Emplois actuels liés à Assistante Administrative de Copropriété - Ukkel - Alphea Conseil

Notre client est un groupe immobilier français actif dans le domaine de la vente, la location ainsi que la gestion de copropriété.

Celui-ci recherche un(e) assistant(e) admninistratif(ve) de copropriété pour une de ses agences située sur Bruxelles.

Ses différentes missions seront:

- Effectuer un certain nombre de tâches administratives générales, de manière à ce que des informations précises soient toujours disponibles pour prendre des décisions opérationnelles, notamment en:

- S’occupant de la reproduction de documents et en les faisant circuler
- Classant divers documents selon les procédures convenues
- Rédigeant toutes sortes de rapports internes, lesquels ont été préalablement définis selon certaines règles ou modèles
- Gérant les différents contrats sur le plan administratif
- Se chargeant de la gestion des clés, badges et autres télécommandes des immeubles gérés (commandes - stock
- distribution - instruction de facturation aux comptables)
- Prétraitant le courrier entrant à destination du gestionnaire de copropriété (joindre les bons de commande, les copies de factures d’acompte,
- ..)
- Déclarant, pour ceux et celles qui en ont la charge, au secrétariat social les prestations mensuelles des concierges et en assurant la commande des chèques-repas
- Restant à la page dans le domaine de travail propre et en appliquant les nouvelles directives ou méthodes de travail
- Assumant d’une manière générale toutes les tâches utiles et nécessaires à la bonne gestion administrative et technique des copropriétés
- S'occuper de l'accueil des visiteurs de l'agence, notamment en:

- Communiquant de manière fluide, adaptée, claire et professionnelle avec les clients (actuels et potentiels) ;
- Fixant des rendez-vous avec les différents correspondants (client, fournisseur, avocat, expert, etc.) sur instruction de la hiérarchie mise en place
- Répondant aux appels téléphoniques entrants, en fournissant les informations nécessaires et transférant éventuellement les appels
- Notant les messages téléphoniques importants à transmettre à la hiérarchie mise en place
- Ouvrant le courrier, en le répartissant suivant les instructions reçues et en le distribuant aux différents destinataires
- Rédiger la correspondance afin que les lettres et notes soient finalisées correctement et envoyées à temps, notamment en:

- Rédigeant les courriers simples et/ou ceux issus de la bibliothèque des modèles suivant les procédures de travail internes mises en places ou sur la base d’instructions précises de la hiérarchie
- Dactylographiant et en donnant forme aux projets à l’aide de logiciels de traitement de texte
- Assurant la distribution interne des notes et des rapports
- Participer à la préparation et au suivi des réunions (conseils de copropriété et assemblées générales) afin que celles-ci puissent se dérouler efficacement dans les périodes fixées, notamment en:

- Préparant les dossiers suivant les directives précises reçues de la hiérarchie
- S’occupant de l’organisation logistique des réunions (réservation des salles de réunion, vérification de la disposition du matériel de projection, boissons, sandwiches, etc)

Le profil idéal:

- Vous avez 3 ans d'expérience dans une fonction similaire
- Vous avez une affinité avec le secteur immobilier
- Vous êtes rigoureux et assidu
- Vous travaillez de manière précise, avez le sens du détail et êtes capable d'identifier les irrégularités
- Vous travaillez dans le respect des délais et échéances
- Vous êtes capable de travailler sur écran pendant la majeure partie de la journée
- Vous êtes une personne responsable et de confiance
- Vous aimez travailler dans une petite structure

Package salarial attractif-Poste à pourvoir ASAP

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 40.000,00€ à 50.000,00€ par mois

Exigences linguistiques flexibles:

- Néerlandais non requis

Horaires:

- Lun-Ven
- Travail de jour

Rémunération supplémentaire:

- 13ème mois