HR-Procescoach

(ref. ATP-2026-417)
(Laatst aangepast: 07/10/26)

Als Personeelsdienst verlenen we advies en ontwikkelen we beleid, instrumenten en competenties inzake personeelsbeleid voor alle 14.000 medewerkers en ondersteunen we de faculteiten, departementen en diensten waarin ze werken. We staan voor een boeiende uitdaging. Verwachtingen van medewerkers en leidinggevenden evolueren voortdurend, regelgeving wordt complexer en digitalisering biedt nieuwe opportuniteiten om onze dienstverlening slimmer, efficiënter en toekomstgericht te organiseren.
Om deze verandering mee vorm te geven, zoeken we een HR-procescoach. Een professional die energie haalt uit het optimaliseren van dienstverlening zodat de kwaliteit van het resultaat verbetert en de inspanning van alle actoren verlicht wordt. Iemand die complexe vraagstukken kan vertalen naar werkbare oplossingen, teams begeleidt in verandering en samen met collega's duurzame verbeteringen realiseert.
Je start binnen het team Personeelsbeleid ZAP, dat meer dan 2.000 professoren ondersteunt tijdens hun volledige loopbaan aan KU Leuven, van aanwerving over benoeming en promotie tot evaluatie. Daar wacht een uitdagend verandertraject waarin vereenvoudiging, standaardisering, digitalisering en schaalbaarheid centraal staan. Vanuit deze rol krijg je de kans om een zichtbare impact te realiseren op een dienstverlening die essentieel is voor de academische werking van de universiteit.
Voor dit traject waren al belangrijke bouwstenen uitgewerkt. De huidige werking werd geanalyseerd, een toekomstgerichte werking werd ontworpen en de contouren van een transitieplan werden vastgelegd. De uitdaging ligt nu in de volgende fase: het verder concretiseren, realiseren en duurzaam verankeren van deze verandering in de dagelijkse werking.
Als procescoach krijg je hierin een sleutelrol. Je brengt ontwerp en praktijk samen, helpt teams de stap te zetten van idee naar uitvoering en zorgt ervoor dat de beoogde verandering daadwerkelijk leidt tot efficiëntere processen, een betere dienstverlening en een toekomstbestendige werking.
Na afloop van deze opdracht kan je expertise breder worden ingezet binnen de Personeelsdienst, waar je mee vorm geeft aan organisatiebrede verbeter-, digitaliserings- en transformatieprojecten.

Jouw uitdaging

Als procescoach ben je de drijvende kracht achter het continu optimaliseren van een aantal HR-processen. Je zorgt ervoor dat strategische keuzes worden vertaald naar concrete en duurzame resultaten en beantwoorden aan de noden van het werkveld in de dagelijkse praktijk.

Je begeleidt teams bij het herdenken en verbeteren van processen, creëert draagvlak voor nieuwe werkwijzen, je nodigt collega’s uit om vanuit de dagelijkse praktijk verbetervoorstellen vorm te geven en helpt collega's om deze te implementeren in hun dagelijkse werking.

Daarbij combineer je een scherp oog voor processen en systemen met aandacht voor de mensen die ermee werken.

Je brengt medewerkers, leidinggevenden, HR-experten en businessanalisten samen rond een gedeelde ambitie. Door verschillende belangen, verwachtingen en expertises te verbinden en samenwerking over team- en dienstgrenzen heen te stimuleren, help je bouwen aan een moderne en toekomstgerichte HR-dienstverlening.

• Je begeleidt, binnen de mogelijkheden van tijd, mensen en middelen, kleine en grotere procesverbeteringen van analyse tot implementatie en verankering.
• Je analyseert, samen met business analisten, bestaande HR-processen en bouwt verder op eerdere analyses om knelpunten, inefficiënties en verbetermogelijkheden bloot te leggen.
• Je neemt ownership op over een aantal sleutelprocessen, zodat je vanuit een grondig inzicht en eigen ervaring verbeterinitiatieven kunt opzetten en opvolgen met de betrokken teams.
• Je faciliteert workshops en werksessies waarin collega's samen nieuwe werkwijzen uitwerken, afstemmen en implementeren.
• Je creëert draagvlak bij faculteiten, departementen en campussen, leidinggevenden, medewerkers en andere stakeholders en begeleidt hen doorheen verandering.
• Je werkt nauw samen met HR-experten en business- en data-analisten, een collega procescoach en de HR-partners. Waar HR-experten hun kennis van regelgeving, beleid en praktijk inbrengen en business analisten de vertaalslag maken naar oplossingen en digitale verbeteringen, zorg jij voor de verbinding tussen beide. Je verbindt de verschillende perspectieven, creëert draagvlak en zorgt ervoor dat nieuwe oplossingen ook effectief worden toegepast in de praktijk.
• Je vertaalt procesontwerpen naar concrete acties, werkafspraken en implementatieplannen.
• Je bewaakt de samenhang tussen processen, rollen, systemen en dienstverlening.
• Je ondersteunt teams bij de invoering van nieuwe werkwijzen en stimuleert een cultuur van continue verbetering.
• Je volgt verbeterinitiatieven op, monitort de voortgang en stuu