Assistant

il y a 6 jours

Brussels, Belgique NATO - OTAN Temps plein

**1. SUMMARY**

The mission of the Operations Division of the International Staff is to prepare NATO for the defence of Alliance territory, to respond to crises at home and abroad, and to strengthen the capabilities of partners. The Operations Division advances the core tasks of the Alliance (Collective Defence, Crisis Management, Cooperative Security) by providing policy development and recommendations, situational awareness, advance planning, well-exercised and executed crisis-response, and outcome-oriented defence and related security cooperation programmes.

The Front Office is responsible for the coordination of activities within and outside the Operations Division and provides support and advice to the Operations Division on organisational, budgetary, administrative, human resource and technical issues, as well as procedural advice to the Committees under the auspices of the Operations Division
- The incumbent will assist the Executive Officer in supporting Committee Coordination and be responsible for the development and management of Committee documents related to Committees managed by the Division. Additionally, s/he will be responsible for efficiently handling a combination of organisational and administrative duties in support of the Front Office (FO).

**2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE**

**ESSENTIAL**
- The incumbent must:
- have a good general education at least to higher secondary level;-
- have at least 4 years' experience of administrative and/or organisational duties;-
- possess experience in organising meetings/conferences and/or in programme administration;have good professional drafting and editing skills in at least one of the official NATO languages;-
- possess the following minimum levels of NATO’s official languages: (English/French): V (“Advanced”) in one; and II (“Elementary”) in the other;-
- be prepared to work outside normal office hours.**DESIRABLE**
- The following would be considered an advantage:
- have a good understanding of the NATO environment, structures, practices, and procedures;-
- have experience working with NATO Committees;-
- be familiar with common information and knowledge management practices and Enterprise Resource Planning (ERP) systems and tools;**3. **MAIN **ACCOUNTABILITIES**

**Planning and Execution**
- Assist the Executive Officer and the Divisional sections with the planning and administration of Committee meetings. In coordination with the sections, Conference Services, and other Divisions where necessary, plan the scheduling of, and book meetings for, OPS-led committee meetings. Liaise with other Divisions as necessary for the scheduling of Committee meetings. Ensure that the Committee Site calendars are kept up to date with upcoming meetings and related documents.Organise own workload to ensure the accurate and timely execution of duties and be prepared to replace, in times of absence, the other Front Office Assistants.

**Information Management**
- Develop and manage Committee documents related to OPS-led Committees. Develop templates, finalise documents, submit documents for distribution and ensure correct storage of documents on Divisional sites. Help maintain and, as necessary, improve the various divisional SharePoint team sites (DTS). Answer enquiries and incoming calls. Draft memoranda and cover letters to documents. Type and format all kinds of documents using the standard software packages used by NATO (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint). Oversee the information flow into and out of the Front Office, including retrieving and organising correspondence/documents (including classified information) and distribute accordingly. Maintain an effective follow-up and/or reminder system for pending actions within the Committees.

**Financial Management**
- Provide administrative support including updating financial databases and assisting in the preparation of financial information.

**Knowledge Management**
- Collect, categorise, and track relevant information required for various tasks and projects. Maintain well-structured filing systems.

**Stakeholder Management**
- Liaise with points of contact to ensure efficiency in daily management of workload and processes. Be the point of contact for initial requests of various natures. Maintain lists of OPS-led Committee members.

**Expertise Development**
- Proactively develop skills in areas such as planning and organising, new technology, languages and effective communication. Liaise with other Assistants to leverage knowledge.

**Organizational Efficiencies**
- Contribute to the identification of opportunities and provide constructive suggestions to improve office procedures. Find ways to be faster, better and more effective in managing information and using office tools.
- Perform any other related duty as assigned.**4. INTERRELATIONSHIPS**

The incumbent reports to the Executive Officer and works closely with other Staff Officers and Assistants throughout the Division in the execution

  • administrative assistant, assistant international

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a new role as an Administrative Assistant? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specialising in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, Office Managers, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants,...

  • assistant international, management assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a new exciting challenge as a Management Assistant? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim is a Recruitment Consultancy specialized in administrative support profiles such as receptionists, management assistants, executive / personal assistants, HR assistants, sales and marketing assistants, office managers, customer service,...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

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  • Assistant

    Il y a 4 mois

    Brussels, Belgique Ligue Braille Temps plein

    **La Ligue Braille recherche un(e) assistant(e) social(e) à temps plein pour un** **remplacement pour le Hainaut oriental (Arrondissement de Charleroi - Entité** **de La Louvière - Mons - Soignies)** **A propos de l’employeur** La Ligue Braille est une ASBL active dans toutes les régions du pays. Plus de 16 000 personnes aveugles et malvoyantes font...

  • office management assistant, assistant international

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a position that combines Office support and Management support? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim is a Recruitment Consultancy specialized in administrative support profiles such as receptionists, management assistants, executive / personal assistants, HR assistants, sales and marketing assistants, office managers, customer...

