Administratief Assistent

Zich vertrouwd maken met de tool voor elektronische ondertekening, het enige contactpunt zijn om interne verzoeken om elektronische ondertekening te ontvangen en te zorgen voor een vlotte afhandeling, toekomstige upgrades van de tool controleren en mogelijke problemen met de provider en IT en...
**Description**
- Zich vertrouwd maken met de tool voor elektronische ondertekening, het enige contactpunt zijn om interne verzoeken om elektronische ondertekening te ontvangen en te zorgen voor een vlotte afhandeling, toekomstige upgrades van de tool controleren en mogelijke problemen met de provider en IT en Sourcing opvolgen; wanneer documenten met inkt moeten worden ondertekend, zorgen voor de ondertekening en de verzending van de ondertekende originelen;
- Als een Contract Management Database wordt beoordeeld voor gebruik in Europa, neem dan deel aan het testen, implementeren en aanpassen van de tool en beheer functies die aan uw verantwoordelijkheid zijn toegewezen (bijhouden van contractbeoordelingen en goedkeuringen, uploaden van de definitieve versie en ondertekende kopie, enz;
- Organiseren van de reizen en de agenda voor de face-to-face vergaderingen van het Legal Europe team (uitnodigingen, boekingen, afdrukken van materiaal, enz.) en alle offsite vergaderingen van de General Counsel Europe ;
- Helpen bij de coördinatie van e-trainings/face-to-face trainingen in Europa (lancering, herinneringen, bijhouden van de aanwezigheid, statistieken, enz;
- Coördineren van de herziening van vertalingen van beleid en andere documenten;
- Assisteren bij de opmaak van documenten (contracten, presentaties, brieven, enz.);
- Helpen bij het onderhouden van de juridische mappen en SharePoint ;
- Verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van juridische facturen en vergoedingen.

**Profile**
- Uitstekende Engelse verbale en schriftelijke communicatievaardigheden;
- Zelfgemotiveerd, zelfsturend, in staat om prioriteiten te stellen en zowel zelfstandig als in teamverband te werken, terwijl je tegelijkertijd weet wanneer je advies moet vragen aan je manager of meer senior collega's ;
- Zeer goed georganiseerd in het opstellen en bewaken van planningen en checklists ;
- Nauwgezette aandacht voor details in documenten, gegevens en processen ;
- Het vermogen om goede en soepele relaties op te bouwen met interne klanten en op je gemak zijn om telefoongesprekken of videogesprekken te voeren als dat nodig is om taken te begrijpen en af te ronden;
- Flexibiliteit is essentieel, aangezien de rol ondersteuning biedt in alle businesses;
- Sterke computervaardigheid en de bereidheid om nieuwe technologieën te leren;
- Sterk probleemoplossend en besluitvaardig;
- Het vermogen om problemen creatief en tactvol aan te pakken;
- Het vermogen om in teamverband en met zowel interne als externe belanghebbenden met verschillende culturele achtergronden te werken;
- Het vermogen om zich voor te bereiden op terugkerende deadlines en ruimte te houden voor onverwachte situaties of verzoeken die dringende ondersteuning vereisen;
- Openheid in het tijdig informeren over eventuele problemen bij het voltooien van een taak zoals gevraagd;
- Grote aandacht voor de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie en documenten.

**Offer**

Een uitdagende functie, een aantrekkelijk salarispakket met veel voordelen en veel flexibiliteit