Veelzijdige administratieve medewerker VGM, financiën en projectondersteuning

Veelzijdige administratieve medewerker VGM, financiën en projectondersteuning

(ref. ATP-2026-104)
Laatst aangepast: 16/09/26

Het departement Microbiologie, Immunologie en Transplantatie maakt deel uit van de Groep Biomedische Wetenschappen en telt meer dan 450 medewerkers, die dagelijks hun steentje bijdragen aan het onderzoek en onderwijs binnen het departement dat internationale erkenning geniet omwille van haar wetenschappelijke expertise. Fundamentele en klinische onderzoekers van KU Leuven, UZ Leuven en VIB bestuderen het ontstaan, het voorkomen en het behandelen van aandoeningen veroorzaakt door virussen, bacteriën, schimmels en parasieten, de complexe gastheer-microbioom interacties en het immuunsysteem in infecties, kanker, nierziekten, auto-immuniteit, allergieën en orgaantransplantaties.

Je komt in een zeer gevarieerde functie terecht waarbij je de rechterhand bent van de departementaal beheerder en ondersteuning biedt in verschillende domeinen. Dit betreft zowel administratieve als projectondersteuning. Daarnaast is er ook een financieel luik.

Taken:

• Ondersteuning van de VGM antennecoördinator met onder meer administratie, optimalisatie van departementale VGM workflows, coördinatie van interne audits, organiseren van antennevergaderingen, coördinatie en advies bij het uitwerken van generieke risicoanalyses, ondersteuning bieden bij het opstellen van bioveiligheidsdossiers en andere VGM gerelateerde taken.
• Administratieve ondersteuning van het Animal Welfare Body, waaronder de organisatie van vergaderingen, het schrijven van verslagen en contact met het animalium.
• Opvolging van en ondersteuning bieden bij ad-hoc projecten die vanuit de centrale diensten of de Groep BMW aan het departement worden toegewezen of die voortvloeien vanuit het departementale beleid. Je neemt daarbij ook een coördinerende en trekkende rol op voor sommige van deze projecten.
• Je biedt ondersteuning aan de departementale financiële antenne. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen en beroepskosten (+/-1 dag per week).
• Je denkt graag pro-actief mee over mogelijke optimalisaties en nieuwe initiatieven om de departementale werking te verbeteren in de domeinen waarin je actief bent.
• Je staat mee in voor de interne communicatie en denkt graag mee na over de optimalisatie van de communicatiestromen via de bestaande of nieuwe kanalen.
• Je maakt deel uit van het team van administratieve medewerkers in het departement. Je neemt taken op in het geheel van overkoepelende opdrachten binnen het departement en draagt je steentje bij tijdens de organisatie van departementale evenementen.
• Je beschikt over een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minstens 5 jaar relevante werkervaring.
• Ervaring met VGM binnen een labo-omgeving is noodzakelijk.
• Ervaring met proefdieren is een pluspunt, evenals kennis van de interne organisatie van de KU Leuven.
• Je bent administratief sterk en projectopvolging zit je in de vingers.
• Je bent bereid om je bij te scholen waar nodig.
• Je bent flexibel en je kan zelfstandig vooropgestelde doelstellingen realiseren.
• Je werkt oplossingsgericht en hebt een hands-on ingesteldheid. Je neemt graag zelf initiatief.
• Je bent diplomatisch en je gaat confidentieel te werk met alle aspecten van de job.
• Je bent vertrouwd met de courante PC-toepassingen. Kennis van Web Management System, SAP of Tick@Lab is een pluspunt.
• Kennis van communicatiestrategie en het werken met de hedendaagse communicatieplatformen is een meerwaarde.
• Je bent communicatief en je kan helder en zakelijk rapporteren. Je beschikt hierbij over een goede schriftelijke en mondelinge taalvaardigheid in zowel het Nederlands als het Engels.

Wij bieden een deeltijdse tewerkstelling, met een beoogd tewerkstellingspercentage van 80%, in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling. Je krijgt kansen om je talenten en je vaardigheden verder te ontwikkelen. Het betreft een aanstelling voor bepaalde duur voor 1 jaar met de mogelijkheid op een contract van onbepaalde duur na positieve evaluatie. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Annick De Troyer, mail: annick.detroyer@kuleuven.be. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Sam Ampoorter, mail: sam.ampoorter@kuleuven.be

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakeli