managementondersteuning en leiding secretariaat

Het Nationaal Drugscommissariaat is op zoek naar een mederwerk(st)er voor managementondersteuning interne werking en hoofd secretariaat om zijn rangen te versterken en die zodoende mee wil werken aan de strijd tegen de drugscriminaliteit. De functie is tweeledig. Je bent enerzijds een medewerk(st)er in managementondersteuning van de interne werking van het Nationaal Drugscommissariaat. Dit houdt in dat je advies en ondersteuning verleent aan de leiding van het Nationaal Drugscommissariaat op organisatorisch, inhoudelijk, administratief en beleidsvlak om de doelstellingen van het Nationaal Drugscommissariaat te kunnen verwezenlijken. Qua beleidsondersteuning is het belangrijk beredeneerd mee te denken en zo inhoudelijk de essentie van het minder relevante te kunnen onderscheiden voor o.a. de planning van de activiteiten van de Nationaal Drugscommissaris en voor haar adequate informatie. Vanuit die benadering, de Nationaal Drugscommissaris , als rechtstreekse vertrouwenspersoon, empathisch bijstaan in alle praktische kwesties van het dagelijks functioneren : proactief beheer van de agenda, contacten leggen met de bezoekers en de bezochten, versturen van presentaties, bedankingen, attenties en opvolgingsberichten, alledaagse praktische aspecten regelen inzake timing, verplaatsingen, haar desgevallend begeleiden bij lezingen, vergaderingen of andere opdrachten, enz…. De leden van het secretariaat ondersteunen jou in deze verantwoordelijkheden. Deze taken vervul je tevens in nauw overleg en coördinatie met de Adjunct Nationaal Drugscommissaris. Anderzijds heb je de leiding van het secretariaat van het Nationaal Drugscommissariaat, bestaande uit één bediende en één chauffeur. Zij staan, volgens jouw richtlijnen, ten dienste van alle leden van het Nationaal Drugscommissariaat met het oog op een adequate dagelijkse werking er van. Je staat ook in voor het opstellen van verslagen van interne vergaderingen, werkbezoeken, lezingen, evenementen en andere opdrachten. Je borgt en verfijnt waar nodig de werkprocessen en stelt handige vademecums op. Deze verantwoordelijkheden neem je ter harte conform de richtlijnen van de Adjunct Nationaal Drugscommissaris die optreedt als functionele meerdere. Uw taken kaderen binnen voormelde tweeledige functiebeschrijving en binnen de infra opgesomde wettelijke opdrachten van het Nationaal Drugscommissariaat. Het betreffen taken van coördinatie, organisatie, administratie, gegevensbeheer, contacten, dossier
- en kennisbeheer, beleidsondersteuning, zoals :
• toezicht houden op de circulatie van dossiers : centraliseren, verspreiden,…
• toezicht houden op de termijnen, procedure, kwaliteit…
• voorbereiden, onderzoeken, nazien, bespreken …van dossiers en opdrachten
• rapporteren
• coördineren
• advies verlenen bij het opstellen van de strategische en operationele plannen en/of de uitvoering ervan
• advies verlenen op vergaderingen en bij dossiers
• ondersteuning bieden bij de invoering van nieuwigheden
• opvolgen van de relevante reglementering
• voorstellen van verbeteringen en innovaties
• delen van kennis en tips met de collega’s
• visie-oriënterende beschouwingen delen met anderen
• initiatieven nemen ter bevordering van het welzijn op de werkvloer
• toezien op het verloop van vergaderingen ( documenten, PV’s, presentaties, signataires, didactische middelen, …)
• beantwoorden van vragen en klachten
• zorgen voor de briefwisseling
• instaan voor de opvolging van verschillende specifieke dossiers
• voorbereiden van communicaties
• organiseren van de agenda
• organiseren van vergaderingen en colloquia
• bijdragen tot de organisatie van evenementen en seminaries
• organiseren van verplaatsingen
• reserveren en ter beschikking stellen van het logistieke materiaal
• verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, gegevens en documenten
• opstellen van werkprocessen, memo’s, handleidingen, checklists
• informatie, gegevens en documenten op beveiligde en toekomstbestendige wijze opslaan
• controleren van de kwaliteit en de toegankelijkheid van geklasseerde documenten, dossiers of informatie
• ontvangen van bezoekers
• doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en diensten
• volgen van opleidingen, seminaries over de materie. Het Nationaal Drugscommissariaat is opgericht bij wet van 7 april 2023 houdende de oprichting, de opdrachten en de samenstelling van een nationaal drugscommissariaat. Dit commissariaat omvat 14 personeelsleden en wordt geleid door de nationaal drugscommissaris, die wordt bijgestaan door een adjunct-drugscommissaris. Het Nationaal Drugscommissariaat bestaat daarnaast uit experten, ondersteunend personeel en vertegenwoordigers uit de 4 ondersteunende diensten (geïntegreerde politie, FOD Financiën, FOD Justitie en FOD Volksgezondheid). Deze personeelsleden kunnen gedetacheerd worden uit het federaal administratief ambt, het gerechtspersoneel en de geïntegreerde politie of hiertoe extern worden aangeworven. Hier betreft het een