Administratief Medewerker Secretariaat en Onthaal
il y a 2 semaines
Functieomschrijving
PLAATS IN HET ORGANOGRAM
De administratief medewerker secretariaat en onthaal rapporteert aan het diensthoofd Informatiebeheer en Beleidsondersteuning.
HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE
Je verzekert een tijdige en zorgvuldige uitvoering van alle administratieve taken binnen de dienst Informatiebeheer en Beleidsondersteuning om de optimale opvolging van dossiers te garanderen.
Je ontvangt klanten op een correcte, vriendelijke en respectvolle manier aan het loket of aan de telefoon. Je helpt hen waar mogelijk onmiddellijk verder, verstrekt hen de juiste informatie of verwijst hen door naar de juiste medewerker.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor de klanten van het lokaal bestuur Erpe-Mere. Door jouw houding draag je bij tot een positief en klantgericht imago van het lokaal bestuur.
Je verstrekt administratieve en logistieke ondersteuning aan andere diensten binnen het lokaal bestuur.
FUNCTIE - INHOUD
- instaan voor de inkomende en uitgaande briefwisseling en de registratie ervan in het digitaal postregistratiesysteem
- registreren, laten doorstromen en opvolgen van vragen openbaarheid van bestuur
- maken van bestelaanvragen en bestelbonnen
- fungeren als dossierbeheerder: verantwoordelijk voor het opvolgen van dossiers die toegewezen worden en binnen de dienst Informatiebeheer en Beleidsondersteuning worden behandeld
- verzorgen van correspondentie van de algemeen directeur en de burgemeester
- opvolgen reservaties vergaderlokalen
- voorbereiden van vergaderingen en raadszittingen
- bijhouden registers met vergunningen, beslissingen, verordeningen,
- bijhouden van administratieve toelatingen van de burgemeester
- opvolgen ceremoniële voorschriften
- beantwoorden en doorschakelen van telefoonoproepen
- onthaal en accuraat doorverwijzen van klanten
- verzorgen van loketwerking
- inplannen afspraken voor diverse diensten
VERRUIMENDE BEPALINGEN
- op vraag van de direct leidinggevende ondersteunende taken verrichten voor collega's van de eigen of andere diensten
FUNCTIE - PROFIEL
KENNISVEREISTEN
- je bent thuis in een digitale werkomgeving, waaronder Microsoft Office
- kennis van de software van de dienst
- basiskennis van de structuur van het lokaal bestuur Erpe-Mere
- basiskennis van de regelgeving op het niveau van het bestuur (decreet over het lokaal bestuur, wetgeving openbaarheid van bestuur, )
- kennis van specifieke regelgeving in verband met de dienst
VAARDIGHEDEN
- vlotte communicatieve vaardigheden
- snel, georganiseerd, zelfstandig en systematisch kunnen werken
- probleemsituaties kunnen oplossen
- logisch denkvermogen
ATTITUDES
- je kan zelfstandig werken, maar je bent eveneens een teamplayer
- je beschikt over een empathisch vermogen om zich in te leven in de vraag van de klanten
- je hanteert een diplomatieke en discrete houding
- je hebt een loyale houding
- je gebruikt een hoffelijk en vlot taalgebruik
- je hebt een positieve en vriendelijke uitstraling
- je hebt zin voor orde, nauwkeurigheid en netheid
- je hebt zin voor initiatief en verantwoordelijkheid
- je bent leergierig
Profiel
Om in aanmerking te komen voor een functie moeten de kandidaten:
- een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. Het is voldoende dat het bewijs van goed gedrag en zeden aanwezig is bij indiensttreding, het uittreksel mag hoogstens 6 maanden oud zijn
- de burgerlijke en politieke rechten genieten
- medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van zijn werk
- voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966
- slagen voor de selectieprocedure
- houder zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Het diploma moet ter beschikking zijn bij de kandidatuurstelling.
Jobgerelateerde competenties
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Kopieerwerk verrichten
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Analyseren
- Digitaal denken
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Klantgerichtheid
Aanbod
De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschalen C1-C2-C3
Nuttige ervaring in de privésector of anciënniteit in openbare die
-
Medewerker Onthaal en Administratie
il y a 4 semaines
Erpe-Mere, Belgique vzw Meredal Temps pleinFunctieomschrijving Ter ondersteuning van onze medewerkers en klanten zijn wij op zoek naar een medewerker onthaal en administratie. Meer info zie bijlage. Jobgerelateerde competenties - Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden - Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner,...
