Operations & Quality Coordinator

(Nederlandse versie hieronder)

L'entreprise

Située à Bruxelles, VdH (anciennement VANDER HAEGHEN & C°) est, depuis 28 ans, une entreprise d’assurance spécialisée dans la souscription des risques spéciaux.

La philosophie de VdH est d’offrir des solutions sur-mesure aux clients, en travaillant de concert avec leur courtier d’assurances, afin de protéger au mieux leur(s) passion(s). VdH, c’est une équipe de 35 collaborateurs passionnés et une coopération avec plus de 700 courtiers belges et européens.

Mission

En collaboration avec l’équipe IT, assurer la coordination opérationnelle des projets IT, garantir la qualité et l’homogénéité des processus internes et piloter les cycles critiques de renouvellements et indexations. A moyen terme, assurer la coordination de la transformation digitale et le déploiement des use cases IA.

Responsabilités

1. Opérations & continuité

• Renouvellements & indexations mensuelles : coordination et supervision des campagnes périodiques de renouvellement de polices et de mise à jour des tarifications. Garant du respect des délais et de la fiabilité financière du processus.
• Qualité des données : Mise en place et suivi de contrôles de cohérence sur les données de gestion. Coordination des corrections avec les équipes concernées.
• Incidents & anomalies sur la plateforme de gestion : traitement en première ligne des bugs et demandes d'évolution. Escalade vers l'IT Manager pour les cas nécessitant une expertise technique approfondie.

2. Qualité & process transversal

• Référentiel commun de traitement des données : construction et maintien de règles et standards partagés applicables à l'ensemble des départements de souscription.
• Contrôles qualité : réalisation d'audits réguliers sur la qualité des données et des procédures. Identification des écarts récurrents et retours constructifs aux équipes.
• Formation interne : Animation de sessions de formation aux procédures et règles de saisie ; accompagnement des nouveaux collaborateurs et mise à jour lors d'évolutions produits.
• Procédures : Rédaction et mise à jour de la documentation opérationnelle interne.

3. Coordination de projets

• Suivi opérationnel des projets en cours : sur la plateforme de gestion métier, de la définition des besoins à la mise en production.
• Rédaction des spécifications fonctionnelles : traduction des besoins métier en cahiers des charges à destination de l'éditeur logiciel.
• Animation des réunions de suivi : coordination avec les parties prenantes internes et l'éditeur logiciel.µ
• Analyse des solutions d'intégration : évaluation comparative de fournisseurs et d'outils de connectivité (facturation électronique, dématérialisation documentaire) ; formulation de recommandations

4. Support IT & gouvernance

• Liaison prestataire IT : backup opérationnel de l'IT Manager pour les incidents courants avec le prestataire externe.
• Tableaux de bord : Production des reportings de suivi de projet à destination du management.

Profil Recherché

1. Formation

Bachelor ou Master en gestion, informatique de gestion, business analyst ou domaine connexe. Une expérience équivalente sans diplôme correspondant est acceptée si le parcours est démontré.

2. Expérience

•    3 à 5 ans minimum dans un rôle de coordination IT, business analyst ou operations coordinator

•    Expérience en environnement assurantiel ou financier fortement appréciée

•    Toute expérience avec Asstra ou système de gestion similaire est un atout majeur

3.Compétences techniques :

• Une maîtrise autonome d'une plateforme de gestion métier de type ERP/CRM avec une bonne compréhension des flux de données sous-jacents.
• La capacité à rédiger des spécifications fonctionnelles, user stories et cahiers des charges clairs à destination d'un éditeur logiciel.
• Un niveau avancé sur Excel est requis (tableaux de bord, requêtes, analyse de données, imports/exports),
• Une expérience pratique avec un outil de suivi de projet tel que Monday, Jira ou équivalent pour la gestion de backlog.
• La connaissance des bases de la cybersécurité et de la conformité réglementaire (NIS2) ainsi qu'une familiarité avec les produits et processus assurantiels (souscription, renouvellement) con