Bordet - Administrative and Start Up Coordinator

**Société**:
L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L'H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L'H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

**Fonction**:
**Missions**

Vous assurez la gestion et la coordination de la mise en œuvre des projets de recherche clinique au sein du CTCU (Clinical Trial Conduct Unit). Ce rôle englobe les domaines de l'hématologie, de la médecine nucléaire, de la radiothérapie, de l'infectiologie, de l'oncologie médicale, de l'oncologie digestive et de la chirurgie.

Vous agissez en tant que point de contact principal pour le sponsor (commercial ou académique) ainsi que pour l'Investigateur Principal (IP) responsable de l'étude. Vous prenez en charge les études depuis leur proposition initiale jusqu'à leur activation après la visite d'initiation, assurant ainsi une fonction transversale.

Vous travaillez en étroite collaboration avec divers intervenants pour l'implémentation et le suivi des études cliniques, y compris les amendements et les avenants au contrat et au budget.

Vous collaborez avec les médecins et les différents secteurs institutionnels tels que l'UGAR, la pharmacie, le laboratoire, la radiologie, la médecine nucléaire, le service d'anatomopathologie, etc.

**Tâches et responsabilités**

Sous la responsabilité directe de l'Operations Manager du CTCU:

- Vous organisez les réunions de Protocol Review Committee (PRC) en collaboration avec les assistantes administratives de l’équipe support:

- Gérer et examiner les différentes propositions de projet d’étude. Premier examen réalisé afin de discuter de l’intérêt des propositions et de leur inscription en PRC.
- Gérer les contrats de Confidentialité (CDA/Master CDA) en collaboration avec l’équipe légale (Juristes-Unité de Gestion administrative de la Recherche (UGAR)).
- Gérer l’agenda et l’ordre du jour de la PRC.
- Participer et rédiger les minutes du PRC.
- Assurer la prise de contact avec les sponsors pour leur communiquer l’avis du PRC.
- Vous coordonnez et assurez l’implémentation et le suivi des études cliniques en collaboration avec les assistantes administratives de l’équipe support:

- Etre la personne de référence pour l’Institut Jules Bordet et pour le promoteur/sponsor.
- Organiser les différentes visites : faisabilité, initiation, en collaboration avec l’IP et les personnes impliquées.
- Examiner la faisabilité de l’étude avec le promoteur, l’IP et le Team Leader lors de la réunion de faisabilité - Analyse des aspects logistiques et financiers.
- Collecter et tenir à jour les documents requis dans le cadre du protocole de recherche.
- Transmettre les consignes nécessaires à la révision budgétaire et légale de l’UGAR et à la soumission du dossier au comité d’éthique (CE) de notre institut.
- Constituer et transmettre un dossier complet à l’UGAR pour révision légale et budgétaire. Création du SOC/NSOC sur la base du Schedule of Assessment de l’étude, document permettant d’établir le budget nécessaire à la réalisation de l’étude au sein de l’Institut.
- Echanger régulièrement avec l’UGAR et les différents interlocuteurs afin d’analyser l’avancée de l’implémentation de l’étude.
- Informer le Comité de Biosafety pour les molécules nécessitant des précautions particulières (ex : OGM).
- Gérer les amendements et les avenants au contrat.
- Prendre contact avec les CRA/sponsor afin de vérifier l’impact des documents approuvés sur le budget et contrat préétabli.
- Gérer et mettre à jour des bases de données internes (tâches administratives).
- Compléter et mettre à jour la plateforme de gestion des documents internes avec les documents de l'étude (collaboration avec les assistantes administratives de l’équipe support et le Clinical Study (Nurse) Coordinator).
- Compléter et mettre à jour la plateforme de suivi des études (cette plateforme permet d’identifier les personnes de contact par étude) - (collaboration avec l'assistante administrative et le Clinical Study (Nurse) Coordinator).
- Réaliser des analyses afin de transmettre les statistiques du Service (inclusion, nombre d’étude activée par année, charge de travail par study-co, )