Administratieve duizendpoot ter ondersteuning van het decanaatsteam

Bepaal mee de toekomst - Universiteit AntwerpenDe is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan medewerkers uit verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.De Faculteit Wetenschappen van de Universiteit Antwerpen zoekt een administratieve duizendpoot (80 %) ter ondersteuning van het decanaatsteam.FunctieDe functie omvat onder andere volgende opdrachten:Je organiseert activiteiten behorende tot de interne werking van de faculteit waarbij je instaat voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve en logistieke taken: bijvoorbeeld plannen en organiseren van vergaderingen, administratieve ondersteuning van evenementen, …Je zorgt voor een warm onthaal en bent het permanent aanspreekpunt voor interne en externe klanten (bezoekers, medewerkers UAntwerpen, centrale diensten), hierbij garandeer je een klantgerichte opvang en vlotte doorstroming van informatie.Je voert logistieke opdrachten uit ter ondersteuning van het faculteitsbestuur en andere medewerkers van het decanaat: bijvoorbeeld beheren van de voorraad, beheren van de agenda’s, klaarzetten van vergaderingen, uitlenen toga’s, ...Je verwerkt administratief de beslissingen van het faculteitsbestuur of faculteitsraad, bijvoorbeeld beheer van lidmaatschappen en mailgroepen, registratie van derden, …ProfielJe bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.Je werkt administratief nauwkeurig en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.Je hebt een pro-actieve mindset en draagt je steentje bij aan de voortdurende verbetering van de werking van het decanaat.Je kan goed plannen en organiseren en je haalt daar veel voldoening uit.Je bent integer en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.Je bent op je best als deel van een team en je communiceert helder en verbindend met je collega’s en leidinggevenden.Je kan goed multitasken en houdt het hoofd koel in drukke situaties.Je hebt ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).Je gaat klantvriendelijk, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.AanbodWe bieden je een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (met mogelijkheid tot vaste benoeming na positieve evaluatie).Je start op 1 december /1 januari of zo snel mogelijk nadien.Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.Je hebt een gevarieerd takenpakket met mogelijkheden tot vorming.Je maakt deel uit van het administratieve team, dat je volledig wegwijs zal maken in het decanaat.Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken, maar bij voorkeur verzorg je minstens op maandag, dinsdag en donderdag gedurende een halve dag het onthaal (fysiek in het gebouw van de faculteit). Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en helpt je collega’s als zij logistieke ondersteuning nodig hebben.Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.Je werkt op Campus Groenenborger, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.Lees meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere .