Un.e responsable du pôle Étudiants à 100%

Un.e responsable du pôle Étudiants à 100% (INTERNE/EXTERNE)

Faculté : Services généraux
Département : Administration de l’enseignement (ADEN)
Grade : attaché
Contrat : durée indéterminée
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion
Poste : Allocation (au cadre)
Référence : Postes Z : 50007134 et 50000288

Au sein de l’Administration de l’enseignement (ADEN) et sous la responsabilité de la directrice, vous coordonnez et gérez l’équipe du pôle étudiants ainsi que l’ensemble des activités et projets métier. Votre mission vise à garantir une gestion qualitative et efficiente des inscriptions, des parcours étudiants jusqu’à la diplomation, et de tous les processus associés.

Vous agissez comme pivot d’encadrement RH et organisationnel, garantissant la fiabilité des données collectées, le respect du cadre réglementaire de l'enseignement supérieur et le développement continu des outils informatiques métier, dans un souci permanent d'orientation « client » et de soutien à la qualité de l’enseignement.

Gestion d’équipe et process RH

• Participer à la sélection, au recrutement, à la formation et à l'évaluation des collaborateurs du service pôle.
• Répartir les tâches, coordonner le travail (accueil, permanences, pics d'activité) et favoriser l'autonomie et le développement des compétences des 8 collaborateurs sous votre responsabilité.
• Animer les réunions d'équipe, développer le travail collaboratif par projet et gérer les dynamiques relationnelles.

Coordination opérationnelle (Inscriptions, Parcours, Diplomation)

• Planifier, coordonner et adapter les processus globaux en lien avec les évolutions réglementaires et institutionnelles.
• Traiter et superviser la résolution de dossiers complexes (ex. étudiants non-belges / non-européens).
• Assurer la continuité des services (procédures, archivage, documentation, back-up) et suivre la qualité du service via des indicateurs.

Développement et gestion fonctionnelle des outils informatiques

• Analyser, prioriser et traduire les besoins métier (service et parties prenantes) pour les outils de gestion (ex. SIGALE, PIL).
• Coordonner les tests/validations avant mise en production et établir les échéanciers en tenant compte des contraintes métier.

Communication, concertation et représentation

• Assurer le relais et la concertation quotidienne avec les facultés, secrétariats, jurys d'admission et services généraux (SRI, Service Social, SFIN, SerTic, etc.).
• Représenter l'institution et participer aux groupes de travail externes (ARES, CRef) et échanger avec la Déléguée du Gouvernement.

(Les tâches sont non exhaustives et évolutives).

Positionnement de la fonction

Il s’agit d’un rôle managérial et de coordination opérationnelle à fort impact institutionnel. En encadrant directement une équipe de 8 personnes, le/la titulaire fait le lien entre la direction de l'ADEN, les collaborateurs du pôle, les entités facultaires et les services informatiques. La fonction s’exerce dans un cadre réglementaire mouvant nécessitant réactivité, autonomie et rigueur.

• Soit un.e candidat.e interne et répondez aux conditions définies par les articles 5 (tableau de hiérarchie des grades), ainsi que 30 à 32 du statut du personnel ATG et êtes dès lors en mesure de présenter un concours d’accession : contrat à durée indéterminée, évaluation positive, au moins 4 ans d’ancienneté dans le niveau 2. Le concours d’accession devra être présenté dans les 24 mois qui suivront l’engagement.
• Soit un.e candidat.e interne/externe et êtes titulaire d’un master.

Orientation souhaitée: Droit / Sciences juridiques; Sciences de gestion / Administration publique / Économie ; Sciences humaines ou sociales avec orientation managériale (ou jugée équivalente).

Expérience

Une expérience professionnelle probante est requise, idéalement :

• En gestion d'équipe et management opérationnel ;
• Dans le secteur de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles (gestion administrative, académique ou des inscriptions);
• Dans la gestion de projets complexes impliquant de multiples parties prenantes.

Compétences requises

Techniques & Métier :

• Connaissance approfondie du paysage, des structures et du cadre légal/réglementaire de l’Enseignement supérieur en FWB.
• Gestion et optimisation des processus métier.
• Connaissances de base en textes juridiques, procédures administratives et notions financières/statistiques.

Managériales & Organisationnelles :

• Compétences en leadership, encadrement d'équipe et gestion des priorités.
• Capacité d'analyse, de planification et de résolution de