  • Assistante Gérante

    il y a 4 jours

    Brussels, Belgique Medi-Market Temps plein

    assistante gérante L'assistant joue un rôle essentiel dans le suivi de la para pharmacie: Assister le Shop Manager dans les opérations quotidiennes d'une parapharmacie Si le Shop Manager n'est pas là, l'assistant assume le rôle du Manager. About Us - Medi-Market est un groupe belge en pleine expansion qui a pour ambition et mission de rendre la...

  • Office Assistant

    Il y a 9 mois

    Brussels, Belgique Oceana, INC Temps plein

    Oceana is looking for an Office Assistant (part-time) to support Brussels office needs by ensuring the smooth running of the office on a day-to-day basis and give support to the accounting team for maternity cover from July to February. The Office Assistant will report to the Finance Director (based in Madrid) and will coordinate office maintenance, purchase...

  • Assistant Achat

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half Talent Solutions recherche un(e) Assistant achat (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au centre-ville de Bruxelles. Robert Half Talent Solutions recherche un(e) Assistant achat (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au centre-ville de Bruxelles. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la distribution. Les...

  • Assistant de Direction

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'une opportunité en tant qu'Assistant de direction sur Liège ? Vous avez au minimum 3 années d'expérience dans le secteur industriel ? Vous avez une excellente maîtrise de l'anglais ? Postulez maintenant ! Dans le cadre de cette fonction d'**Assistant de direction**, vos principales missions sont?: - Vous...

  • Sales Assistant

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'un poste de Sales Assistant dans la région de Liège ? Vous avez une excellente maîtrise du néerlandais ? Vous aimez le contact client ? Postulez maintenant ! En qualité de **Sales Assistant**, vos tâches seront les suivantes: - Vous êtes en charge de l'encodage et du suivi des commandes client jusqu'à...

  • Assistant de Direction

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'une opportunité en tant qu'Assistant de direction sur Liège ? Vous avez au minimum 3 années d'expérince dans le secteur industriel ? Vous avez une excellente maîtrise de l'anglais ? Postulez maintenant ! Dans le cadre de cette fonction d'**Assistant de direction**, vos principales missions sont?: - Vous...

  • Assistant de Direction

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'une fonction d'Assistant de direction dans la région de Liège ? Vous avez une bonne maîtrise du néerlandais et de l'anglais ? Vous avez une expérience en comptabilité ? Postulez maintenant ! En tant qu'**Assistant de direction**, vos tâches seront les suivantes: - Vous assurez la première ligne par mail...

  • Assistante Gérante

    il y a 2 jours

    Brussels, Belgique Medi-Market Italia Temps plein

    L'assistant joue un rôle essentiel dans le suivi de la para pharmacie: Assister le Shop Manager dans les opérations quotidiennes d'une parapharmacie Si le Shop Manager n'est pas là, l'assistant assume le rôle du Manager.

  • Assistante de Direction

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche un(e) Personal Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à Ixelles et facile d'accès en transports en commun. Robert Half recherche un(e) Personal Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à Ixelles et facile d'accès en transports en commun. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la...

  • Management Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Management Assistant **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Brussel.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Management Assistant **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Brussel.** Onze klant is actief in de **technische sector.** De **verantwoordelijkheden** voor deze functie als **Management...

  • Management Assistant

    il y a 2 jours

    Brussels, Belgique Intelect Temps plein

    Werkt u graag administratief nauwkeurig? Heeft u een goede talenkennis? U kan bovendien vlot overweg met Microsoft Office? Dan bent u de nieuwe Management Assistant die wij zoeken! Het bedrijf is een prestigieus advocatenkantoor. Ze zijn op zoek naar een nieuwe management assistant voor hun team van advocaten. Als rechterhand én vertrouwenspersoon van de...

  • Freelance Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Location** - BRUSSEL **Office** - Bright Plus Project Outsourcing D1 **Phone number** - +32 (0)2 600 12 40 **E-mail** **Description** Ben jij een meertalige Management Assistant die uitkijkt naar een bijkomende functie part-time of full-time en dit voor bepaalde of onbepaalde duur? Werk je momenteel op freelance basis of is het jouw doelstelling om op...

  • Procurement Assistant

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche pour une mission interim dans la région de la Louvière un **procurement assistant (h/f/x).** Robert Half recherche pour une mission interim dans la région de la Louvière un **procurement assistant (h/f/x).** Notre client est une sociétéactive dans l'automobile. **Vos missions en tant que procurement assistant FR/EN...

  • Administrative Assistant

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Robert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la consultance. Les responsabilités principales de Polyvalent...

  • Assistant de Direction

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: En tant qu'**Assistant de Direction** pour notre client vous serez chargé de: - Gérer l'agenda de la direction - Organiser les visites des contacts extérieurs - Réceptionner les factures - Organiser le calendrier des salles de réunion, la gestion des fournitures de bureau **Profil** Vous êtes l'Assistant de Direction que nous...