Administratief Medewerker Aankoopdienst

**Bedrijf**

**VIVES is een hogeschool waar een gemotiveerd team van 1500 personeelsleden dagelijks werkt aan de toekomst van meer dan 17.000 studenten. De hoofdopdracht van de hogeschool is het verstrekken van onderwijs, maar daarnaast is er ook een uitgebreid team van onderzoekers, administratieve en logistieke medewerkers aan de slag in VIVES. Als pionier van afstandsonderwijs in het Vlaamse landschap heeft de hogeschool haar reputatie als innovatieve instelling niet gestolen.**

**Functiebeschrijving**
- Je verleent bijstand om overheidsopdrachten voor ter bereiden en bestellingen te plaatsen volgens de wettelijke en interne procedures;
- Je geeft ondersteuning en advies aan interne medewerkers;
- Je helpt bij de voorbereiding van interne en externe communicatie over de individuele dossiers;
- Je werkt administratief mee aan het opmaken en actualiseren van de procedures inzake overheidsopdrachten;
- Je ondersteunt bij de opmaak van raamcontracten op basis van gegevens uit de boekhouding en in overleg met de stakeholders;
- Je helpt bij de voorbereiding van aankoopdossiers en onderhandelingen met leveranciers;
- Je helpt mee bij de registratie, klassering en archivering van aankoopdossiers;
- Je helpt mee bij de opstelling en opvolging van een aankoopkalender;
- Je rapporteert aan de coördinator aankoop;
- Je helpt mee met de gegevensadministratie inzake raamovereenkomsten;
- Je helpt mee bij de controle van facturen en communiceert aanpassingen aan de leverancier en de boekhouding;
- Je helpt actief mee aan contractbeheer;
- Je voert administratieve taken uit.

**Profiel**
- Je beschikt over een bachelordiploma (bij voorkeur bedrijfsmanagement, andere bachelordiploma’s ook toegelaten) of een diploma secundair onderwijs met voldoende aantoonbare relevante ervaring in een administratieve functie;
- Je bent bereid bepaalde administratieve software pakketten in verband met overheidsaankopen aan te leren;
- Je hebt degelijke kennis van en ervaring met de courante Office-pakketten (Word - Excel - PowerPoint - Outlook) en het leren gebruiken van andere software schrikt je niet af;
- Je bent bereid (waar nodig) je te verplaatsen naar de verschillende campussen van VIVES;

**Functiespecifieke competenties**
- Een systematische manier van werken blijkt uit jouw planning en organisatie. Je werkt projectmatig en denkt hierbij analytisch en logisch.
- Jouw contactvaardigheid blijkt uit jouw inlevingsvermogen, de kunst om samen te werken en open te communiceren.
- Je bezit vakdeskundigheid en bent bereid deze ook verder te optimaliseren.
- Je ondersteunt en begeleidt anderen.
- Je bent sterk in het geven van advies, het argumenteren en onderhandelen.
- Jouw coachende vaardigheden blijken uit het stimuleren en enthousiasmeren van medewerkers om zichzelf verder te ontwikkelen.
- Je actualiseert door vooruit te kijken en in te spelen in op ontwikkelingen in de maatschappij.
- Je werkt nauwgezet en hebt oog voor detail.
- Je kan vlot beslissingen nemen rekening houdend met diverse factoren.
- Je werkt vernieuwend/innovatief.
- Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.
- Je gaat constructief kritisch te werk.

**Loon**
Salarisschaal barema B11 (581) voor een bachelordiploma of barema C21 (579) voor een diploma secundair onderwijs van het Departement Onderwijs.

Naast extralegale voordelen, zijn er nog tal van andere zoals een leuke werksfeer en werken voor een organisatie die de breinen van morgen ondersteunt in hun ontwikkeling.

**Contact**
Inhoudelijk:
de heer Lieven Vandebuerie, directeur infrastructuur en facilities,

Administratief:
mevrouw Isabel Steen, medewerker HR administratie,