-
Medewerker Onthaal en Administratie
il y a 1 jour
Erpe-Mere, Belgique vzw Meredal Temps pleinFunctieomschrijving Ter ondersteuning van onze medewerkers en klanten zijn wij op zoek naar een medewerker onthaal en administratie. Meer info zie bijlage. Jobgerelateerde competenties - Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden - Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner,...
-
Administratief Medewerker
il y a 4 jours
Erpe-Mere, Belgique ST Engineering iDirect (Europe) CY Temps pleinFunctieomschrijving ST Engineering iDirect (Europe) CY NV is wereldleider op gebied van satelliet communicatie en wordt algemeen erkend als pionier in zijn industrie. De technische bedrijfseenheid in Erpe-Mere staat in voor de productie en herstelling van alle professionele apparatuur. Dit manufacturing competence center produceert mechatronische producten...
-
Administratief Medewerker Aankoop
il y a 4 jours
Erpe-Mere, Belgique La Lorraine Bakery Group Temps pleinAdministratief Medewerker Aankoop (Parttime)Ter ondersteuning van het aankoopteam zijn wij op zoek naar een** Parttime Administratief Medewerker** (20u). Je voert allerhande administratieve taken uit en werkt nauw samen met verschillende interne departementen. Je zal werken vanuit onze vestiging in **Haaltert**. **Jouw functie**: - Je staat in voor de...
-
Administratief Bediende
il y a 1 semaine
Erpe-Mere, Belgique Tim Hanssens Temps pleinAls hecht team begeleiden we onze klanten al meer dan 10 jaar vol overgave en met passie want voor ons telt niet alleen de boekhouding maar ook de ondernemer als mens staat centraal en net daarom zijn we op zoek naar collega's om hen nog beter bij te staan. Voor ons kantoor te Erpe-Mere zijn wij op zoek naar een medewerker met veel enthousiasme om onze...
-
Administratief Medewerker
il y a 2 semaines
Erpe-Mere, Belgique Select Temps pleinAls **administratief bediende **bij onze klant sta je in voor een **afwisselend takenpakket**: - Je bent verantwoordelijk voor het **opmaken en opvolgen **van de **transportorder**s van klanten - Je bent het **aanspreekpunt **voor de klant omtrent de** laad - en los afspraken**, zowel telefonisch als per mail - Je** boekt de orders in**, maakt...
-
Payroll Officer
il y a 4 jours
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinALDI België, actief sinds 1976, maakt deel uit van de internationale groep ALDI Nord. In totaal hebben wij 450 winkels en 7 regionale hoofdzetels. Als sterk, dynamisch en groeiend internationaal bedrijf zijn wij steeds op zoek naar nieuwe collega’s. Met onze hoge anciënniteitscijfers, sterke idealen en aangename bedrijfscultuur is het leuk werken bij...
-
Payroll Specialist
il y a 4 jours
Erpe-Mere, Belgique ALDI Nord Temps plein**Over ons** ALDI België, actief sinds 1976, maakt deel uit van de internationale groep ALDI Nord. In totaal hebben wij 450 winkels en 7 regionale hoofdzetels. Als sterk, dynamisch en groeiend internationaal bedrijf zijn wij steeds opzoek naar nieuwe collega’s. Met onze hoge anciënniteitscijfers, sterke idealen en aangename bedrijfscultuur is het leuk...
-
Administratief Bediende
il y a 4 semaines
Erpe-Mere, Belgique Tempo-Team Temps pleinBedrijfsprofiel Ben je nauwkeurig en heb je oog voor detail? Ben je klaar voor een nieuwe of eerste uitdaging als administratief medewerker? Voor onze klant, een groot bedrijf in Erpe-Mere, zijn we op zoek naar een administratief assistent om de afdeling inkoop te ondersteunen. Jobomschrijving Als administratief assistent zal je de manager van de...
-
Administratief Bediende
il y a 1 jour
Erpe-Mere, Belgique Tempo-Team Temps pleinBedrijfsprofiel Ben je nauwkeurig en heb je oog voor detail? Ben je klaar voor een nieuwe of eerste uitdaging als administratief medewerker? Voor onze klant, een groot bedrijf in Erpe-Mere, zijn we op zoek naar een administratief assistent om de afdeling inkoop te ondersteunen. Jobomschrijving Als administratief assistent zal je de manager van de...
-
Administratief Medewerker Boekhouding
il y a 4 jours
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinJouw taken Als Administratief Medewerker Boekhouding kom je terecht op de afdeling boekhouding van het regionaal hoofdkantoor in **Erpe-Mere**. Samen met je team van** **collega’s verzorg je diverse financiële administratieve processen voor ons hoofdkantoor en onze winkels. Het gaat om een **tijdelijke** vacature. - Je staat in voor de algemene...
