Assistant(E) Administratif Et de Direction

**Offre d’emploi Assistante administrative / Secrétaire en 4/5 ème et en vue d'un temps plein par la suite.**

Fix & Swap, une société de réparation de téléphones, tablettes, pc et consoles, présente dans ce secteur depuis 2 ans est à la recherche d’une assistante administrative/secrétaire pour compléter son équipe et dont le lieu de travail se situe à Ath.

Voici un aperçu non exhaustif des tâches en détails auxquelles vous pourriez être confrontée au quotidien dans ce poste:
**Organisation de l'accueil et gestion, suivi et archivage**:

- Préparer et organiser les réunions et les événements internes à l’entreprise
- Gérer les agendas et les courriers électroniques des membres de la direction
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus de réunions
- Gérer les dossiers et les documents confidentiels
- Organiser les déplacements et les réservations d'hôtel pour les membres de la direction
- Mise à jour du planning, des absences et des horaires des employés
- Gérer les contacts avec les clients, les fournisseurs et les partenaires
- Préparation, création et mise à jour des documents administratifs et de communication avec la clientèle en magasin
- Préparer les documents de correspondance, les courriers, les mails et les fax
- Assister dans la gestion des projets spéciaux
- Aider à gérer l’archivage et le suivi des comptes payables, des factures et des dépenses de l’entreprise et la comptabilité quotidienne et annuelle de l’entreprise.
- Archivage et classement de documents, physiques et électroniques
- Préparer les documents de clôture de compte annuel (Bilan) et les états financiers détaillés pour chaque point de vente pour les réunions de direction
- Gestion et suivi des documents concernants les différents collaborateurs de l’entreprise (Aides de l’état, note de frais, vacances, UCM, validation des paies, etc )
- Rédaction et mise en place de procédures suivant réalisée suivant les besoins en interne.
- Suivi hebdomadaire des chiffres des magasins et mise en place de solutions pour les améliorés ou assurer leurs rentabilités en association avec ses supérieurs.

**Communication**:

- Gestion de la boîte mail et du courrier entrant et sortant
- Gestion des appels téléphoniques liés à la partie administrative
- Création de devis pour les clients suivant leurs demandes et sur base d’une base de donnée Odoo.
- Gestion et suivi des devis et des factures pour les clients BtoB et les partenaires. Faire des rappels si nécessaire.
- Réalisation de capsule vidéo pour les réseaux en tant qu’ actrice / intervieweuse (à déterminer 4 à 5 fois par an maximum) et supervision des plans de communication avec le/la gestionnaire en communication / CM.
- Participation aux réunions BtoB / cercles d’entrepreneurs, networking, conférences avec son supérieur en charge du BtoB. Démarchage de nouveaux partenaires lors de ses réunions/networking et prise de note si nécessaire.
- Prise de contact avec des Youtubeurs et influenceurs et réponses aux avis Google/FB.

**Soutien administratif et logistique**:

- Effectuer les commandes auprès des fournisseurs / Création de bons de commande dans le logiciel Odoo.
- Assurer la maintenance des appareils de la centrale et/ou lié à sa fonction.
- Participer aux actions liées à l'aménagement et à l’ouverture de futurs magasins.
- Analyse primaire de la concurrence et des prix pratiqués dans les zones de nos magasins.
- Assister dans la gestion des ressources humaines, y compris les entretiens d'embauche, les contrats de travail, les avertissements.
- Assurer les MAJ des articles sur Odoo, des prix et du site web en coordination avec le préposé à cette tâche.

**Autonome**, **débrouillard(e)**, **responsable**, **ponctuel(le)**, ordonné, résistant au stress, **motivé(e)**. Ces mots font partis de vos qualités.

**Permis B** et maîtrise du **Français et de l'Anglais demandé**, des bases conversationnelles en Néerlandais est un gros plus

Vous maîtrisez totalement ou en partie le logiciel **Odoo et Winbooks **? Si ce n’est pas le cas nous pourrons vous former.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 6 mois

Salaire : 1 650,74€ à 1 900,00€ par mois

Avantages:

- Chèques repas
- Éco-chèques
- Événements d'entreprise
- Formations en entreprise
- GSM de fonction
- Indemnité kilométrique
- Ordinateur de fonction
- Remboursement des frais de téléphone
- Uniformes fournis

Programmation:

- Disponible le week-end
- Lun-Ven
- Travail de jour

Types de primes et de gratifications:

- 13ème mois
- Pécule de vacances

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- 7800 Ath: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Optionnel)

Formation:

- Certificat de l'enseignement secondaire supérieur (CESS) (Optionnel)

Expérience:

- Secrétariat: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Néerlandais (Optionnel)
- Anglais (R