Administratief Medeweker

Functieomschrijving

Damiaanactie zoekt een Administratief medewerk.st.er ter ondersteuning van het directieteam en specifieke projecten voor een duurtijd van 6 maanden (voltijds, 80% of ander % te bespreken).

Je organiseert en voert de administratieve, voorbereidende en opvolgende taken uit die nodig zijn om een goed verloop van de dagelijkse gang van zaken en van bepaalde projecten te waarborgen en zo bij te dragen tot een optimaal beheer van de organisatie.

Profiel

Je talenten
- Vloeiend Frans, Nederlands en Engels spreken.
- De gebruikelijke computerprogramma's (Office 365, Excel & Word, Powerpoint, Teams, Forms, enz.) goed beheren.
- Je bent dynamisch en proactief, je hebt een analytische geest en je doet voorstellen voor verbetering.
- Je kan omgaan met stressvolle piekmomenten.
- Je bent open, respectvol, flexibel, positief, loyaal, je hebt een luisterend oor en je bent discreet.
- Gevoel voor verantwoordelijkheid.
- Je bent efficiënt, nauwkeurig, gestructureerd en georganiseerd, en volgt de procedures en het beleid van de organisatie.
- Graag en constructief werken in teamverband.
- De waarden van Damiaanactie beleven met een hart voor de organisatie.

Jobgerelateerde competenties
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Administratie opvolgen
Documenten invullen
Gegevens doorgeven aan de betrokken dienst
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen,... coderen en archiveren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen,...)
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Analyseren
- Digitaal denken
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod

Wat bieden wij?
- Waardevol werk in een boeiende organisatie.
- Een contract voor 6 maanden (voltijds of 80%).
- Een marktconforme bezoldiging, met extralegale voordelen.

Plaats tewerkstelling

DAMIAANACTIE
LEOPOLD II-LAAN 263 1081 KOEKELBERG
- Toon op kaart

Vlot bereikbaar met het Openbaar vervoer. Tijdelijk in Spaces in Tour&Taxi (wandelafstand van Brussel Noord), later terug in onze kantoren (MIVB halte Simonis).

Bijlage: Administrative support NL.pdf
PDF

Vereiste studies
- Geen specifieke studievereisten

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Engels (goed)
- Frans (zeer goed)
- Nederlands (goed)

Contract
- Tijdelijke job (niet via uitzendkantoren)
- Contract van bepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- LEOPOLD II-LAAN 263 1081 KOEKELBERG