Dossierbeheerder Qualifications

**DE JOB**:
Als medewerker van het **team Kwalificaties** ben je het aanspreekpunt voor alle betrokken partijen om toeleveranciers van specifieke producten en diensten te kwalificeren volgens verschillende kwalificatiesystemen.
- Je behandelt elke aanvraag van firma’s om zich te kwalificeren volgens een of meerdere van onze +- 100 kwalificatiesystemen.
- Je zal de kandidaat-leveranciers de administratieve en technische bepalingen toesturen die het ganse verloop van de kwalificatieprocedure beschrijven. Het kwalificatieproces bestaat mogelijks uit de volgende stappen : administratief dossier, technisch dossier, audit, proefbestelling en proef in spoor.
- Nadien evalueer je het ingediende administratieve dossier (o.a. verificatie officiële documenten zoals bewijs betaling RSZ, strafregister) en volg je de status van het technisch dossier op bij de leverancier, onze technische dienst en dienst inspecties.
- Je zal het e-Procurement platform gebruiken voor het publiceren van onze kwalificatiesystemen en de ontvangst van ingediende dossiers.
- Je bent verantwoordelijk voor alle communicatie tussen de verschillende partijen (leverancier, technische dienst, dienst inspecties, aankoopdienst) en het aanmanen tot actie zodat het ganse proces zo spoedig mogelijk verloopt.
- Je registreert nauwkeurig de nodige informatie met betrekking tot de evolutie van de dossiers in procesflow softwaresysteem BizzMine en zorgt voor regelmatige updates.
- De communicatie naar de leveranciers is een belangrijk onderdeel van de job. Wanneer een leverancier het kwalificatieproces positief doorlopen heeft met respect voor de wetgeving op de overheidsopdrachten en de interne procedures, communiceer jij de kwalificatie die geldig is voor vijf jaar.
- De daaropvolgende hernieuwingen en eventuele wijzigingen behandel je ook.
- Wanneer Infrabel of een leverancier de procedure wenst te beëindigen, dan communiceer je de diskwalificatie.
- Na afronding van het dossier in BizzMine, laad je de gegevens op Sharepoint zodat er steeds een duidelijk overzicht is van de leveranciers gekwalificeerd binnen elk kwalificatiesysteem.
- Je zorgt er ook voor dat SAP altijd up to date is zodat alle medewerkers ten allen tijde weten wie gekwalificeerd is voor welke items. Zo weet een aankoper welke leveranciers aan te schrijven bij elke aankoop die onder de kwalificatieprocedure valt.
- Je werkt op een uniforme en open wijze samen met jouw twee collega’s zodat jullie op elk moment een dossier van elkaar kunnen overnemen.
- Je rapporteert aan de Adviseur Kwalificaties, die je steeds bijstaat bij de uitvoering van je job en waarbij je problemen kan escaleren.

**JOUW PROFIEL**:
Je beschikt over een bachelor diploma, of gelijkwaardig door ervaring.

**Technische competenties**:

- Je bent Nederlandstalig of Franstalig en beheerst ook de andere taal, daarnaast kan je een gesprek voeren in het Engels. Bijkomende andere talen zijn een troef.
- Je hebt een tweetal jaar ervaring in administratie waarbij je MS Office tools diende te gebruiken ter ondersteuning van je werk in een omgeving waar orde en organisatie belangrijk waren.
- Je kan werken met MS Office : Outlook, Word, Excel, Powerpoint.
- Kennis van SAP en Sharepoint zijn een pluspunt.

**Gedragscompetenties**:

- Je controleert op regelmatige basis de voortgang van je dossiers. Je bevraagt de stand van zaken en reageert tijdig op obstakels.
- Je plant en organiseert vooruitziend.
- Je werkt nauwkeurig, ordelijk en methodisch.
- Je bent klantgericht, communiceert vlot en to the point, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent collegiaal en houdt van werken in een klein team.


Infrabel wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet om je geslacht, leeftijd, origine of beperking.

**ONS AANBOD**:

- Een boeiende en afwisselende job
- Bij een stabiel bedrijf dat bijdraagt aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving
- Talrijke opleidings
- en doorgroeimogelijkheden: jij bent ondernemer van je eigen carrière
- Veel flexibiliteit, zodat je zelf de balans tussen werk en privé kan bepalen
- Een aantrekkelijk loonpakket met verschillende aanvullende voordelen
- Gratis reizen met de trein

**DE WERKOMGEVING**:
**Infrabel** bouwt, onderhoudt en vernieuwt de spoorweginfrastructuur in België. Met zo’n 10.000 medewerkers werken we aan een betrouwbaar en modern spoorwegnet: om de mobiliteitsbehoeften van onze samenleving mee te ontwikkelen en bij te dragen aan een duurzame samenleving.

Wanneer de interne afdelingen van Infrabel willen aankopen, wordt altijd beroep gedaan op de dienst **Procurement** die garant staat voor een professioneel en onberispelijk aankoopbeleid.
Om de kwaliteit van aangekochte stabiele (waarvoor de specificaties op voorhand vastliggen) producten/diensten te garanderen, maakt Infrabel zoveel mogelijk gebruik van kwalificatiesystemen. Wanneer Infrabel in een bestek gebruik maakt van de selectie door mi