COLLABORATEUR COMPTABLE ET BUDGETAIRE

Finalité de la fonction

Sous l'autorité de la direction, le collaborateur comptable et budgétaire contribue à la bonne gestion financière et comptable de l’ASBL, dans le respect des obligations légales et des exigences, en assurant un suivi rigoureux des données administratives, comptables et budgétaires. Il garantit la qualité du suivi administratif et des obligations liés à l'agrément AVIQ. Il constitue un soutien à la direction en prenant en charge de manière autonome les tâches administratives courantes et en assurant la liaison avec les partenaires externes, notamment le secrétariat social et les organismes publics.

Missions principales

1. Gestion comptable et budgétaire

Analyse budgétaire/ Statistiques comptables/ Contrôle documents comptables/ Actions correctives

• Encoder les factures d'achats et de ventes.
• Préparer les paiements dans le respect des procédures mises en place.
• Assurer la gestion de la paie en lien avec le secrétariat social.
• Assurer le suivi des comptes clients et fournisseurs.
• Assurer les suivis de facturation.
• Gérer les commandes de fournitures et le suivi des fournisseurs.
• Encoder les salaires, vérifier les feuilles de paie, réaliser les paiements.
• Réaliser des écritures comptables
• Vérifier le compte de résultat et bilan.
• Matching des comptes et rapprochements.
• Gérer les déclarations
• Élaborer les tableaux comptables et budgétaires (dons, prime, investissements, subventions, …).
• Préparer les documents nécessaires à la clôture comptable.
• Préparer les pièces justificatives pour le réviseur.
• Suivre les délais de paiement et des obligations administratives liées aux dépenses.
• Participer à l’analyse des données comptables et budgétaires.

2. Gestion administrative générale

Rédaction administrative/ Diffusion d’informations/Respect des normes et réglementations/soutien à la Direction.

• Gestion des courriers, mails, accueil téléphonique.
• Préparer différents dossiers administratifs pour la direction.
• Rédiger/ Participer à la rédaction de documents institutionnels.
• Assurer le suivi des contrats, conventions et assurances.
• Gérer l’encodage des prestations, suivi des horaires, absences, congés et récupérations.
• Mise à jour des tableaux administratifs (Exemple : ETP, présences transports, MAH 512 AVIQ).
• Rédaction de documents administratifs et de synthèse.
• Préparer des tableaux de bord et des statistiques.
• Participer à la digitalisation et à l'optimisation des processus administratifs.
• Suivi administratif des projets.
• Classement, archivage, préparation de dossiers administratifs.

3. Gestion administrative liée à l'AVIQ

• Assurer le suivi administratif conformément aux exigences de l'AVIQ.
• Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs.
• Préparer les documents nécessaires aux contrôles et inspections.
• Participer à la préparation des rapports d'activités, statistiques et autres documents demandés par l'AVIQ.
• Assurer une veille sur les procédures administratives applicables au secteur.
• Garantir la conformité administrative des documents transmis aux différentes autorités.

4. Autres attendus :

• Être force de proposition afin d'améliorer les procédures administratives.
• Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein de l’équipe et vis‑à‑vis des bénéficiaires et de leurs proches.

[1] Les tâches citées sont non exhaustives.