Onthaalbediende

Voor onze klant te Lokeren zijn wij heel dringend op zoek naar een ONTHAALBEDIENDE.

Takenpakket

Onthaal:

- Personen aan de balie verder helpen en hun vragen beantwoorden.
- Begeleiden van bezoekers naar de vergaderzaal bij ingeplande afspraken. Indien de bezoeker geen afspraak heeft, neem je contact op met de juiste contactpersoon.
- Aanbieden van drank in de vergaderzaal.
- Het informeren van de juiste contactpersoon over de ontvangst.
- Telefonie:

- Professioneel beantwoorden van inkomende telefoongesprekken.
- Doorverbinden van gesprekken naar de juiste contactpersoon.
- Opnemen en doorsturen van boodschappen naar de juiste contactpersoon bij afwezigheid.
- Beheren van meerdere telefoons tegelijkertijd door opnemen en in wacht zetten.
- Post:

- Verzamelen van binnenkomende post.
- Aanbrengen van een datumstempel.
- Sorteren van de post.
- Bezorgen van de post aan de juiste contactpersoon.
- Inscannen, doorsturen en klasseren van de post.
- Bijhouden van een logboek voor aangetekende zendingen.
- Leveringen:

- Nakijken en controleren van documenten voor leveringen.
- Ontvangen van leveringen of doorsturen naar de juiste vestiging.
- Op de hoogte brengen van de juiste contactpersonen over de levering.
- Dossiers:

- Opstellen van dossiers voor deuren en poorten.
- Bevestigen van de dossiers bij de klant.
- Toevoegen van na-montage foto’s in Adsolut en versturen per mail naar de klant.
- Mailbox:

- Beheren en verwerken van de algemene mailbox.
- Bestellingen:

- Plaatsen van bestellingen, zoals broodjes voor catering, drank en koffie voor de voorraad, kantoormateriaal bij de vastgelegde leveranciers.
- Bestellen van assetaanvragen voor medewerkers en bezorgen aan de betreffende medewerker.
- Linken van bonnen aan het juiste profiel in Officient.
- Bijhouden en inscannen van leveringsbonnen.
- Verzamelen van facturen, laten goedkeuren door Management Assistant en bezorgen aan de boekhouding.
- Klassement:

- Administratieve verwerking van documenten voor projectadministratie en leveringsbonnen.
- Inscannen, klasseren en boeken van ontvangsten.
- Communicatie:

- Beheersen van de talen Nederlands, Frans en Engels om effectief te communiceren met klanten en collega’s.

Profiel:

- klantgerichte mindset
- multitasken.
- Nederlands, Frans en Engels.
- ervaring met het werken in een onthaal
- of receptierol is een enorm pluspunt

**Jouw profiel**:
**Jouw competenties**:

- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Telefonische oproepen aannemen Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners Een boodschap noteren
- Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats

**Ons aanbod**: