Administratief Medewerker

Departement: Faculteit Ingenieurswetenschappen en Architectuur; EA18 - Industriële Systemen en Productontwerp
- Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met 23-11-2025 (DD/MM/YYYY)

**Jouw opdracht**:
De vakgroep Industriële Systemen en Productontwerp (EA18) van de Faculteit Ingenieurswetenschappen en Architectuur (FEA) is actief binnen twee multidisciplinaire kennisdomeinen: Industrial Systems Engineering en Product Design. De activiteiten van de vakgroep zijn verspreid over campus Ardoyen (Zwijnaarde, Gent) en campus Kortrijk. De vakgroep ondersteunt verschillende bachelor
- en masteropleidingen:

- Master of Science in Industrial Engineering and Operations Research (IEOR) - campus Ardoyen
- Bachelor en Master of Science in de industriële wetenschappen: Industrieel Ontwerpen (IO) - campus Kortrijk
- Bachelor en Master of Science in de industriële wetenschappen: Machine
- en productie-automatisering (MPA) - campus Kortrijk

In dit mandaat ondersteun je de administratieve werking van de vakgroep, de onderzoeksgroepen en de opleidingen waarmee de vakgroep verbonden is.

Jouw werkplek situeert zich op de campus Ardoyen (Gent).

** Jouw takenpakket**:

- Je biedt administratieve ondersteuning aan de volledige vakgroep en haar onderzoeksgroepen.
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor collega’s, studenten, en interne of externe contacten, en draagt zo bij aan een gastvrije en professionele uitstraling van de vakgroep.
- Je volgt personeelsdossiers op, inclusief de opmaak van aanwervingsaanvragen en het onthaal van nieuwe medewerkers.
- Je noteert en verwerkt verslagen van vergaderingen binnen de vakgroep.
- Je staat in voor diverse financiële en administratieve taken, zoals het indienen van herstelaanvragen, opvolgen van onderhoudscontracten, boeken van reizen via raamcontracten en het ingeven en opvolgen van onkostennota’s (Concur).
- Je voert algemene SAP-taken uit (aankopen, verkopen, projectopvolging, administratie en rapportering).
- Je ondersteunt de organisatie van examens, masterproeven, doctoraatsverdedigingen, evenementen en meetings.
- Je helpt bij de voorbereiding en organisatie van vakgroep
- en opleidingsgerelateerde activiteiten, zoals infodagen, teambuildings, recepties en netwerkbijeenkomsten.
- Je volgt opleidingen voor EIP en EHBO.
- Je draagt actief bij aan het psychosociaal welzijn en de tevredenheid van collega’s als lid van de werkgroep Psychosociaal Welzijn.
- Je zorgt voor het klaarzetten van vergaderruimtes en catering bij interne bijeenkomsten.

** Jouw profiel**:
**Kennis en ervaring**:

- Je hebt relevante ervaring met (financiële) administratie
- Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels (zowel schriftelijk als mondeling). Kennis van het Frans is een pluspunt. Dit in functie van contact met anderstalige medewerkers en diverse leveranciers
- Je hebt bij voorkeur ervaring met SAP/Concur/Userve/Athena/Oasis-toepassingen
- Je bent computervaardig en werkt vlot met MS office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

**Vaardigheden en attitudes**:

- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en weet vlot met verschillende gesprekspartners om te gaan.
- Je hebt organisatorisch talent, werkt klantgericht en met een gemotiveerde, positieve ingesteldheid.
- Je bent resultaatgericht, maar blijft tegelijk flexibel in het inspelen op veranderende noden.
- Je werkt graag zelfstandig, maar voelt je ook goed in een teamcontext.
- Je bent leergierig, volgt graag bijscholingen en staat open voor nieuwe technologieën en werkmethoden.
- Je denkt probleemoplossend en handelt steeds op een constructieve manier.
- Je hebt oog voor detail en werkt nauwkeurig en accuraat.
- Je werkt op een positieve, collegiale manier samen, deelt kennis en draagt actief bij aan een motiverende teamdynamiek.
- Je bent stressbestendig, empathisch en discreet in je omgang met anderen.
- Je denkt mee over procesoptimalisatie en zoekt actief naar manieren om de werking te verbeteren, kosten te beheersen en verspilling te vermijden.

**Wat bieden wij jou?**:
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings
- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een