Medewerker Aankoop en Budgettering

**FUNCTIEPROFIEL
**Functie: Medewerker aankoop en budgettering
**A. Functiebeschrijving
1. Doel van de functie

Je staat in voor het beheer en de behandeling van aankopen en overheidsopdrachten zodat dossiers efficiënt,
wettelijk correct en klantvriendelijk verlopen. Daarnaast zorg je voor de opmaak, opvolging en beheersing van
budgetten van de verschillende teams en afdelingen.

2. Plaats in de organisatie
- Jouw leidinggevende is de teamcoach financiën.
- Je maakt deel uit van het team financiën (boekhouding, facturatie, bewonersadministratie, aankoop en

budgettering, personeelsdata en subsidiebeheer).
- Je wordt ondersteund en gecoacht door HR IGL.

3. Kwalificatievereisten
- Diploma van bachelor of graduaat bij voorkeur in een boekhoudkundige of financiële richting.
- Ervaring met betrekking tot aankoopprocedures, budgettering en overheidsopdrachten.

4. Resultaatgebieden en taken
- _Resultaatgebied 1: _

Ontwikkelen, implementeren en optimaliseren van een overkoepelend aankoopbeleid voor alle in te
kopen producten en goederen dat wettelijk, efficiënt en op maat van de organisatie is.
- Voornaamste taken: _
- Opvolgen van actuele ontwikkelingen op vlak van aankoopbeleid
- Ontwikkelen van een visie en systematiek over hoe het aankoopbeleid binnen de organisatie kan
- ingezet worden- Structureren en efficiënter maken van de onderliggende (administratieve) processen in de
- gehele organisatie die gelinkt zijn aan het aankoopbeleid- Uitwerken van instrumenten ter ondersteuning van aankoopprocedures
- (Mee) opstellen van een beleidsplan met visie en doelstellingen
- _Resultaatgebied 2: _

Beheren en uitvoeren van de administratieve en wettelijke procedures in het kader van concrete
aankoopdossiers.
- Voornaamste taken: _
- Beheren en opvolgen van aankoopdossiers en -contracten
- Fungeren als contactpersoon inzake het aankoopbeleid voor firma’s, andere organisaties,
- overheden, etc.- Afstemmen met collega’s die verantwoordelijk zijn voor een bepaald domein zodat de concrete

verwachtingen en behoeften inzake kwaliteit, producteigenschappen, hoeveelheden,
levertermijn, etc. duidelijk zijn
- Toepassen van de reglementering voor overheidsopdrachten
- Voeren van onderhandelingen met leveranciers, eventueel samen met de inhoudelijk

verantwoordelijke
- Maken van prijsafspraken met leveranciers
- Administratief afhandelen van het totale aankoopproces bv. doorgeven van bestellingen,

registreren, controleren van facturen, etc.
- _Resultaatgebied 3: _

Zorgen voor een boekhoud-technische en administratieve ondersteuning van de periodieke opmaak en
aanpassingen van budgetten.
- Voornaamste taken: _
- Meewerken aan de beleidscyclus (ondernemingsplan)
- Samen met de teamcoach financiële middelen de coördinatie doen van het periodieke proces
- dat voorafgaat aan de goedkeuring van de budgetten- De diensten ondersteunen bij het opmaken van hun budgetvoorstellen
- De budgetvoorstellen boekhoudkundig vertalen- _Resultaatgebied 4: _

Ervoor zorgen dat de diensten het goedgekeurde budget correct uitvoeren zodat de boekhouding steeds
een getrouw beeld vertoont.
- Voornaamste taken: _
- Ervoor zorgen dat de collega’s van de financiële dienst voldoende op de hoogte zijn van het

budget en het boekhoudplan zodat de registraties in de boekhouding correct gekoppeld zijn aan
het budget
- Waken over de correcte toepassing van de budgetsleutels bij de opmaak van bestelbonnen door

de diverse diensten
- De budgetsituatie permanent opvolgen
- Op regelmatige basis rapporten trekken over de stand van de budgetten- _Resultaatgebied 5: _

Ondersteunen van de collega’s van de financiële dienst bij in de uitvoering, controle en rapportering van
de algemene en de analytische boekhouding van IGL en de bewonersadministratie.
- Voornaamste taken: _
- (Ondersteunen in) de correcte uitvoering van de boekhouding, rekening houdend met de

eigenheid van de intercommunale (IGL) en met de reglementering van de subsidiërende
overheden en de wettelijke verplichtingen
- Registreren van financiële verrichtingen en andere boekingen
- Opmaken en controleren van inkomende en uitgaande facturen en creditnota’s
- (Ondersteunen in) de eindcontrole van de maand-, de kwartaalafsluitingen en van de
- jaarrekeningen- (Ondersteunen in) het opstellen van de balans
- (Ondersteunen in) het opmaken van de jaarrekening en toelichtingennota
- Bijhouden van het klassement van boekhoudkundige stukken
- _Resultaatgebied 6: _

Bevorderen van de eigen professionele ontwikkeling zodat de kwaliteit van de dienstverlening
gegarandeerd wordt.
- Voornaamste taken: _
- Volgt berichtgeving rond disciplinegebonden onderwerpen en trends op en communiceert

hierover
- Gaat op zoek naar relevante (achtergrond)informatie binnen de organisatie of in de externe

omgeving
- Volgt de nodige opleidingen en integreert deze in het eigen handelen
- Doet voorstellen om de dienstverlening aan te passen in functie van de wijzigende
- ontwikkelingen- Vervult een actieve rol op h