Assistant - Gestionnaire de dossier (H/F/X)

1. En tant que gestionnaire administratif et juridique de dossiers, spécialisé dans un ou plusieurs domaines et travaillant sous la responsabilité et la supervision du secrétaire, vous collaborez au traitement de dossiers judiciaires, dans une mesure variable selon leur complexité, et au cours d’une ou de plusieurs phases de la procédure afin de contribuer à une optimisation qualitative et quantitative du traitement des dossiers judiciaires au sein de sa (sous-)section. Tâches possibles :
• Analyser et traiter les dossiers sur base des directives en vigueur ;
• Formuler des conclusions sur l’orientation ou les suites à donner et les soumettre à la personne désignée ;
• Rédiger des documents standards liés au dossier ;
• Traiter les problèmes et les litiges simples et/ou de routine liés à la gestion administrative des dossiers de manière rapide et efficace ;
• Contrôler et classer les dossiers ;
• Identifier, encoder et contrôler les données ;
• Importer et présenter les données sous la forme la plus adéquate. 2. En tant que personne de contact, vous répondez – dans le respect des conditions légales – aux questions des justiciables, des avocats, de la police, des services sociaux, etc. afin de fournir des informations fondées et juridiquement correctes. Tâches possibles :
• Répondre (en première ou seconde ligne) à des questions posées par courrier, par téléphone, par courriel, au guichet, etc. ;
• Maintenir systématiquement à jour sa propre documentation de manière à pouvoir donner une information précise ;
• Soumettre les problèmes qui apparaissent dans le cadre des contacts avec des justiciables et des partenaires ;
• Développer une collaboration étroite avec les magistrats, les juristes et les autres services administratifs. 3. En tant qu’acteur d'un ou de plusieurs processus de soutien, vous en assurez la qualité afin de contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels (d'une section) du greffe/secrétariat. Tâches possibles :
• Copier, envoyer des messages télécopiés et des courriers ;
• Traiter la correspondance ;
• Etablir des lettres ou documents standardisés et des lettres personnalisées pour le service ;
• Etablir des tableaux ;
• Apporter une aide administrative au(x) magistrat(s) ;
• Veiller au juste traitement et classement des documents du service. 4. En tant que parrain, vous soutenez et accompagnez de manière temporaire des collègues moins expérimentés afin de contribuer au fonctionnement optimal de ceux-ci. Tâches possibles :
• Mettre à disposition de la documentation utile ;
• Répondre à des questions ;
• Collaborer avec les collègues afin qu’ils acquièrent de l’expérience dans tous les domaines requis. 5. En tant que gestionnaire des connaissances, vous développez et maintenez à niveau votre expertise afin d'optimiser votre fonctionnement. Tâches possibles :
• Etudier les nouvelles informations de service en vue de leur implémentation dans sa (sous-)section ;
• Suivre des formations internes et externes dans des matières pertinentes ;
• Partager ses connaissances avec ses collègues ;
• Participer à la rédaction de vade-mecum. Contexte Le pouvoir judiciaire est constitué par les cours et les tribunaux. A cet égard, une distinction est établie entre le siège (les juges des cours et tribunaux) et le parquet (le ministère public). Le rôle des juges (siège) dans la société est essentiel. Ils appliquent le droit : ils tranchent des contestations civiles (opposant des citoyens ainsi que, dans certains cas, l'autorité et ses citoyens) et sanctionnent sur la base du droit pénal les personnes qui ont commis un délit ou qui ont contrevenu à une loi. Le ministère public, également appelé le parquet, agit au nom de la société en tant que partie poursuivante ou garant de la loi en matière civile. En matière pénale, il recherche, instruit et poursuit les délits. Il veille également à ce que le nécessaire soit fait pour que les peines prononcées soient exécutées de manière appropriée. Outre l'exercice de l'action publique, le parquet intervient également en matière civile et commerciale ainsi que dans les affaires portées devant les juridictions du travail lorsque la loi le prescrit ou lorsque son action est requise. Le parquet de Mons est une organisation qui offre un cadre de travail dynamique dans un environnement en pleine évolution au sein du ministère public. Composé de magistrats, juristes, criminologues et membres du personnel judiciaire administratif professionnels, loyaux et dignes de confiance, le parquet de Mons est résolument tourné vers l’avenir. Nous plaçons l’humain au centre de nos préoccupations. Nous avons à cœur d’améliorer au quotidien nos actions tant pour les justiciables, les partenaires internes et externes du ministère public ainsi que nos équipes. Le bien-être est une valeur essentielle afin que nos collaborateurs puissent s’épanouir dans leur fonction.

Nous offrons
de réelles possibilités d’apprentissage pour développer de nouve