Dossierbeheerder Personeelsadministratie

Wie zijn wij?

Karel de Grote Hogeschool, dat zijn, dat zijn 9 campussen, 38 afstudeerrichtingen, meer dan 100 bijscholingsmogelijkheden, 6 onderzoekscentra, circa 14500 studenten en 1599 medewerkers.

We willen een werkgever zijn waar jij je goed kan voelen.

Zoek je een job met een positieve impact op de maatschappij en een context waar samenwerken en inclusie centraal staan? Dan ben jij misschien wel de geknipte persoon om het team Personeelsadministratie _(kortweg PA)_ te versterken

Wat is jouw rol?

Binnen het team van payroll-experten, beheer je de personeelsdossiers van de aan jou toegewezen contractuele en statutaire personeelsleden.

Wat doe je concreet?

Als dossierbeheerder personeelsadministratie ben jij een belangrijke schakel in de personeelsdienst van onze hogeschool. Je zorgt er mee voor dat alles klopt, dat medewerkers snel geholpen worden en dat onze processen vlot én correct lopen.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s met vragen over verlof, ziekte, tijdskrediet of andere loopbaanonderbrekingen. Dankzij jouw heldere uitleg en betrokken aanpak voelen zij zich goed ondersteund.
- Je zorgt voor een correcte en tijdige loonverwerking, in nauwe samenwerking met het sociaal secretariaat (SD Worx) en het werkstation van het Vlaams ministerie van Onderwijs.
- Je beheert en ontsluit personeelsgegevens via onze HR-systemen (PersonA en E-blox) en zorgt dat gevraagde informatie vlot beschikbaar is.
- Je helpt bouwen aan betere processen: je ontwikkelt en documenteert mee nieuwe procedures, volgt deadlines op en zorgt dat alle betrokkenen goed geïnformeerd zijn.
- Je werkt actief mee aan de kwaliteitsvolle werking van het team personeelsadministratie. Je denkt mee, werkt samen en houdt van een vlotte afstemming.

Kortom: je combineert je administratieve nauwkeurigheid met een warme en oplossingsgerichte aanpak. Je draagt zo bij aan een HR-dienst die voor collega’s écht het verschil maakt.

Je werkt op campus Zuid. Juan Verdickt, diensthoofd personeelsadministratie en -begroting, is jouw leidinggevende.

Wat is je profiel?
- Je hebt bij voorkeur al een eerste ervaring met payroll en personeelsadministratie - zo sta je meteen stevig in je schoenen.
- Je denkt mee na over hoe we onze personeelsdienst nog klantgerichter kunnen maken, en helpt nieuwe regelgeving vertalen naar de praktijk.
- Je werkt graag met digitale tools zoals Power BI en vooral Excel - kennis van Excel is daarbij een echte troef. Binnen de dienst personeelsadministratie werken we daarnaast met PersonA en E-blox.
- Je communiceert helder, gaat discreet en diplomatisch om met vertrouwelijke info, en draagt bij aan een fijne teamdynamiek.
- Je houdt het hoofd koel tijdens drukke momenten en weet ook in piekperiodes het overzicht te bewaren.
- Je werkt zelfstandig en nauwkeurig, en neemt ook routineuze taken met zorg en toewijding op.

Verder heb je een bachelor diploma of gelijkwaardige ervaring[1].

Wat bieden wij jou?
- Een voltijdse opdracht als contractueel bediende die start op 18 augustus 2025. Je krijgt 2 opeenvolgende overeenkomsten van telkens één jaar die na positieve evaluatie overgaan naar onbepaalde duur.
- Een loon in functie van je competenties en ervaring binnen het groeipad B21-B31 (equivalent van de weddeschalen 592-584-594). Klik hier voor meer info. Weet dat nuttige beroepservaring buiten het onderwijs ook kan meetellen voor je anciënniteit.
- Je sluit aan bij het team Personeelsadministratie. Een gepassioneerd, warm en divers team dat zich dagelijks inzet voor een optimaal verloop van haar werkzaamheden
- Een omgeving waarin je veel ruimte en verantwoordelijkheid krijgt om je opdracht uit te voeren.
- Drie keer per academiejaar organiseren we een KdG-brede onthaaldag waar je KdG als organisatie beter zal leren kennen. Daarnaast krijg je ook de kans om gebruik te maken van een ruim intern en extern opleidingsaanbod.
- Ons engagement dat we continu bouwen aan een inclusieve werkomgeving waar iedereen zichzelf kan zijn en van elkaar kan leren. We geloven sterk in de kracht van verschillen en complementariteit en zijn ervan overtuigd dat een diverse pool van collega’s en een inclusieve context ons allemaal beter, sterker en talentvoller maken.
- Voordelen zoals flexibele werktijden, mogelijkheid tot hybride werken, een laptop (vanaf 30% opdracht), een mooi aantal vakantiedagen (45 dagen voor een voltijdse opdracht[2]), een internetvergoeding van 20€ per maand, een lerarenkaart die je tal van voordelen biedt en de optie van een hospitalisatieverzekering aan een gunstig tarief.
- Woon-werkverkeer via openbaar vervoer vergoeden we voor 100% en als je met de fiets komt, krijg je 0,27€ per km.

Interesse? Vertel het ons

Ga naar ‘bekijk onze vacatures’, klik op de gewenste vacature en vervolgens op de ‘solliciteer nu’ knop. We zijn benieuwd naar je parcours en motivatie.

Wat zijn de volgende stappen?
- De 2de ronde bestaat uit een gesprek (dit plannen we op 16 juni in de voormiddag op campus Zuid )

Specifieke