Administratief Medewerker Secretariaat

Studieniveau
- Hoger secundair- Graad
- Assistent
- Plaats van tewerkstelling
- PZ HEIST
Kloosterstraat 1, 2220 Heist-op-den-Berg
- Uiterste inschrijvingsdatum
- 19.05.25
- Referentienummer
- 121882/S6N

**Jobomschrijving**:
**Bestaansreden van de functie**

Volgens de korpsrichtlijnen staat de administratief medewerker secretariaat in voor:

- Ondersteuning gerechtelijke administratieve
- Administratieve ondersteuning van andere teams van het politiekorps

**Doelstellingen**

Volgende doelstellingen behoren tot het globale takenpakket (deze zijn niet limitatief en kunnen zo nodig gewijzigd worden):

- Bijstaan van het diensthoofd beleidsondersteuning en intern beheer, het diensthoofd operationele steun en informatiebeheer en andere diensthoofden/adviseur in toegewezen administratieve opdrachten
- Deelnemen aan de algemene werking van de politiezone
- Deelnemen aan de uitvoering van het Zonaal Veiligheidsplan en de actieplannen
- Beantwoorden van telefonische, digitale of schriftelijke vragen van burgers of partners en doorverwijzen naar de geschikte dienst met het oog op kwaliteitsvolle dienstverlening
- Actief detecteren, initiëren, onderhouden en verbeteren van professionele contacten met externe en interne partners
- Rapporteren aan het diensthoofd beleidsondersteuning en intern beheer en het diensthoofd operationele steun en informatiebeheer over de lopende werkdossiers en de werking van het team om het gewenst beleid correct op te volgen en bij te sturen
- Signaleren van zowel goede praktijken als verbetervoorstellen aan de leiding met het oog op het optimaliseren van de werking van de dienst of het korps
- Vakkennis en vaardigheden continu verbeteren in het belang van het korps door zelf permanent inspanningen te leveren om ze te actualiseren en bij te werken
- Uitvoeren van de opgedragen taken
- Nauwgezet uitvoeren van taken waarvan men taakhouder is
- Deelnemen aan (verplichte) opleidingen
- (Mede) uitvoeren van toegewezen stappenplannen en de rapportage ervan
- Initiatief nemen en voorstellen suggereren voor de vermindering van de administratieve werklast in de werkprocessen
- Zorg dragen voor en controle van de staat en de uitrusting van het gebeurlijk ter beschikking gestelde materiaal en dienstvoertuig(en) zowel voor als na het gebruik en rapportering van eventuele gebreken via de geijkte kanalen voor einde dienst
- Bewaken van de missie, visie en waarden van de politiezone

Specifieke doelstellingen
- In één van de volgende actiedomeinen/items ben je aangewezen als taakhouder, maar je bent in staat om beide items uit te oefenen bij afwezigheid van de desbetreffende taakhouder
1 verwerken en beheren van de inkomende en uitgaande (administratieve) briefwisseling in module ISLP briefwisseling
2 onder functioneel gezag van OPSI het administratief verwerken en beheren van de inkomende en uitgaande
gerechtelijke documenten in module ISLP
- Beheer van uitschrijving van briefwisseling en (indien nodig) inscannen van toe te voegen documenten op vraag van het diensthoofd beleidsondersteuning en intern beheer, het diensthoofd operationele steun en informatiebeheer en de korpschef
- Frankeren van briefwisseling en indien nodig aflevering bij Bpost
- Uitvoeren van de door het diensthoofd beleidsondersteuning en intern beheer, het diensthoofd operationele steun en informatiebeheer en door de korpschef gedelegeerde dossiers
- Bewaken van de afbakening van opdrachten in overleg met de betrokken diensthoofden en/of de korpschef
- Dagelijkse communicatie voeren met collega's aangaande lopende dossiers en bij eventuele werkingsproblemen terugkoppeling naar de betrokken diensthoofden
- (Mede) verantwoordelijk zijn voor de statistieken aangaande het secretariaat
- Beheer van het klassement, het archief en de documentatie van het secretariaat
- Kwaliteitsbewaker van de administratieve afhandeling van de dossiers in ISLP (openstaande stukken, statussen,...)
- Manueel en digitaal archiveren van administratieve en gerechtelijke dossiers (Archipol)
- Verzorging van de interne postbedeling (in en uit)
- Bijstand aangaande logistieke ondersteuning (vb. klaarzetten zaal selectiecommissie, eedaflegging, interne vergadering,...)