Secrétaire-Appariteur (H/F/X)

Raison d’être de la fonction: Gérer les dossiers administratifs des étudiant·es, de la demande d’information jusqu’à la diplômation. Finalités: En tant que membre de l’équipe d’apparitorat : Assurer la gestion administrative complète des dossiers des étudiant·es du département sciences et technologies. Exemples de tâches :
- Modération des dossiers introduits dans le formulaire d’inscription en ligne
- Vérification des documents tant dans leur validité que leur authenticité
- Vérification du statut de finançabilité de l’étudiant
- Communication avec le candidat-étudiant pour l’informer de l’état d’avancement de son inscription
- Suivi des documents et actualisation dans le « centre des communications »
- Encodage des programmes annuels d’études (PAE) en collaboration avec le responsable de la CAVP concerné
- Collaboration avec la responsable des affaires académiques et la responsable du service juridique en cas de dossiers complexes
- Tenue à jour et organisation du « centre des communications » en prévision du contrôle de population
- Vérification des paiements et communication avec l’étudiant·e au besoin pour les échéances liées aux inscriptions
- En concertation avec les centres médicaux, planification des visites médicales, convocation des étudiant·es et archivage des preuves de visite
- Édition des diplômes et suppléments aux diplômes et suivi de leur remise aux diplômé·es En tant qu’interface privilégiée des étudiant·es du département sciences et technologies et du département social Accueillir et orienter les étudiant·es des deux départements implantés sur le site de Weyler, leur transmettre les informations en lien avec leur cursus et son organisation, donner suite à leurs questions ... Exemples de tâches : Pour les étudiant·es du département sciences et technologies,
- Répondre à leurs questions en lien avec leur parcours académique et l’organisation des enseignements
- Envoyer des courriers officiels ou des mails généraux ou ciblés d’information
- Éditer les documents-types (attestations particulières, etc.) et les proposer à la signature de la direction
- Les accompagner dans leur questionnement relatif aux allègements, réductions de cursus, questions administratives… et le cas échéant les orienter vers les personnes de référence pour ces questions Pour les étudiant·es du département social
- Répondre à leurs questions en lien avec l’organisation des enseignements sur le site de Weyler et le cas échéant les orienter vers les personnes de référence pour ces questions
- Assurer le contact avec le secrétariat des étudiant·es de l’établissement référent de la co-diplômation du Bachelier Assistant social lorsque c’est nécessaire En tant que secrétaire du jury des sections du département sciences et technologies : Permettre le bon déroulement, tant logistique que légal, des délibérations Exemples de tâches :
- Construire les évaluations au départ des engagements pédagogiques
- Encoder les reports de notes, les dispenses, les excuses dans les activités d’apprentissage inscrites au PAE de l’étudiant
- Vérifier la validation des notes des UE à la date précisée par la direction en prévision des délibérations
- Monter les délibérations
- Convoquer les jurys et en vérifier la composition
- Assurer la logistique des votes éventuels et encoder les décisions du jury
- Générer les procès-verbaux des délibérations et les faire signer par les membres des jurys
- Gérer les recours internes éventuels (réception, instruction, publicité…) en suivi des délibérations En tant que secrétaire de département Assurer un soutien professionnel logistique, organisationnel et administratif à la direction pour le bon fonctionnement des départements sciences et technologie et social Exemples de tâches :
- Répondre au téléphone de manière avenante et professionnelle
- Accueillir les visiteurs et les conduire si nécessaire auprès de leur interlocuteur
- Traiter le courrier entrant et sortant et le dispatcher à qui de droit
- Envoyer des mails d’information généraux ou ciblés aux membres du personnel La Haute Ecole Robert Schuman est un établissement d'enseignement supérieur du réseau officiel de la Fédération Wallonie-Bruxelles entièrement situé en Province de Luxembourg. Elle dispense un ensemble de formations dans les domaines suivants: économique, santé, pédagogique, sciences et technologies, et social. https://www.hers.be/ Profil:
- Sens des contacts, travail en équipe, aptitude aux relations humaines
- Bonne adaptabilité aux plateformes et logiciels informatiques (Penelope, myHERS, suite Office365…)
- Autonomie, proactivité, capacité d’adaptation
- Posture professionnelle neutre, impartiale et altruiste, orientée solution et satisfaction du public
- Rigueur et méthode dans l’exécution du travail
- Déontologie et confidentialité
- Sens de l’analyse et des priorités
- Bonnes capacités rédactionnelles, de communication et d’organisa