Executive assistant advocatenkantoor | BRUSSEL | Brussels

Voor een advocatenkantoor in Brussel zoeken wij een Personal Assistantdie een sleutelrol wil opnemen binnen een dynamische en professionele omgeving.

• Proactieve opvolging van e-mails en algemene correspondentie
• Voorbereiden en organiseren van meetings en conference calls
• Opmaak en opvolging van timesheets en facturatie (piekperiode vooral begin van de maand)
• Bewerken en opmaken van documenten (juridische stukken, rapporten, presentaties, etc.)
• Ondersteuning bij PowerPoint (lay-out en vertalingen)
• Werken met Excel (lijsten, gegevensbeheer en rapportering)
• Telefonisch onthaal en doorschakelen van oproepen
• Administratieve ondersteuning (archivering, printen, klassement)
• Coördinatie van handtekeningen, legalisaties en apostilles
• Contact met externe partijen (notarissen, banken, dienstverleners,)
• Verzamelen en doorsturen van onkostennota’s naar finance

• Vast contract van onbepaalde duur
• Voltijdse functie (38u/week – flexibel uurrooster tussen 8u30 en 17u30)
• Geen thuiswerk mogelijk
• Bruto maandloon tussen €3000 en €4500 (afhankelijk van ervaring)
• Maaltijdcheques van €10/dag
• Ecocheques (€250/jaar)
• Groeps- en hospitalisatieverzekering
• Volledige terugbetaling woon-werkverkeer
• 20 verlofdagen
• Maandelijkse afterworks, kerstdine, jaarlijkse short ski
• Fitness in het gebouw

• Je bent onmiddellijk beschikbaar
• Je hebt (eerste) ervaring als (Executive) Assistant, idealiter binnen een juridische of corporate context
• Je bent vlot drietalig: Nederlands, Frans en Engels
• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint)
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en hebt oog voor deadlines
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
• Je bent hands-on, proactief en denkt vooruit
• Je kan zelfstandig werken en behoudt het overzicht bij meerdere taken
• Je hebt een goed cijfermatig inzicht (o.a. voor facturatie-opvolging)
• Je staat stevig in je schoenen en hebt voldoende maturiteit