-
Administratief Medewerker
il y a 2 semaines
Erpe-Mere, Belgique NEWTEC CY Temps pleinST Engineering iDirect (Europe) CY NV is wereldleider op gebied van satelliet communicatie en wordt algemeen erkend als pionier in zijn industrie. De technische bedrijfseenheid **in Erpe-Mere **staat in voor de productie en herstelling van alle professionele apparatuur. Dit manufacturing competence center produceert mechatronische producten met hoge...
-
Administratief Medewerker Glasvezelproject
il y a 5 jours
Erpe, Flandre, Belgique Denys Temps pleinAls Administratief medewerker voor ons glasvezelproject in Erpe-Mere krijg je de kans om meteen impact te hebben op de energietransitie. Je komt terecht binnen Denys Energies. We zijn op zoek naar iemand die het overzicht kan behouden over Synergieën en vergunningen en de administratie hier rond kan coördineren. Jouw takenpakket bestaat onder andere uitJe...
-
Administratief Medewerker Logistiek
il y a 4 semaines
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinJouw taken Je komt terecht in het regionale **Logistics Support Team (LST) in Erpe-Mere** waar je samen met jouw collega’s de administratieve link vormt tussen de ALDI-winkels, het centrale magazijn en leveranciers. - Je bent verantwoordelijk voor het tijdig en correct verwerken en opvolgen van de bestellingen die onze winkels plaatsen bij ons centraal...
-
Administratief Bediende Procurement
il y a 4 jours
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinJouw taken Als Administratief Medewerker kom je terecht bij de afdeling Procurement Operations & Administration, een omgeving in volle expansie. Jouw taken: - Je staat in voor het correct opmaken van contracten & offertes voor onze Category Managers. - Je bent verantwoordelijk voor het administratief verwerken van verschillende inkoopdossiers. - Je bent...
-
Administratief medewerker Glasvezelproject
il y a 2 semaines
Erpe, Flandre, Belgique Denys Temps pleinAls Administratief medewerker voor ons glasvezelproject in Erpe-Mere krijg je de kans om meteen impact te hebben op de energietransitie. Je komt terecht binnen Denys Energies. We zijn op zoek naar iemand die het overzicht kan behouden over Synergieën en vergunningen en de administratie hier rond kan coördineren. Jouw takenpakket bestaat onder andere uitJe...
-
Administratief medewerker Glasvezelproject
il y a 3 semaines
Erpe, Flandre, Belgique Denys Temps pleinAls Administratief medewerker voor ons glasvezelproject in Erpe-Mere krijg je de kans om meteen impact te hebben op de energietransitie. Je komt terecht binnen Denys Energies. We zijn op zoek naar iemand die het overzicht kan behouden over Synergieën en vergunningen en de administratie hier rond kan coördineren. Jouw takenpakket bestaat onder andere uit...
-
Administratief Bediende
il y a 2 semaines
Erpe-Mere, Belgique LANNO-MARTENS Temps pleinFunctieomschrijving Op zoek naar een tijdelijke administratieve job? Dit in een productiebedrijf die doet in veevoeder voor paarden?Je staat in voor: - Het onthaal van chauffeurs - Het meegeven van pickingslijsten aan de orderpickers - Het inboeken van facturen - Je staat in voor inkomende calls en mails Profiel Je bent snel inzetbaar en dit al zeker tem...
-
Administratief Bediende Category Management
il y a 4 jours
Erpe-Mere, Belgique Aldi Nord Temps pleinALDI België, actief sinds 1976, maakt deel uit van de internationale groep ALDI Nord. In totaal hebben wij 450 winkels en 7 regionale hoofdzetels. Als sterk, dynamisch en groeiend internationaal bedrijf zijn wij steeds op zoek naar nieuwe collega’s. Met onze hoge anciënniteitscijfers, sterke idealen en aangename bedrijfscultuur is het leuk werken bij...
-
Diensthoofd Personeel
il y a 2 semaines
Erpe-Mere, Belgique Gemeente Erpe-Mere Temps plein**Functieomschrijving**: Erpe-Mere biedt ruimte aan 20.000 inwoners en is een bloeiende gemeente waar de burgers en de verenigingen centraal staan. Het gemeentebestuur draagt klantvriendelijkheid hoog in het vaandel, dit binnen een eigentijdse lokale overheid met een correcte en moderne dienstverlening. Daarom is het gemeentebestuur op zoek naar dynamische...