Medewerkers Onthaal en Administratie

il y a 2 semaines


SintGillis, Belgique Gemeente Sint-Gillis Commune de Saint-Gilles Temps plein

**Opdracht van het departement**
- De burger alle administratieve documenten uitreiken, zowel op de dienst Bevolking (identiteitskaarten; "permanente" verblijfstitels; procedures voor adreswijziging; certificaten en diverse uittreksels, waaronder het uittreksel uit het strafregister en het bewijs van goed gedrag; rijbewijzen, paspoorten...), alsook bij de dienst voor Europese en niet-Europese vreemdelingen (registratie van buitenlandse burgers in coördinatie met de Dienst Vreemdelingenzaken, kennisgeving van weigeringsbeslissingen, ontvangst en behandeling van regularisatiedossiers, afgifte van verblijfstitels...) en bij de dienst voor de Burgerlijke Stand (opstellen van akten van de burgerlijke stand van gebeurtenissen - geboorten, huwelijken, overlijdens, erkenningen... - die plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente en afgifte van akten die in Sint-Gillis zijn opgesteld; erkenning van buitenlandse akten van de burgerlijke stand; voorbereiding van dossiers van huwelijk en wettelijke samenwoning - waarbij die de taak van de ambtenaar van de burgerlijke stand in de strijd tegen schijnhuwelijken op zich neemt -; behandeling van dossiers met de Belgische nationaliteit; beheer van overlijdens op het grondgebied van de gemeente en van de "begraafplaatsen en de lijkbezorging" die met de gemeentelijke begraafplaats te maken hebben, enz.).
- Instaan voor de interne en externe opvolging van die verschillende dossiers in nauwe samenwerking met de hogere overheden (Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Mobiliteit en Vervoer, Buitenlandse Zaken, Justitie, Dienst Vreemdelingenzaken), de procureur des Konings en de politiediensten (onderzoek naar woonplaats, huwelijk, samenwoning,...).
- De bevolkingsregisters en registers van de burgerlijke stand bijhouden.
- Kiezerslijsten en lijsten van gezworenen van het hof van assisen opstellen en de gemeentelijke, gewestelijke, parlements
- en Europese verkiezingen organiseren.

**Functie**

De **medewerkers onthaal en administratie** zorgt voor de dagelijkse administratieve leiding.

Hij/zij zorgt voor het eerstelijns onthaal en zorgt voor de link tussen het publiek en de projecten van het departement.

De functie van **de medewerkers onthaal en administratie** bestaat in wezen uit:

- **ONTHAAL**
- Instaan voor het onthaal van de burger.
- Instaan voor het telefonisch onthaal van de burger.
- De burger identificeren.
- Het voorwerp van de aanvragen verduidelijken.
- De gegevens op de ontvangen documenten nazien.
- De gegevens in het Rijksregister controleren.
- De authenticiteit en de geldigheid van de documenten controleren.
- De burgers informeren over de te volgen procedures en de status van de dossiers.
- Het verloop van de procedures uitleggen (mondeling of schriftelijk).
- Het publiek doorverwijzen naar andere diensten.
- Documenten afgeven/aanvragen verwerken.
- Eén avond per week een avondpermanentie verzorgen.
- **OPVOLGING VAN DE DOSSIERS**
- De verkregen informatie opvolgen en meedelen aan de burger of aan de bevoegde diensten
- Verschillende documenten actualiseren, archiveren en klasseren
- Zich bijscholen op vlak van wet
- en regelgeving
- Administratief beheer van de dossiers
- Politieonderzoeken

**3. BEHEER**
- Beheer van brochures, visitekaartjes (creatie, bestelling, distributie).
- Beheer van de voorraad kantoor
- en computerapparatuur.
- Logistieke coördinatie van evenementen (vergaderingen, trainingen, juridisch advies, etc.).
- Coderen in een database en classificatie van bestanden.
- Logistieke en IT-ondersteuning.
- Updaten van lijsten (partners ).
- Opstellen van standaardbrieven.
- Kopieën, scans, printerbeheer.
- Tekstverwerking, brieven, mailing, distributielabels, etc.
- Realiseren van tabellen van de statistieken die nodig zijn voor de rapportages/beoordelingen.
- Schema's bijwerken.
- Coderen van trainingen, activiteiten, vergaderingen, etc.
- Archiveren.
- Deelname aan teamvergaderingen.

