Administratief Medewerker

**Administratief medewerker**:
**Omschrijving van de organisatie**:
Vzw Kadee organiseert kampen voor kinderen en jongeren van 6 tot 16 jaar die zich in een maatschappelijk kwetsbare situatie bevinden. Deze kampen gaan op locatie door in de paas-, zomer
- en kerstvakantie. Daarnaast ontplooit de organisatie een buddywerking en geeft ze vormingen aan eigen vrijwilligers en andere geïnteresseerden.

Vzw Kadee is door Toerisme Vlaanderen erkend als een sociaal toeristische organisatie. De werking van vzw Kadee wordt geheel gedragen door een team geëngageerde vrijwilligers. Om de groei van het aanbod aan kampen en activiteiten mogelijk te maken en de werking te verzekeren in de toekomst, werft vzw Kadee een personeelslid aan dat de vrijwilligers ondersteunt in de organisatie en uitbouw van de werking.

**Job omschrijving**:
Als administratief medewerker werk je permanent nauw samen met een groep geëngageerde vrijwilligers. Je wordt aangestuurd en begeleid door de leden van het bestuursorgaan. In deze functie wordt veel zelfstandigheid en zin voor verantwoordelijkheid verwacht. Dat betekent dat er in deze functie veel ruimte is voor eigen inbreng: je organiseert je taken grotendeels zelf, zoekt naar verbetermogelijkheden en doet voorstellen in die richting.

Je functie verdeelt zich over deze thema’s:
**Rekrutering en vrijwilligerswerking**:

- Je werkt initiatieven uit om kandidaat-vrijwilligers te rekruteren en hen te informeren over de werking van vzw Kadee. Je gaat op pad om vrijwilligers te werven.
- Je bent de eerste contactpersoon voor nieuwe vrijwilligers. Via een kennismakingsgesprek maak je hen wegwijs in de organisatie. Je schrijft hen in en bezorgt de nodige informatie.
- Je staat in voor de ondersteuning van vrijwilligers op diverse vlakken. Zo informeer je vrijwilligers over hun engagement en hun taken, verspreid je informatie en detecteer je vormingsnoden. Je organiseert mee onthaal-, vormings
- en terugkommomenten.
- Je schrijft diverse procedures of draaiboeken uit die de vrijwilligers helpen bij het uitvoeren van hun engagement.

**Promotie en deelnemersadministratie**:

- Je staat mee in voor de bekendmaking van de activiteiten en kampen.
- Je onderhoudt contacten met ouders en (begeleiders van) voorzieningen, en reikt informatie aan.
- Je verzorgt de inschrijvingen van deelnemers.
- Je maakt attesten en facturen op, en volgt de betalingen op.
- Je organiseert het vervoer van de deelnemers van en naar de kamplocaties.

**Kampenorganisatie**:

- Je ondersteunt de kampcoördinatoren in de administratie en organisatie van activiteiten en kampen. Zo boek je activiteiten bij externe partners, maak je deelnemerslijsten op, verwerk je medische fiches
- Je beheert en onderhoudt mee het kampmateriaal.

**Dagelijkse administratieve werking**:

- In samenwerking met het boekhoudkantoor sta je in voor de financiële administratie. Je voert de betalingen uit. Je boekt vervolgens de verrichtingen. Je controleert de kampboekhoudingen.
- Je voert zelfstandig en nauwgezet alle vzw-administratie uit.
- Je schrijft mee subsidieaanvragen en -dossiers uit en volgt deze op. Je gaat mee op zoek naar extra fondsen voor de organisatie.
- Je verzorgt de afhandeling van verzekeringskwesties.
- Je onderhoudt de website van vzw Kadee.
- Je zorgt voor telefonische permanentie tijdens de kantooruren.

**Profiel**:

- Je hebt een bachelordiploma, bij voorkeur in een pedagogische of administratieve richting.
- Jouw ervaring in het jeugdwerk is een grote meerwaarde.
- Jouw kennis van en ervaring met vzw-wetgeving is een pluspunt.
- Je bent klantvriendelijk en denkt analytisch en probleemoplossend.
- Je werkt zelfstandig en flexibel, en kan je eigen werk plannen en organiseren. Je hanteert een ruime verantwoordelijkheid.
- Je hebt ervaring met administratieve taken en bezit een basiskennis boekhouden.
- Je kan vlot overweg met Microsoft Office, in het bijzonder met Excel.
- Weekend
- en/of avondwerk schrikken je niet af. In drukke tijden wordt, in overleg, een flexibele werkplanning gevraagd.
- Je hebt een rijbewijs B en beschikt over een eigen wagen.

**Ons aanbod**:

- Deze functie vormt een uitdagende job in een groeiende organisatie. Je komt terecht in een gemotiveerde en enthousiaste groep.
- Vzw Kadee biedt een halftijds contract van onbepaalde duur aan (19 uur per week). Je uurregeling en werkplanning zijn flexibel en worden in overleg vastgelegd.
- Er is veel ruimte voor initiatieven en persoonlijke inbreng. Je ontwikkelt mee deze functie doorheen de tijd. Deelname aan een kamp, om de werking van dichtbij te leren kennen, is in overleg mogelijk.
- Je werkt doorgaans van thuis uit. Je neemt ook regelmatig deel aan overlegmomenten in de ruime regio van Mechelen, Geel en Dendermonde.
- Je wordt verloond binnen de barema’s van socio-cultureel werk, paritair comité 329.01, barema B1c. Relevante anciënniteit kan, beperkt en in overleg, worden meegenomen.
- Indiensttreding kan snel gebeuren, met een onderling af te sp