Agent d'accueil

Statut : Employé de l'État Qui recrute ? Musée national d'histoire naturelle – Service des Ressources humaines et du secrétariat, www.mnhn.lu Missions
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes au bâtiment administratif du musée, tout comme des visiteurs, des fournisseurs et des partenaires;
* Identifier les besoins des visiteurs et les orienter vers le service ou l'interlocuteur approprié;
* Informer les visiteurs sur les heures d'ouverture, les tarifs d'entrée, le programme culturel, activités et les visites guidées au Naturmusée;
* Assurer la réception, le tri, la distribution et l'expédition du courrier (+colis) entrant et sortant;
* Assurer la gestion de l'affranchissement du courrier sortant;
* Assurer la gestion des envois en masse;
* Veiller au respect des procédures internes relatives à la gestion et à la distribution du courrier et des colis;
* Réceptionner et gérer les livraisons;
* Enregistrer et suivre les demandes via le système Expobooking : réservation de salles de réunion, de la saisie et des inscriptions pour les activités éducatives;
* Préparer les salles de réunions en fonction du matériel requis, alimenter les salles avec les boissons et le matériel de support demandés;
* Veiller à la disponibilité des consommables et assurer le suivi de l'inventaire;
* Assurer la continuité du service d'accueil de 08h00 à 17h00, respectivement de 08h00 à 12h00 pour une tâche à temps partiel;
* Assurer, en cas de besoin, un support administratif aux différentes sections et services du MNHNL;
* Assurer la gestion de l'entretien de la réception, de la cuisine et du garage au bâtiment administratif;
* Remplacer, en cas de besoin, le personnel d'accueil au Naturmusée;
* Effectuer divers travaux de secrétariat. Profil Compétences techniques
* Maîtrise des langues usuelles du pays (luxembourgeois, français et allemand) ainsi que de l'anglais;
* Maîtrise des outils bureautiques usuels, notamment Outlook, Excel et Word. Compétences comportementales
* Avoir un contact aisé avec les différents interlocuteurs;
* Avoir une excellente présentation et faire preuve de discrétion et de politesse;
* Posséder le sens des responsabilités;
* Respecter l'obligation de discrétion et de confidentialité;
* Maintenir une communication efficace, aussi bien orale qu'écrite;
* Être capable de travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe;
* Faire preuve de flexibilité et de polyvalence et avoir le sens des priorités. Atouts
* Expérience dans le domaine de l'accueil. Conditions d'admission Ce poste est à pourvoir sous le statut d'employé de l'État. En savoir plus sur le statut d'employé de l'État Niveau d'études Vous avez:
* Soit accompli avec succès 5 années d'études dans l'enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent;
* Soit obtenu un diplôme DAP. Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications. Expérience Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine. Langues Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Nationalité Vous êtes ressortissant d'un État membre de l'Union européenne.