**Profiel**:
**Diploma en ervaring**
- Je bent houder van een getuigschrift hoger secundair onderwijs.
- Ervaring in een administratie is een troef.
- _Als je je diploma in een land buiten de Benelux hebt behaald, mag je deelnemen aan de selectie, op voorwaarde dat je een door de Franse of Vlaamse Gemeenschap afgegeven gelijkwaardigheidserkenning van je diploma hebt behaald. Deze gelijkwaardigheidserkenning van je diploma voeg je bij je kandidatuur._

**Technische vaardigheden**
- Kennis van IT-tools (Word, Excel, Access, Outlook, enz.).
- Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
- Onthaaltechnieken beheersen.

**Gedragsvaardigheden**
- Je bent gericht op openbare dienstverlening.
- Je bent stressbestendig.
- Je werkt actief mee aan de interne werking van de werkomgeving (vergaderingen).
- Je respecteert de prioriteiten die je worden opgelegd
- Je bepaalt de verschillende fasen die nodig zijn om je taken uit te voeren
- Je behandelt je gesprekspartner respectvol, ongeacht de manier waarop hij/zij zich gedraagt.
- Je draagt bij aan de har



  • Sint-Gillis, Belgique Commune Saint-Gilles Temps plein

    Het gemeentebestuur van Sint-Gillis is op zoek naar een **medewerkers onthaal en administratie **voor de dienst Demografie van het departement Demografie en Europese zaken. Onze Brusselse lokale overheid stelt alle types profielen van beambten tewerk, verdeeld over verschillende diensten. Ons Bestuur heeft de ambitie om zijn personeelsbeheer te...


  • Sint-Gillis-Waas, Belgique TOM@ Temps plein

    Ben jij Doelgericht _, _Communicatief _en een echt _Organisatietalent _? - Wat houdt je functie in? _ - Onthaal: Jij bent het _eerste aanspreekpunt _, dit zowel aan de balie als telefonisch. Je zorgt er voor dat de vergaderzalen en receptie er piekfijn uitzien. - Office Management: Beheer van facilitaire zaken zoals voorraadbeheer, diverse administratieve...


  • Sint-Jan, Belgique Groep Philippus Neri Meetjesland Temps plein

    Sint-Jan Psychiatrisch Ziekenhuis - Administratie **Medewerker onthaal/administratie**: Contract bepaalde duur - jobtime bespreekbaar **HOE KAN JIJ PASSEN IN DE JOB ?** - Je houdt van administratief werk en je blinkt uit in het professioneel leggen van sociale contacten - Je bent bereid om op basis van een afgelijnd maar gevarieerd takenpakket deel uit te...


  • Sint-Truiden, Belgique Orelia Temps plein

    **Je job**: - Je organiseert de administratie en de informatiestroom in de instelling om een nauwkeurige opvolging, rapportering en controle mogelijk te maken. - Je werkt nauw samen met de verantwoordelijke opname & onthaal. - Je biedt optimale ondersteuning aan (potentiële) bewoners, familie en medewerkers, en legt contact met hen bij opname, om mede vorm...


  • Sint-Joost-ten-Node, Belgique Familiehulp Temps plein

    **Medewerker onthaal en administratie - tijdelijk - deeltijds** **Contract**: - Bepaalde duur **Organisatie**: - Familiehulp **Arbeidsritme**: - Deeltijds **Contact**: - 0800 11 278 Bij Familiehulp geloven we dat naast een **correct en stipt uitbetaald loon**, ook een **fijne werksfeer tussen collega’s**en **waardering** voor wat je doet...


