Administratief Bediende

Functieomschrijving

Voor onze klant Organon te Heist op den Berg, zijn we op zoek naar een Administratief Assistant.

Verantwoordelijkheden

De functie omvat administratieve taken binnen de afdeling Warehouse, QOI “Quality Operations Inspection”, back up functie binnen het admin team van CBRE.
- Beheer SAP systeem voor magazijn en productieafdelingen. Ondersteuning geven, administratief afhandelen. Oplossen allerlei ïssues voor productie orders. Opvolgen en uitvoeren openstaande Material Managment ïssues.
- Beheer SAP systeem voor afdeling QOI “Ingangscontrole”. Quality Managment Support. Configuratie van alle bedrukte en niet bedrukte materialen. Opbouw inspectieplannen. Opmaak en onderhoud van de Material Master Data.
- Trainingscoördinator Warehouse Heist & Hulshout. Ontvangen en trainen van nieuwe medewerker. Beheer MyLearning systeem: jobcodes koppelen, registraties kwalificaties en attesten.
- Midas steward/auteur afdeling Warehouse. Beheer Midas systeem: nieuwe code aanmaken op vraag van Warehousecoachen, aanpassen procedures en uitsturen ter goedkeuring.
- Midas steward/auteur afdeling QOI: beheer van SPECS “verpakkingsspecificaties”, configuratie in SAP, approven in Midas systeem.
- Beheer Oasis: documentatie van afdelingen Warehouse en QOI, versturen en opvragen documenten naar extern archief.
- Trainingen inplannen en opvolgen externe firma Blits. Reach / heftruck, hoogtewerker voor magazijnmedewerkers, afdeling onderhoud FM.

Hetgeen bij de functie en wat vooral van toepassing is:
1.aanmaak van logbooks en bereidingswijzen

2.midas steward (nu ETQ steward)

3.inplannen trainingen BLITS, BA4/BA5

4.SAP Warehouse

Deze taken zullen getraind en gekwalificeerd worden door het administratieve team van CBRE dat de taken reeds uitvoert.

Profiel
- Sterke administratieve ervaring vereist
- Ervaring vereist met praktische uitvoering van secretariaats beheer.
- Praktijkervaring met MS office toepassingen. Kennis SAP ( is a plus)
- Administratief sterk (ook in het Engels), MS Office, Outlook.
- Stipt, zelfstandig, assertief, sterk communicatief en flexibel.
- Zeer correct en strikt volgens de regels werken is een must
- Nederlands zeer goed, Engels goed

Jobgerelateerde competenties
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Kopieerwerk verrichten
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Analyseren
- Digitaal denken
- Diversiteit
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Een vast contract met een competitief en aantrekkelijk verloningspakket
- Grote zelfstandigheid in het uitvoeren van je job;
- Interne opleidingen en opleiding in de systemen on site; en ondersteuning om je job goed te kunnen uitvoeren.

Plaats tewerkstelling

2220 HEIST-OP-DEN-BERG

Vereiste studies
- ASO 3de graad: Studiegebied Algemeen secundair onderwijs
- gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Engels (goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 2220 HEIST-OP-DEN-BERG