Gestionnaire de Dossiers

Beschrijving van het bedrijf banksector Beschrijving van de functie Als Middle-Office Agent sta je centraal in de operationele integriteit. Je zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen, dat afwijkingen effectief worden beheerd en dat klantverzoeken nauwkeurig en professioneel worden afgehandeld - terwijl je bijdraagt aan risicobeheersing en servicekwaliteit. Je rapporteert aan de Team Leader Middle-Office (n-2 Comex). Algemene taken - Dossier- en casemanagement: Behandelen van dagelijkse en ad-hoc verzoeken met betrekking tot klantoperaties, inclusief opvolging na een verwerkt verzoek, incidenten door mislukte processen, klachten of vermoedelijke fraude. - Procesuitvoering en uitzonderingsbeheer: Ingrijpen in specifieke situaties die handmatige opvolging vereisen, op basis van teamspecifieke procedures. - Verificatie en controle: Dagelijkse controles en analyses uitvoeren om de naleving en integriteit van de door de klant of namens de bank uitgevoerde operaties te waarborgen. Dit omvat het interpreteren van informatie en het nemen van beslissingen op basis van oordeel. - Reconciliatie: Zorgen dat alle dagelijkse operaties correct worden verwerkt en afgestemd. Afwijkingen identificeren en onderzoeken. - Incidentbeheer: Incidentrapporten opstellen indien nodig of afwijkingen direct oplossen binnen het Middle of Back Office. - Klantcontact: Communiceren met klanten (per e-mail of telefoon) om operationele zaken te verduidelijken, te bevestigen of op te lossen. - UAT-testen: Deelnemen aan User Acceptance Testing om systeemwijzigingen of nieuwe functionaliteiten te valideren. - Rapportage en documentatie: Rapporten of samenvattingen opstellen voor specifieke taken of uitzonderingen die niet automatisch door het systeem worden afgedekt. Middle-Office taken - Beheren van rekeningopeningen en -sluitingen volgens interne procedures en wettelijke vereisten. - Nauwkeurige klantgegevens bijhouden gedurende de hele levenscyclus, inclusief adreswijzigingen, identificatiedocumenten en fiscale woonplaats. - Fungeren als schakel met het Compliance-team voor klantgerelateerde zaken, zoals KYC-updates of wettelijke documentatie. - Tijdige en correcte administratieve opvolging verzekeren, inclusief regularisatie en updates van klantdossiers in interne systemen (klantstamgegevens). - Voortdurende controles uitvoeren om te waarborgen dat klantprofielen up-to-date en in overeenstemming met de regelgeving zijn. Jouw profiel Functiegebonden vaardigheden - Goed begrip van operationele processen om hun impact op alle niveaus te kunnen inschatten. - Regelgevingsbewustzijn: vertrouwd zijn met compliancevereisten met betrekking tot openings- en sluitingsoperaties. - Reconciliatie: ervaring met het waarborgen van de juistheid en consistentie van geregistreerde operaties in interne systemen. - Rapportage en documentatie: in staat zijn om duidelijke rapporten op te stellen en nauwkeurige verslagen van operationele activiteiten en uitzonderingen bij te houden. - Handigheid met tools: vertrouwd met interne backofficesystemen, Excel en standaard zakelijke tools voor controles, rapportage en opvolging. Sociale en andere vaardigheden - Je hebt een kritische en analytische instelling en let op details. Je kunt data interpreteren, afwijkingen detecteren en logische, conforme oplossingen voorstellen. Je waarborgt nauwkeurigheid en volledigheid in alle operationele en controlerende activiteiten. - Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Je communiceert duidelijk en professioneel met interne teams en externe klanten (e-mail en telefoon). - Je bent een drijvende kracht en proactief in procesoptimalisatie. - Je handelt snel en professioneel bij het behandelen van klantverzoeken en het opvolgen van problemen. - Je werkt effectief samen met collega's van andere afdelingen (zoals front office, compliance, IT) om operationele zaken op te lossen. - Je toont autonomie en initiatief. Je neemt verantwoordelijkheid voor toegewezen taken, anticipeert op problemen en escaleert waar nodig. Taalvaardigheden - Nederlands (troef) - Begrijpen : Vaardig - (C1) - Schrijven : Vaardig - (C1) - Lezen : Vaardig - (C1) - Spreken : Vaardig - (C1) - Frans (troef) - Begrijpen : Vaardig - (C1) - Schrijven : Vaardig - (C1) - Lezen : Vaardig - (C1) - Spreken : Vaardig - (C1)