  • Sint-Jans-Molenbeek, Belgique SILVA Medical Temps plein

    **_SILVA medical _**_werft aan voor het Geriatrisch Centrum Scheutbos [Sint-Jans-Molenbeek]_ **Administratief medewerker** **Onthaal, opname & beddenplanning (m/v/x)** Vervangingscontract - Deeltijds (90% - 34.2u/week) - Onmiddelijke indiensttreding_ Werken in het Geriatrisch Centrum Scheutbos, dat integraal deel uitmaakt van de groep SILVA medical,...


  • Sint-Niklaas, Belgique CENTRUM VOOR BASISEDUCATIE - LEERPUNT WAAS & DENDER Temps plein

    Centrum voor Basiseducatie vzw, Ligo Waas & Dender, is één van de 13 Vlaamse Centra voor Basiseducatie. Basiseducatie wordt erkend en gefinancierd door het Ministerie van Onderwijs. We organiseren cursussen voor kortgeschoolde volwassenen: - Nederlands : cursussen voor wie moeite heeft met lezen en schrijven - Wiskunde: rekencursussen voor beginners en...


  • Sint-Gillis-Waas, Belgique TOM@ Temps plein

    Vereiste studies - BSO 3de graad Kantoor - Graduaat Bedrijfsorganisatie - Graduaat Bedrijfsorganisatie - TSO 3de graad Handel - gelijkwaardig door ervaring. Werkervaring - Niet van belang Talenkennis - Nederlands (zeer goed) - Engels (goed) Contract - Vaste Job - Contract van onbepaalde duur - Voltijds - Dagwerk Plaats tewerkstelling - Hogewatergangweg 1...


  • Sint-Michiels, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Stroomt administratie door jouw aderen? Ben je op zoek naar een gevarieerde fucntie? Zoek dan niet verder! Wij zijn op zoek naar een administratieve duizendpoot voor onze klant regio Brugge. Wat ga je concreet doen? - Je verwerkt dagdagelijks de boekhoudkundige documenten; - Je staat in voor het telefoonverkeer; - Je verwerkt inkomende en...


  • Sint-Katelijne-Waver, Belgique Hoorcentrum Aerts Temps plein

    **VACATURE** **WIE ZIJN WIJ?** Hoorcentrum Aerts bv groeide op 19 jaar tijd uit tot één van de meest gespecialiseerde aanbieders van gehooroplossingen. Door de laatste technologische ontwikkelingen op de voet te volgen, zijn onze aangeboden hoorapparaten, oordoppen en gehoorhulpmiddelen evenals de meet-en analysetoestellen state of the art. De kwaliteit...


  • Sint-Pieters-Leeuw, Belgique Albert Heijn Temps plein

    Sint-Pieters-Leeuw, Bergensesteenweg 65 Winkelmedewerker Fulltime Franchise **We vragen**: Humor en enthousiasme Een echte teamspeler Een klantvriendelijke houding **Waarom Albert Heijn?**: Goede werksfeer Flexibele werktijden Groeien kan altijd **Medewerker Kassa en Onthaal**: Als medewerker kassa & onthaal ben je het visitekaartje van de winkel. Je...


  • Sint-Gillis, Belgique Qisjobs Temps plein

    Saint-Gilles _Juridische sector _Interim optie vast_ **Functie**: Als notarieel medewerker / notarieel administratief bediende / juridisch assistent: - Sta je in voor alle uitvoerende administratieve taken ter ondersteuning van juristen en/of de notaris. - Maak je nieuwe dossiers op en verricht je de nodige opzoekingen alsook opvolgingen. - Heb je...

