Hub Coördinator

**Our client is **a major player in home parcel delivery (62 million parcels delivered in France in 2020) Due to its success in France and within the framework of its internationaldevelopment, our client is recruiting a **HUB Coordinator (Leading a team of +/- 10 FTE's)** The position is based in **Willebroek** / Belgium (One day per week of homeworking) Our client is the specialist in home and relay parcel delivery for private individuals, within 24H. A major player in the last mile and a benchmark brand in parcel delivery, our client offers a service that includes the collection of parcels from e-retailers right up to the final delivery. The biggest e-commerce players have chosen them for the quality of their services, their flexibility and their innovative services. As the quality of service is their priority, their client has developed over time an offer that meets the expectations of both customers and recipients. **Wat is mijn rol?** "Ik ben de persoon die belast is met het organiseren van de sortering van de pakjes en ervoor te zorgen dat ze worden uitgeleverd door de partners-onderaannemers met inachtneming van de verplichte termijnen, kostprijs en veiligheid" **Met wie werk ik samen ?** Onder het toezicht van de Hub/Agentschapsmanager werk ik in nauwe samenwerking met de supportteams van de het Agentschap (RSR/SRC) om de kwaliteitsuitdagingen door te geven aan de onderaannemers op de laad-/loskade. **Werkregime** Er zijn verschillende shiften waaruit gekozen kan worden. Zowel volcontinu systeem als vaste shift ligt binnen de mogelijkheden. Dit bespreken we graag op het kennismakend gesprek. **Wat zijn de uitdagingen van de functie**: - Goed beheren van eindproces overdracht DSP - Sturen en optimaliseren van de Hub/Agentschap - Beheren van de kadeteams - Doen naleven van de gezondheids - en veiligheidsregels **Wat zijn mijn opdrachten ?** 1. Met betrekking tot het goed beheren van de vertrekken: - Zich ervan vergewissen dat de HUB besturingsinstrumenten operationeel zijn bij het begin van de shift (check sorteermachine en badge registratie systeem ) - Opmaken van alle nodige documenten, vrachtbrieven en administratie voor de onderaannemers. - Zich ervan vergewissen dat alle materiële middelen voor uitlevering aanwezig zijn - Alles in het werk stellen om de in-out flow te beveiligen en te zorgen voor een optimale traceerbaarheid - Uitvoeren van tegenstrijdige controles bij de vertrekken (ontvangen in agentschap versus ontvangen DSP) om zo de flow een maximaal te beveiligen - Zich ervan vergewissen dat alle laad - en verkeersinstructies op de kade door iedereen wordt nageleefd - De onderaannemers en interne staff die de processen niet naleven een nieuwe omkadering/coaching bezorgen 2. Met betrekking tot het sturen en optimaliseren van de Hub/Agentschap: - Het tijdschema opstellen voor de handelingen op de kade en alle procedures laten naleven. - Opstellen van een pendelschema met optimalisering van de verschillende verplichtingen (financieel, logistiek, HR ) - Analyseren van de kwaliteitsindicatoren van alle leveringen (ontvanger DSP, Parcel Shop ) en formaliseren van alle actieplannen. - Aansturen van de productiviteit - Aansturen van de pendelkosten en de sorteerkosten - Controle uitvoeren van de verplichte documenten van de onderaannemers bij het laden/lossen op de kade - Vastleggen van de sorteerplannen en alle aanpassingen hieromtrent. - Opvolgen van de voorraad Hub/Agentschap (verbruiksmateriaal, EPI ) - Uitvoeren van audits (Health & Safety, Process, etc.) 3. Met betrekking tot het beheren van de kadeteams: - Evalueren van alle hulp en materiële middelen die nodig zijn in functie van de geraamde volumes - De kadeteams aanwerven en daarbij indien nodig beroep doen op uitzendkrachten - De teams sensibiliseren/sanctioneren en nieuwe omkadering/ coaching uitvoeren indien nodig - Dagelijks de werktijd van de kadeteams opvolgen (werkfiches, afwezigheden, modulatie, nachturen) - Dagelijks operationele meeting met de kadeteams en collega’s (toolbox meeting / continuous improvement) - Dagelijkse briefing met de Hub/Agentschap Manager(s) - Jaarlijkse personeelsgesprekken uitvoeren met de kadeteams 1. Doen naleven van de gezondheids - en veiligheidsregels voor goederen en medewerkers - Wekelijks een gezondheids - en veiligheidsaudit uitvoeren en samen met de Hub/Agentschap-manager(s), plannen opvolgen voor corrigerende acties en /of maatregelen - Laten naleven van alle veiligheidsregels op en rond de kade bij alle werknemers en externe partners ( DSP en chauffeurs en bezoekers) - Zich ervan vergewissen dat het gebruikte materiaal geen risico inhoudt voor de medewerkers - Zich ervan vergewissen dat het onderhoud van de sorteermachine dagelijks correct gebeurt - Gericht onderzoek uitvoeren bij het kadepersoneel in verband met diefstal **Over welke vakkennis moet ik beschikken?** **Kennissen** - De basisregels inzake gezondheid en veiligheid - Een aanwervingsgesprek kunnen voer