Tweetalige front officer met focus secretariaatswerk bij de federale Ombudsman

U bent het eerste aanspreekpunt van de instelling voor burgers en stakeholders, u maakt dossiers aan en stuurt deze intern en extern door. U ondersteunt het management door de klassieke taken van een secretariaat uit te voeren. U werkt in teamverband, onder leiding van een diensthoofd en het gezag van de federale ombudsmannen. U voert de volgende taken uit: • u ontvangt burgers en stakeholders, zowel telefonisch als wanneer ze zich bij ons op kantoor melden. • u verwijst klagers mondeling of schriftelijk door naar de interne of externe dienst die hen het beste kan helpen. • u biedt administratieve ondersteuning aan de Ombudsmannen en administratieve en logistieke ondersteuning aan de instelling, op punctuele wijze. U voert klassieke secretariaatstaken uit: klasseren en voorbereiden van dossiers, ontvangen van briefwisseling, beantwoorden, filteren en doorzenden van telefonische gesprekken, vergadering inplannen, verslagen verzenden, … • u behandelt klachtendossiers van burgers en rechtspersonen met betrekking tot handelingen van de federale administratieve autoriteiten, om de standpunten van de klager en de administratie op onpartijdige wijze met elkaar te verzoenen. De federale Ombudsman is een onafhankelijke instelling die klachten onderzoekt van burgers over de federale administratieve overheden en via dialoog naar oplossingen zoekt. Hij poogt individuele probleemgevallen op te lossen, voert onafhankelijk onderzoek naar de werking van de federale overheidsdiensten en waakt over de rechten van de burgers. Zijn aanbevelingen zijn bedoeld om de administratieve praktijk en de wetgeving te verbeteren. Hij onderzoekt ook meldingen van integriteitsinbreuken bij federale overheidsinstanties en meldingen van wetsovertredingen bij bedrijven en beschermt klokkenluiders. Doorheen zijn verschillende opdrachten is hij een vanzelfsprekend contactpunt voor burgers die moeilijkheden ervaren met de administratie en een referentiecentrum voor de overheden inzake goed bestuur. Bij de federale Ombudsman werken een 50-tal personen. De instelling wordt geleid door twee ombudsmannen. Meer informatie op www.federaalombudsman.be http://www.federaalombudsman.be Om bovenvermelde taken goed te kunnen uitvoeren, beschikt u over de volgende competenties: Technische competenties • u beheerst de technieken van onthaal, communicatie en secretariaatswerk. • u beschikt over het vermogen om taken in tijd, ruimte en volgens prioriteit te structureren om de doelstellingen of resultaten efficiënt en tijdig te bereiken. • u kan gegevens uit verschillende bronnen verzamelen, analyseren en structureren en relevante indicatoren bepalen. • u hebt een goed begrip van de functie van ombudsman in het algemeen en beschikt over een goede kennis van de bevoegdheden en de werking van de parlementaire ombudsmannen in België in het bijzonder; • u hebt een goede kennis van de bevoegdheidsverdeling binnen de Belgische staatsstructuur en de werking en de bevoegdheden van de Belgische overheidsdiensten; • u spreekt perfect Nederlands en hebt voldoende kennis van het Frans om actief te kunnen functioneren in een tweetalige omgeving; kennis van Duits, Engels en/of andere talen zijn een pluspunt; • u hebt een gedegen kennis van Office 365, in het bijzonder van Outlook, Word en Excel. Ervaring met het gebruik van een mailingtool is een pluspunt. Gedragsgerichte competenties • u beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden; • u gebruikt eenvoudige en toegankelijke taal; • u bent empathisch en oplossingsgericht; • u bent in staat om nauwkeurigheid en snelheid te combineren; • u neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie, initieert gerichte acties om beslissingen uit te voeren en neemt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van je acties; • u werkt zowel zelfstandig als in teamverband; • u bent stressbestendig, creatief, flexibel en kunt zich aanpassen; • u bent integer en onderschrijft de waarden neutraliteit, onpartijdigheid, servicegerichtheid, expertise en legitimiteit; • u respecteert de vertrouwelijkheid en bent discreet. Deelnemingsvoorwaarden 1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum: - een diploma van bachelor, erkend en uitgereikt door een hogeschool