  • Assistent Zonaal Onthaal

    il y a 7 jours


    Sint-Katelijne-Waver, Belgique POLITIEZONE : BONHEIDEN - DUFFEL - PUTTE - SINT-KATELIJNE-WAVER Temps plein

    **De administratief medewerker zonaal onthaal staat onder dagelijkse leiding van het diensthoofd zonaal onthaal en onder gezag van de korpschef. De administratief medewerker staat in voor het onthaal van burgers en voor de administratie verbonden aan de werking van het zonaal onthaal.** **Algemene taken - **Telefonische opvang en onthaal aan balie;**: -...

  • Administratief Medewerker

    il y a 1 semaine


    Sint-Denijs-Westrem, Belgique Jobmatch Temps plein

    In deze functie ben je verantwoordelijk voor een vlotte gang van zaken aan de receptie. **Een greep uit je takenpakket**: - Beheer van telefonische communicatie - Ontvangst bezoekers - Beheer inkomende en uitgaande post - Bijbestellingen bureaumateriaal - Beheer van de vergaderzalen - Organisatie transport/leveringen, zowel eigen chauffeur als extern...


  • Sint-Jan, Belgique AZ Sint-Jan Temps plein

    Als administratief medewerker onthaal verzorg je een vriendelijk en hartelijk onthaal voor interne en externe klanten, zowel persoonlijk als telefonisch. Je staat in voor de administratieve inschrijving van de patiënten die zich aanbieden voor een opname of een ambulante raadpleging. Je verzamelt en registreert gegevens voor het administratieve...


  • Sint-Niklaas, Belgique Imacar NV Temps plein

    **FUNCTIEBESCHRIJVING**: Wij zoeken een enthousiaste **MEDEWERKER BOEKHOUDING en** **ADMINISTRATIE **die deel zal uitmaken van ons **ADMINISTRATIEF TEAM**. Als administratief medewerker ondersteun je de dagelijkse boekhouding en administratie van ons bedrijf. Je takenpakket omvat: inboeken van aan - en verkoopfacturen, opvolging betalingen,...

  • Polyvalent Medewerker

    il y a 2 jours


    Sint-Niklaas, Belgique Tempo-Team Temps plein

    functiegroep Administratie- - referentie DUOTT-1245027 jobdetails Voor een bekende bioscoop in Sint-Niklaas zijn wij op zoek naar een polyvalent medewerker. Het betreft een voltijdse betrekking (deeltijds is bespreekbaar!) Takenpakket: - Onthaal van bezoekers en de nodige info verlenen - Ticketverkoop/ticketcontrole - Algemene netheid in het gebouw...

  • Student Administratie

    il y a 2 semaines


    Sint-Martens-Latem, Belgique Go4Jobs Temps plein

    **Wat wij van jou verwachten**: **Jouw taken**: Jouw takenpakket als student: - Onthaal: klaarleggen van dossiers, ontvangen van klanten in het kantoor, aannemen van telefoons zodat het kantoor een professionele uitstraling heeft. - Agendabeheer: opvolgen van de agenda en de bijhorende kantoorplanning. - Klassement en archief: klasseren van lopende dossiers...


  • Sint-Denijs-Westrem, Belgique JobUP.be Temps plein

    Ben jij het zonnetje in huis en hou je ervan om mensen te verwelkomen met een glimlach? Wil je iedere vrijdag al weekend vanaf 12h? Extralegale voordelen zoals een cafetariaplan, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques €6... Lees zeker verder ! Functieomschrijving - Telefonie beantwoorden - Mail verkeer - Bezoekers ontvangen en doorverwijzen naar de...


  • Sint-Niklaas, Belgique Tempo-Team Temps plein

    functiegroep Financieel- - referentie DUOTT-1291701 jobdetails Als Medewerker financiële administratie ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waaronder: - Beheer van de leveranciersboekhouding, inclusief het verwerken van inkoop - en kostenfacturen en het verzorgen van de betaalbaarstelling - Klantenadministratie, waarbij je...