Payroll Officer

Overview

As a Payroll Officer, you play a key role in ensuring the accurate and timely processing of payroll for our employees in Belgium and the Netherlands. You act as a trusted partner for both HR and employees on payroll-related matters, providing accurate reporting and administrative support. In addition, you will have the opportunity to contribute to challenging payroll projects, process improvements, and change initiatives, actively supporting the continuous professionalization and optimization of our payroll operations.

The position is for 6 months

Please note that this position is offered as a direct employment opportunity with PepsiCo. Applications from individuals seeking freelance, contractor, or self-employed engagements cannot be considered for this role.

Als Payroll Officer speel je een cruciale rol in het garanderen van een correcte en tijdige loonverwerking voor onze medewerkers in België en Nederland. Je bent een betrouwbare partner voor HR en medewerkers bij payrollgerelateerde vragen en zorgt voor accurate rapportering en administratieve opvolging. Daarnaast krijg je de kans om mee te werken aan uitdagende payrollprojecten, optimalisaties en veranderinitiatieven, waardoor je actief bijdraagt aan de verdere professionalisering van onze payrollprocessen.

Deze functie betreft een tijdelijke aanstelling van 6 maanden bij PepsiCo.

Let op: wij zijn op zoek naar kandidaten die geïnteresseerd zijn in een directe arbeidsovereenkomst met PepsiCo. Freelance-, interim- of zelfstandige opdrachten vallen buiten de reikwijdte van deze functie.

Key Responsibilities

• Partner with HR Officers across multiple locations to ensure accurate, timely, and compliant payroll processing for both blue-collar and white-collar employees.
• Collect, validate, and process all payroll-related information provided by HR teams.
• Ensure the correct use of payroll and time codes, performing and documenting payroll controls to maintain a high level of accuracy and compliance.
• Manage and coordinate payroll-related activities related to insurance and pension administration, while ensuring timely and accurate communication with all relevant stakeholders.
• Support the implementation of changes in social and tax legislation in close collaboration with the Payroll Manager.
• Coordinate expatriate payroll administration and liaise with external service providers to ensure seamless support and compliance.
• Prepare and analyze payroll reports for internal stakeholders (Finance Control, Finance Planning, HR) and external parties (works councils, auditors, tax and social authorities, etc.).
• Monitor internal controls and execute key control activities to support a strong governance and compliance framework.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Samenwerken met HR Officers van verschillende locaties om een correcte, tijdige en conforme payrollverwerking voor zowel arbeiders als bedienden te garanderen.
• Verzamelen, valideren en verwerken van alle payrollgerelateerde gegevens die door HR worden aangeleverd.
• Waken over het correcte gebruik van loon- en tijdcodes en het uitvoeren en documenteren van payrollcontroles om een foutloze salarisadministratie te waarborgen.
• Beheren en coördineren van payrollgerelateerde processen inzake verzekeringen en pensioenadministratie, en zorgen voor een tijdige en accurate communicatie naar alle betrokken stakeholders.
• Ondersteunen bij de implementatie van wijzigingen in sociale en fiscale wetgeving, in nauwe samenwerking met de Payroll Manager.
• Coördineren van expatdossiers en samenwerken met externe partners om een correcte administratieve opvolging te verzekeren.
• Opstellen en analyseren van payrollrapporteringen voor interne stakeholders (Finance Control, Finance Planning, HR) en externe partijen (ondernemingsraad, auditors, sociale en fiscale instanties, enz.).
• Uitvoeren en monitoren van interne controles en key controls ter ondersteuning van een sterk control framework.

Qualifications

• You possess excellent communication and interpersonal skills and are able to build strong relationships with colleagues across Payroll, Finance, HR, and other internal and external stakeholders.
• You have at least 2 years of relevant payroll experience.
• You are fluent in Dutch and English; knowledge of French is considered an asset.
• Experience working in an international or multinational environment is a strong advantage.
• You are detail-oriented, proactive, and motivated to contribute to the flawless execution of both recurring payroll processes and ad-hoc activities and projects.
• You are comfortable navigating digital tools and systems and thrive in a fast-paced, digital working environment.
• You have strong Excel skills a