voor kort hoger onderwijs (bachelor), of een diploma of getuigschrift van kandidatuur. Indien u het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands dient u samen met uw diploma het bewijs te leveren van uw grondige kennis van het Nederlands aan de hand van een taalbrevet, behaald in overeenstemming met de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken. Indien u het vereiste diploma hebt behaald in een ander land dan België kan u deelnemen indien u samen met uw diploma het gelijkwaardigheidsattest van uw diploma, verstrekt door de Vlaamse overheid, voorlegt. Bent u niet zeker dat u op basis van uw diploma of de taal ervan aan deze selectie kan deelnemen? Neem dan voor de uiterste inschrijvingsdatum contact op met Laurent Finet, administrateur bij de federale Ombudsman, Leuvenseweg 48 bus 6, 1000 Brussel, tel. 02 289 27 08, Laurent.Finet@federaalombudsman.be 2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum: U beschikt over ten minste 2 jaar nuttige professionele ervaring op het gebied van het ontvangen van klachten en/of het behandelen van klachtendossiers (bemiddeling, geschillen, front-office, callcenter, enz.). Arbeidsvoorwaarden U wordt aangeworven in de graad van attaché (niveau B) met de bijhorende weddenschaal B8/1. Voor het bepalen van uw loon wordt er rekening gehouden met uw nuttige beroepservaring. De aanvangswedde in de weddenschaal B8/1 rekening houdend met 2 jaar nuttige beroepservaring evolueert van 4.370,16 EUR tot 7.382,42 EUR (bruto maandsalaris, reeds aangepast aan de index (03/2025), reglementaire toelagen niet inbegrepen). Voordelen - mogelijkheid tot halftijds telewerk - gratis hospitalisatieverzekering - verplaatsingsvergoeding of gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer - schooltoelage - bureauvergoeding en internetvergoeding (telewerk) - korting bij parlementair bedrijfsrestaurant Opgelet: - elk hiernavolgend onderdeel of subonderdeel van de selectieprocedure (punten 1, 2, 3 en 4) is eliminerend; het niet voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden (getoetst bij de screening, punt 1) of het niet slagen in de proeven of een deel van een proef (punten 2,3 of 4) hebben tot gevolg dat u niet uitgenodigd wordt voor de volgende proeven van deze selectieprocedure of als niet geslaagd wordt beschouwd; - de volgorde van de proeven of delen van proeven (punten 3 en 4) kan door de federale Ombudsman worden omgewisseld; - in geval van overlapping van proeven of delen van proeven, gebeurt de deelname onder voorbehoud van het slagen voor de lopende proeven; - voor het vervolg van de procedure wordt uw kandidatuur niet in aanmerking genomen als u afwezig bent of niet slaagt voor een proef of een deel van een proef. 1. Screening van de deelnemingsvoorwaarden Enkel indien u beschikt over het vereiste diploma (gelijkwaardigheidsattest inbegrepen) en de vereiste nuttige professionele ervaring (2 jaar nuttige ervaring - punt 2 “vereiste ervaring”), wordt u tot de selectie toegelaten. De screening van de relevante professionele ervaring gebeurt uitsluitend op basis van het inschrijvingsformulier zoals het werd ontvangen op de uiterste inschrijvingsdatum. Beschrijf daarom zo volledig mogelijk uw ervaring per functie met begin- en einddata, met telkens de taken en verantwoordelijkheden. 2. Specifieke screening (in samenwerking met Werkenvoor.be) – optioneel - een dossiertest niveau B - een situationele beoordelingstest (SJT) met meting van volgende competenties: - Wendbaar zijn (niveau 2) - Creatief denken (niveau 1) Deze test wordt alleen georganiseerd als na de screening in punt 1 meer dan 20 kandidaten zijn geselecteerd: Rekening houdend met het aantal betrekkingen (1), worden enkel de 20 best gerangschikte kandidaten die zijn geslaagd (minimaal 50% per test en voor het totaal van de testen samen) toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat. 3. Taalproef: kennis van het Frans (in samenwerking met Werkenvoor.be): Evaluatie van voldoende kennis van het Frans aan de hand van volgende onderdelen: - een computergestuurd gedeelte : luistervaardigheid en leesvaardigheid - een mondeling gedeelte : spreek- en gespreksvaardigheid - een schriftelijk gedeelte : schrijfvaardigheid Om te slagen moet u voor elk onderdeel minimaal 50% behalen. Alleen het al dan niet slagen voor