Préposé Guichet Etat Civil Fr-nl

**La société**:
L’administration communale de Jette se donne pour mission de créer un environnement accueillant centré sur la qualité de vie des citoyens.

Pour ce faire, elle s’engage notamment à assurer les services administratifs, à garantir un cadre de vie sécurisant où il fait bon vivre, à proposer des infrastructures et des activités éducatives, sportives et culturelles, à organiser et soutenir des animations qui font de Jette une commune conviviale et à favoriser une dynamique de développement économique et de solidarité.

La commune de Jette promeut la diversité et l’inclusion au sein de son personnel. Les qualités humaines sont déterminantes, et ce, indépendamment de l’âge, de l’origine, du handicap, du genre ou de l’orientation sexuelle.


**Fonction**:
**MISSION**

Jouer le rôle d’interface entre les usagers d’une part et l’administration ou d’autres institutions d’autre part. Spécifiquement, renseigner le public, exécuter des missions de surveillance, ou effectuer des contrôles.

Le/la préposé e au guichet Etat-civil est chargé(e) d’accueillir, d’informer, d’identifier les besoins du citoyen en l’accompagnant et le conseillant au mieux dans ses démarches administratives. Il/Elle participe à la tenue et à la mise à jour de la Banque des données d’actes d’Etat civil belge (BAEC) en respectant les prescrits légaux. Le/La préposé e au guichet représente le lien entre l’administration et le citoyen, il/elle le renseigne et le rassure face à la difficulté et à la complexité de la législation.

**ACTIVITES PRINCIPALES**

**Accueillir, informer, renseigner sur toute demande relative à l’Etat civil**
- Accueillir, clarifier la demande, renseigner et informer le public
- Analyser et traiter les demandes du citoyen
- Renseigner le citoyen sur les procédures, les règlements et le suivi des dossiers
- Veiller au respect des règlements et procédures
- Guider et orienter le citoyen vers d’autres services si nécessaire
- Assurer le suivi de l’information obtenue et le transmettre au citoyen ou aux services concernés.

**Assurer la gestion administrative des dossiers (naissance, mariage, décès, demande d’acquisition de la nationalité belge, certificats et attestations divers)**
- Préparer, analyser et suivre les dossiers (collecte d’informations, documentations diverses, mise à jour et rédaction de documents) et délivrer les documents administratifs aux usagers
- Contrôler l’authenticité et la validité des données et des documents reçus (actes étrangers)
- Délivrer les documents administratifs
- Traiter des demandes de nationalité belge
- Traiter les demandes de changement de prénom
- Traiter les demandes de changement des sexe
- Traiter les jugements réceptionnés du greffe du Tribunal de la Famille ( Divorces, Actes rectificatifs, contestation de paternité, adoption...)
- Traiter les transcriptions d’actes étrangers (mariage, naissance )
- Enregistrer des déclarations de naissance, de reconnaissance, de mariage, de nationalité ou de décès
- Traiter les demandes relatives au cimetière (Concessions)
- Traiter les demandes d’actes d’Etat civil (autres communes, mails, irisbox)
- Assurer le suivi administratif des dossiers
- Rechercher et actualiser les informations législatives et règlementaires nécessaires à l’exercice de la fonction.

**Profil**:
**Conditions d’accès**

CESS ou CESI ou CESDD

**Compétences recherchées**:
**_ Savoir_**
- Organisation et fonctionnement d’une commune
- Territoire jettois
- Connaissance de la législation et des règlements en rapport avec la fonction
- Connaissance des techniques de base en matière d’accueil

**_Savoir-faire_***
- Compétences linguistiques : Français-Néérlandais
- Compétences techniques (savoir-faire) liées au métier : opérations mathématiques simples
- Compétences rédactionnelles : rédaction de messages, communication claire et structurée

**_Savoir-être_***
- **Communiquer**
- **Gérer ses émotions**
- **Coopérer**
- **Structurer son travail**:

- **Faire preuve d’autonomie et d’initiative**
- **Gérer les conflits**
- **S'adapter**
- **S'affirmer**
- **S’auto-développer**
- **Trouver des solutions**

**Langue**:
**Français - néerlandais**

Disposer du brevet linguistique Selor, écrit (article 8) et oral (article 9) ou être disposé à le réussir

**Offre**:
**Nous offrons**
- Contrat de remplacement à plein temps
- Horaire de guichet : de 8h30 à 13h00 du lundi au mercredi + vendredi, et de 13h à 19h00 le jeudi.
- Rémunération brute adaptée à l’index actuel à l’échelle barémique de niveau C (niveau CESS - Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur) ) sans ancienneté : 1.940,53€
- Valorisation de l’ancienneté sur base des attestations d’occupation des employeurs précédents pour les fonctions antérieures utiles
- Chèques-repas
- Prime linguistique en cas d’obte