Assistant Administratif

Communication - Audiovisuel Informatique - Réseaux **Contenu principal**: **Intitulé de la fonction**: - Assistant administratif - Secrétaire [Réserve de recrutement] (H/F/X)**Description de l'entreprise**: Le Centre IFAPME Namur/Brabant wallon est une ASBL faisant partie du réseau IFAPME et qui développe une offre de formations variées pour différents types de publics: - Des formations professionnelles en alternance en journée pour les jeunes dès 15 ans ; - Des formations pour adultes et travailleurs en reconversion qui s’organise en journée ou en soirée, le plus souvent en alternance ou via des stages en entreprises ; - Des formations continues qui permettent à chacun de s’adapter aux évolutions de sa propre profession ou de construire son projet professionnel. **Finalité**: **Activités et tâches**: **A\ Informer et répondre aux demandes**: **B\ Inscrire les apprenants aux cours**: - Proposer la formation ou le stade de formation le plus approprié ; - Orienter, si nécessaire vers le service approprié ; - Informer des droits et devoirs de chaque apprenant ; - Vérifier les conditions d’admission ; - Organiser les examens d’entrée ; - Réceptionner et/ou vérifier les dossiers d’admission/motivation ; - Encoder les inscriptions et récolter les preuves nécessaires ; - Encaisser les droits d’inscription. **C\ Organiser les cours**: - Encoder les horaires dans la base de données ; - Convoquer les apprenants aux cours ; - Elaborer les fardes de cours (listes de présences) ; - Si nécessaire, modifier les horaires et en informer les apprenants et les formateurs ; - Gérer les classes en cas d’absence des formateurs. **D\ Gérer les dossiers formateurs**: - Préparer et envoyer les contrats et les réceptionner signés ; - Compléter les documents sociaux (allocations familiales, mutuelle, pensions, Onem...) ; - Encoder les dossiers formateurs et les remplacements formateurs dans la base de données ; - Transmettre les informations pour le paiement des formateurs (+frais de déplacements). - Gérer les demandes de dispenses ; - Suivre les présences (réaliser ou s’assurer de la prise des présences, encoder les données et récolter les justificatifs d’absence) ; - Compléter les documents sociaux (allocations familiales, mutuelle, pensions, onem..) ; - Communiquer régulièrement avec les DT au sujet de leurs stagiaires ; - Gérer les conventions de stage non rémunérées ; - Archiver les dossiers des apprenants. **F\ Organiser les évaluations en cours ou en fin d’année**: - Encoder ou faire encoder les points dans la base de données ; - Coordonner les examens C (récolter et transmettre les TFE, convoquer le jury et les auditeurs, encoder l’horaire, envoyer le plan d’organisation) ; - Organiser les conseils des formateurs et le suivi des décisions ; - Organiser les 2èmes sessions ; - Envoyer les avis de résultats de la 1ère et de la 2ème session ; - Classer les questionnaires et les copies d’examens **G\ Gérer la délivrance des diplômes**: - Rédiger les E9 (vérifier et envoyer à la Direction territoriale) ; - Elaborer les diplômes (FAG et CE) ; - Organiser la remise des diplômes. **H\ Logistique**: - Attribuer et réserver les locaux pour les cours ; - Réserver et gérer le matériel (projecteurs, ordinateurs, etc.) ; - Commander les fournitures de bureau. **I\ Divers**: - Assurer le transfert des informations entre l’équipe de jour et de soirée ; - Gérer éventuellement la caisse ; - Réaliser des rapports ; - Préparer la localisation et l’agrément des cours ; - Intervenir en cas de soucis ; - Faire des photocopies. **Raison d'être de l'emploi**: L'assistant.e administratife.ve (H/F/X) est en charge de l’ensemble des tâches relatives à l’information, à l’inscription et au suivi des apprenants au sein de nos centres. **Positionnement**: - Dépend du directeur du site **Compétences requises**: **Savoir-faire**: - Maitriser les outils bureautiques et informatiques ; - Etre capable de manipuler différents programmes informatiques rapidement ; - Savoir écrire sans faute et être capable de synthétiser rapidement l’information ; - Savoir assimiler un nombre important de notes d’instructions, de règlements et autres documents normatifs à appliquer. **Savoir être**: - Autonome ; - Flexible ; - Avoir l’esprit d’équipe ; - Etre dynamique et proactif ; - Etre organisé et rigoureux ; - Etre polyvalent. **Modalités relatives à l'exercice de la fonction**: **Ce que nous offrons**: - Un CDD (remplacement, renfort, etc.) - Chèque repas ; - Frais de transport ; - Horaire variable avec prestation le samedi. **Comment postuler valablement**: - via le bouton "**Postuler maintenant**" ci-contre ou ; - Une lettre de motivation ; - Un Curriculum Vitae actualisé ; - Une copie du diplôme requis. **Plus d'informations**: - Namur - Brabant wallonCentre IFAPME NBW | CDD | Temps plein - Communicati