deze proef wordt in aanmerking genomen. De behaalde scores voor deze taalproef worden niet meegeteld bij de berekening van de eindscore en de rangschikking van de kandidaten voor deze selectie. De regels voor deelname en eventuele vrijstellingen van deze proef of een deel ervan worden bepaald door Werkenvoor.be. De geslaagden voor een taaltest die in het kader van een eerdere aanwervingsprocedure van de federale Ombudsman is georganiseerd, worden echter vrijgesteld. Het voor de functie vereiste kennisniveau van het Frans wordt door Werkenvoor.be beoordeeld op basis van het gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen dat in onderstaande tabel is opgenomen (artikel 14, lid 1): - begrijpen: luisteren en lezen: C1 - spreken: deelnemen aan een conversatie en zich mondeling uitdrukken: B2 - schrijven: B2 Als u vragen hebt in verband met de certificaten en getuigschriften, neem dan contact op met Laurent Finet, Administrateur bij de federale Ombudsman, Leuvenseweg 48 bus 6, 1000 Brussel, Laurent.Finet@federaalombudsman.be, tel.: 02/289.27.08. 4. Schriftelijke proef en Interview Schriftelijke poef (duur: max. 2 uur) Dit gedeelte zal naast uw kennis van het activiteitendomein (algemene technische vaardigheden en gespecialiseerde kennis) tevens uw redactionele vaardigheden nagaan. U bent geslaagd voor deze proef als u ten minste 60% behaalt. Interview (duur: maximum 1 uur). Tijdens het interview worden uw technische en gedragsgerichte competenties in overeenstemming met de functievereisten, uw motivatie, interesses en affiniteit met het werkterrein geëvalueerd. Uw ingediende cv en motivatiebrief in het sollicitatieformulier worden gebruikt als bijkomende informatie voor het interview. U bent geslaagd voor deze proef als u ten minste 60% behaalt. Deze proeven kunnen op dezelfde dag worden georganiseerd. Als dat het geval is en u slaagt niet voor de schriftelijke proef, dan wordt het interview niet beoordeeld door de juryleden. Feedback Na het ontvangen van uw resultaat bij iedere selectiefase kan u binnen drie maanden schriftelijk feedback vragen bij Laurent Finet, administrateur bij de federale Ombudsman, Leuvenseweg 48 bus 6, 1000 Brussel, laurent.finet@federaalombudsman.be Rangschikking Onder voorbehoud van het slagen in de taaltest “Frans” (punt 4), wordt de rangschikking van de geslaagden opgesteld op basis van het interview (onderdeel 3). Als er geslaagden zijn met gelijke punten, worden zij door de jury gerangschikt. Als u niet onmiddellijk aan de slag kan, komt u op een lijst (wervingsreserve) terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Deze wervingsreserve blijft 2 jaar geldig. Aanstellingsvoorwaarden Als u geslaagd bent voor deze selectie, moet u – om benoemd te worden als stagiair – op de aanstellingsdatum: - Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland - de burgerlijke en politieke rechten genieten - een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. Benoemingsvoorwaarden Om vast benoemd te kunnen worden moet u met goed gevolg de stage van één jaar hebben volbracht. Solliciteren kan tot en met 6 februari 2026 voor middernacht. U stuurt het sollicitatieformulier FO25FSN, dat u vindt op de website van de federale Ombudsman, volledig ingevuld en ondertekend, samen met een kopie van uw diploma('s), attest(en) en certific(a)at(en), waarbij de datum van ontvangst van de e-mail / de datum van de post als bewijs geldt per e-mail: aanwervingen@federaalombudsman.be of per post: Federale Ombudsman, Aanwervingen, Laurent Finet, administrateur, Leuvenseweg 48, bus 6, 1000 Brussel. Onvolledige sollicitaties worden niet in aanmerking genomen. Meer informatie over de functie · Greet van Gool, directeur, greet.vangool@federaalombudsman.be, 02 289 27 25 Contactpersonen bij de dienst Human Resources · Laurent Finet, administrateur, laurent.finet@mediateurfederal.be, 02 289 27 08 De federale Ombudsman voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selectie voor al wie solliciteert. Heeft u een handicap, stoornis of ziekte? Dan kunt u een redelijke aanpassing van de selectieprocedure aanvragen als u die nodig heeft. Dien uw aanvraag in op aanwervingen@federaalombudsman.be en geef aan welke aanpassingen u zouden kunnen helpen. Op de hoogte blijven van onze vacatures? Heb je een vraag voor onze diensten?