Secrétaire Médicale

**Description de l’entreprise
**Effectuer des travaux de secrétariat afin de soutenir administrativement les directions, les responsables des unités et les travailleurs de l'institution

**Description de la fonction
**¿ Répond aux appels téléphoniques entrants, les filtre, donne les renseignements d'ordre courant et transfère les appels si nécessaire.

¿ Trie la correspondance entrante

¿ Dactylographie les directives données

¿ Assure la prise et le suivi des rendez-vous

¿ Accueille les visiteurs et les oriente

¿ Fait le classement du courrier, de la documentation et des archives

¿ Etablit les factures mutuelles, patients, Cpas

¿ Envoie des courriers postaux (rapports médicaux, factures patients, SMR, fiches de paie...)

¿ Assure le classement du service

¿ Assure l'organisation de réunions internes et externes (réunions, AG, conférences médicales...)

¿ Complète des formulaires et des documents

¿ Contrôle les documents administratifs remis par le patient lors de l'admission et signale des problèmes éventuels

¿ Rassemble les données médicales, les encode et les enregistre dans les systèmes

¿ Contacts réguliers avec les mutualités

¿ Participe à l'élaboration du rapport d'activités

¿ Gère l'économat en collaboration avec ses collègues : effectue diverses commandes dont le matériel de bureau, suivant le stock et après approbation des directions

¿ Suit les livraisons des biens et les contrôle

¿ Collabore avec la comptable responsable de la vérification des comptes ¿Encode si nécessaire des factures de vente, prestations, frais divers...

¿ Encode et/ou enregistre diverses données statistiques.

**Description du profil
**Connaissances et savoir-faire

¿ Sait travailler avec les outils informatiques nécessaires
- Possède des aptitudes administratives et de communication écrite
- Possède des aptitudes en matière d'accueil téléphonique
- Connaît les procédures et le fonctionnement de l'institution
- Possède des aptitudes en organisation et en planification
- Possède une très bonne maîtrise de l'orthographe
- Connaissance du néerlandais souhaitée

Gestion d'équipe

Communication

¿ Capacité d'écoute
- Echanges de l'information avec les travailleurs, patients, visiteurs, médecins, mutuelles...
- Se concerte avec les collègues en ce qui concerne l'organisation journalière du travail

Résolution de problèmes

¿ Fait appel aux collègues, au responsable ou au médecin en cas de problèmes liés aux patients
- Contacte le responsable en cas d'anomalies ou de nécessité
- Contacte le service concerné lorsqu'il manque des données

Responsabilité

¿ Est précise et ponctuelle
- Possède des capacités en organisation et fait preuve d'ordre dans la réalisation du travail
- Exécute les tâches de manière indépendante et rapporte régulièrement au responsable hiérarchique à ses collègues
- En réfère au responsable hiérarchique pour tout problème inhabituel
- Est discrète avec les informations confidentielles

**Avantages du poste
**Facteurs d'environnement

¿ Travail sur écran (+80%) est une exigence à l'exercice de la fonction

Horaire

38 heures par semaine

Risques du poste

¿ Contact avec un public fragilisé
- Ergonomie
- Vue

**Informations supplementaires**
Lieu de travail Berchem-Sainte-Agathe, Belgique

Type de contrat : Travail