Assistant Membre

Niveau d'études
- Secondaire supérieur- Degré
- Assistant
- Lieu d'embauche
- DCA LIE - RESSOURCES - GESTION LOG ET FIN
Rue Verte Voie, 4041 Herstal
- Date limite d'inscription
- 21.02.25
- Nombre maximum d'inscriptions
- 25
- Numéro de référence
- 119546/S6F

**Description d'emploi**:
**RAISON D'ETRE DE LA FONCTION**

Offrir un appui administratif et logistique au service en général et assurer la gestion et le traitement des dossiers logistiques et financiers en particulier, en vue d'une gestion des moyens de fonctionnement professionnelle et orientée vers le client.
- En tant que **soutien administratif**, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
- Rédiger des lettres et documents standardisés et personnalisés
- Gérer le dossier administratif de la direction et tenir le classement à jour
- Rechercher et collecter des informations et les transmettre sur demande
- Assurer l'accueil des partenaires internes et externes
- Assurer le suivi des dossiers en cours afin de fournir un appui administratif général
- Assurer la recherche, ainsi que la collecte et le traitement de données et d'informations chiffrées
- Réaliser des enquêtes administratives

En tant que **soutien logistique**, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité.
- Gérer le matériel : matériel individuel et collectif, consommables, cadeaux d'affaires
- Réceptionner les livraisons, les contrôler et assurer la distribution/le stockage de ces dernières
- Assurer le suivi des entrées et sorties de matériel dans les fichiers prévus à cet effet
- Fournir un appui dans la gestion du parc automobile, du matériel individuel et collectif, des infrastructures
- Tenir à jour les inventaires du mobilier
- Fournir un appui logistique lors de grandes opérations, réunions et séances de formation
- Gérer les badges d'accès, cartes de parking, cartes de service, cartes de train
- Tenir à jour les banques de données nécessaires à la logistique

En tant que **soutien budgétaire et/ou financier**, réaliser des tâches et activités budgétaires et/ou financières suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens financiers mis à la disposition de l'entité.
- Rédiger des demandes de prix et contacter des fournisseurs conformément aux prescriptions légales
- Rédiger des récépissés dans les programmes prévus à cet effet lors de la réception de marchandises
- Gérer les stocks et les commandes de consommables
- Rédiger des bons de commande pour les équipements et le matériel de la chaîne
- Veiller au traitement correct des ordres de travaux rédigés et des documents pertinents propres au fonctionnement du pilier Logistique et Finances
- Effectuer des prospections d'achats

En tant que **personne de contact**, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
- Répondre aux questions orales et/ou écrites ou, le cas échéant, renvoyer vers la personne appropriée
- Faire office de premier point de contact du service
- Assurer la circulation des informations de et vers les membres du service et apporter une aide en vue de la résolution de problèmes
- Assurer l'accueil des visiteurs (clients internes et externes, partenaires )
- Effectuer des recherches pour des clients internes et externes/partenaires