assistant (e) des services generaux bilingue anglais h/f

Notre client, groupe international spécialisé dans le tabac et ses alternatives électroniques, recherche un(e) Assistant(e) d'équipe polyvalent(e) pour son bureau situé à Paris La Défense dans le cadre d'une mission de 5 mois minimum voire plus. Disponibilité immédiate requise

Intégré.e au sein d'une équipe de 5 assistants pour le bureau de 130 salariés et 250 commerciaux terrain, vos missions seront réparties selon les besoins des collaborateurs et comprendront les missions suivantes : Organisation des espaces de travail Assurer la réservation des salles de réunion et vérifier leur convivialité avant et après chaque rendez-vous ; Gestion des badges d'accès; Veiller à la bonne tenue du bureau globalement. Assistance aux équipes Finance et RH Archivage et classement des pièces comptables (contrats, factures, …) Aide au traitement des dossiers du personnel en relation avec la DRH (Organisation et suivi des visites médicales, inscription et suivi des formations CNCGP et autres, aide à l'onboarding des collaborateurs, etc.) Gestion des notes de frais Assistance aux équipes commerciales Préparer les dossiers de présentation (reliure), photocopies, classement, … Aider à l'organisation des réunions ou évènements clients ; Arranger les déjeuners d'affaires ou les commandes de plateaux repas ; Aide à la gestion des voyages et prestations annexes (hôtels, réservation de taxis, etc.) en respectant la politique voyage de l'entreprise Administratif/ Services généraux Suivi des adresses mail génériques du service Suivi des contrats Corporate (café, plante, imprimantes, etc.) Archivage des documents ; Commander les fournitures (bureautique, papeterie et alimentaires) : stock et commande ; Création informatique des Ordres d'achats fournisseurs (PO); Prendre en charge le parc de téléphonie et du parc automobile avec la Responsable du Parc Automobile; Programmer et contrôler les interventions de maintenance sous traitées ; Suivi des factures Coordonner la relation avec le support informatique : centraliser les problèmes techniques et demander l'intervention rapide des sociétés concernées par ces dysfonctionnements.Temps de travail 37 heures, le salaire est selon profil (34-36 ke incluant le 13e mois), télétravail possible selon le temps d'intégration.Expérience similaire, sens du service et de collaboration, esprit d'équipe, grand sens de la confidentialité et niveau d'anglais courant (B2 minimum).

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