Beleidsmedewerker Onderwijs- en Studentenadministratie

**1 - Werken bij de VUB**:
Ben jij onze **beleidsmedewerker**die graag de tanden zet in** onderwijs
- en studentenadministratie** en uitkijkt naar een volgende stap in de loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar **nieuw talent** om samen mee te groeien.

De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met zo’n **4000 medewerkers** zijn we de **grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;**een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van **EUTOPIA**, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

**2 - Functiebeschrijving**:
Voor onze** faculteit Geneeskunde & Farmacie zoeken we een beleidsmedewerker 'onderwijs
- en studentenadministratie'**, verantwoordelijk voor de **algemene coördinatie en het dagelijks beheer van deze administratie**. In samenwerking met de decaan, directeur bevoegd voor onderwijs en collega's van het faculteitssecretariaat zorg je voor een **vlotte studenten
- en onderwijsadministratie en werk je aan de beleidsontwikkeling** binnen deze domeinen.

Dit is een greep uit jouw takenpakket:

- Je geeft leiding en sturing aan de medewerkers en werkzaamheden binnen de facultaire onderwijs
- en studentenadministratie; Je bent hierbij verantwoordelijk voor de organisatie, coördinatie, planning en werking met inclusie van de permanentie;
- Je bent verantwoordelijk voor het opzetten en beheren van processen, systemen en documentenbeheer om de dagelijkse werking te ondersteunen, te faciliteren en te professionaliseren. Je bevordert een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering binnen en buiten de faculteit. In deze functie stippel je een digitaal beleid uit waarbij de digitalisering van administratieve en ondersteunende processen centraal staat, met bijzondere aandacht voor procesoptimalisatie en standaardisering;
- Je geeft advies en ondersteunt belanghebbenden en betrokkenen binnen de faculteit over beleidsvragen en - thema’s op het gebied van reglementen, compliance en procedures gerelateerd aan onderwijsadministratie;
- Je coördineert en optimaliseert processen en activiteiten binnen de onderwijs
- en studentenadministratie zoals (niet limitatief): curriculumwijzigingen, deliberaties, uur
- en examenroosters, inschrijvingen, vrijstellingen, overmachten, PhD-administratie, enz
- Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de overkoepelende opleidingsraad en coördineert de opvolging van de daaraan gerelateerde processen met de centrale/facultaire reglementering (onderwijs
- en examenreglement);
- Je bereidt de actiepunten voor de facultaire bestuursorganen voor en zorgt nadien voor de opvolging ervan;
- Je neemt deel aan facultaire bestuursorganen met raadgevende stem om bij te dragen aan een vlotte en correcte bedrijfsvoering, en je staat in voor de tijdige uitvoering van besluiten;
- Je ondersteunt de directeur bevoegd voor onderwijs binnen de faculteit met het ontwikkelen, implementeren, evalueren en bijstellen van het beleid rond deze materie.

Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden, **[in combinatie met thuiswerk].**

**3 - Profiel**:
Wat verwachten wij van jou?
- Je beschikt minstens over een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring;
- Je hebt ervaring in het aansturen, evalueren en motiveren van een team,
- Je bent idealiter vertrouwd met de academische wereld en hebt een inzicht in de onderwijsstructuren;
- Kennis van facultaire reglementen en procedures is een troef;
- Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en het Engels.
- Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS Office, Outlook,...) zijn excellent, en je bent bereid je bij te scholen in de relevante softwaretoepassingen voor de uitvoering van de functie;
- Je bent proactief, sterk in coördinatie en je bent in staat om tijdig problemen te detecteren en een efficiënte oplossing voor te stellen;
- Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt of bij een tegenslag;
VUB wil een** weerspiegeling zijn van de maatschappij** waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

**4 - Aanbod**:
Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan** graad 8, 9 of 10.**

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.