off-sites.
- Je draagt bij aan de ontwikkeling en de continue verbetering van de administratieve tools, methodes en werkprocedures.
- Je neemt ook het facility management op van ons gloednieuwe gebouw in Wielsbeke. Je werkt hierbij nauw samen met de medewerkers van de receptie en treedt op als back-up in geval van vakantie of afwezigheden.

**Wie ben je?**:

- Je behaalde een Bachelor of Master diploma, en hebt relevante ervaring als Executive Assistant, bij voorkeur in een productieomgeving.
- Je bent een administratieve duizendpoot, gaat nauwkeurig te werk en brengt structuur in de chaos. Je bent organisatorisch sterk en voldoende stressbestendig om verschillende balletjes in de lucht te houden.
- Servicegericht, proactief, oplossingsgericht, hands-on en assertief zijn kenmerken die jouw persoonlijkheid typeren. Je stelt je ten allen tijde discreet op.
- Je bent positief ingesteld, hebt een sterk aanpassingsvermogen en kan goed om met een hoog werktempo en last-minute veranderingen.
- Je bent communicatief sterk in het Nederlands, Frans en Engels, dit zowel schriftelijk als mondeling.
- Je hebt een goede kennis van het office pakket en kan je vlot inwerken in bedrijfsspecifieke systemen. #LI-SS1