Medewerker Onthaal en Administratie

Ben je een geboren telefonist? Heb je ervaring in het telefonisch te woord staan en verder helpen van je klanten? Dan is deze job zeker iets voor jou.
**Doel van je functie**
Als medewerker onthaal en administratie verzorg je het fysiek en telefonisch onthaal voor het contactpunt waar je werkt. Je verwijst bezoekers en partners correct door. Je ondersteunt onze organisatie administratief op een kwaliteitsvolle wijze. Voor deze taak word je 60% ingezet.

Daarnaast word je voor 40% ingezet als matcher in het kader van het project Taalhulp Mechelen. Dit is een initiatief van het AgII, op vraag van stad Mechelen. Het is een aanvullend aanbod op onze dienst Sociaal Tolken en Vertalen. Dankzij het project kunnen Mechelse scholen, diensten en organisaties een beroep doen op vrijwillige tolken. Zij assisteren bij de communicatie met anderstaligen die weinig of geen Nederlands kennen. Als matcher registreer je de vraag naar een taalhulp. Die match je met het aanbod van beschikbare taalhulpen.
- _Je verantwoordelijkheden Medewerker onthaal en administratie _*

**Hoofdtaak: kwaliteitsvol onthaal van de klanten**
- Je ontvangt de klant en verduidelijkt de specifieke reden van het contact of bezoek. Je zoekt de klant op in het online opvolgsysteem.
- Je maakt een afspraak met een consulent Nederlands leren of trajectbegeleider of verwijst door naar een contactpersoon (intern of extern).
- Waar mogelijk, beantwoord je al vragen van klanten, vooral van praktische en administratieve aard.
- Je informeert inburgeraars of anderstaligen als een afspraak geannuleerd wordt, bijvoorbeeld wegens ziekte.

**Gegevens en informatie verzamelen en verwerken**
- Je verwerkt basisinfo en persoonsgegevens van de klant in een online opvolgsysteem.

**Algemene ondersteunende taken uitvoeren**
- Je beheert de voorraad van klein materiaal, folders, kantoorbenodigdheden, economaat, drukwerk en chromebooks.
- Je ontvangt leveringen.
- Je maakt bestelbonnen op.
- Je maakt documenten op ter ondersteuning van de werking.
- Je legt afspraken vast tussen inburgeraars en consulenten Nederlands leren of trajectbegeleiders. Je informeert de betrokkenen als een afspraak geannuleerd wordt wegens bijvoorbeeld ziekte.
- _Matcher _*
- Je matcht een taalhulp aan de aanvrager (gebruiker) en zorgt voor de registratie van de aanvraag en de prestatie.
- Je neemt regelmatig deel aan werkoverleg.
- Je zoekt een geschikte taalhulp zodra er een vraag is van een gebruiker. Dit gebeurt voornamelijk per mail en soms ook door telefonisch contact.
- Je maakt een prestatiefiche op en stuurt deze naar de gebruiker. De registratie van de match gebeurt in een Exceldocument.

**Je profiel**
- Je hebt een goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels. Het spreken van een andere taal is een pluspunt.
- Je bent klantgericht. Je bent empathisch, geeft de klant informatie en structuur. Je kan deze drie aspecten juist doseren, zowel in fysieke, telefonische als schriftelijke contacten.
- Je weet hoe je een telefonisch gesprek kan voeren met een klant: je begroet hem op een correcte manier, je leidt het gesprek, je vraagt door, je schakelt de klant door of je geeft antwoord op de vraag en je sluit het gesprek correct af.
- Je slaagt erin om het telefonisch onthaal succesvol te combineren met je andere taken.
- Je bent bereid je in te werken in de basisregelgeving voor inburgering en in basisinformatie over Nederlands als tweede taal.
- Je kent de sociale kaart van jouw regio.
- Je bent administratief vaardig en nauwkeurig in het uitvoeren van deze taken.
- Je bent digitaal vaardig en kan vlot MS Office gebruiken: Word, Excel, Outlook, OneNote. Je kan met Teams of gelijkaardige platformen werken.
- Je kan helder en doelgericht communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je kan omgaan met druk en blijft altijd respectvol.
- Je staat open voor diversiteit.
- Je bent flexibel en kan je aanpassen aan een veranderende werkomgeving.

**Wat bieden we jou?**
- Een boeiende job in een team van enthousiaste collega’s.
- Voltijds contract van bepaalde duur voor 1 jaar.
- Een loon volgens barema A2 van het PC 319.01 (verloning op basis van relevante anciënniteit met brutobedragen tussen € 2068,33 en € 3738,07).
- Maaltijdcheques van 6 euro per gewerkte dag.
- Een interessante vakantieregeling: minstens 34 verlofdagen (voltijdse tewerkstelling) en collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
- Hospitalisatieverzekering.
- Groepsverzekering.
- Gratis woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer.

Je standplaats wordt Mechelen. Je bent bereid om je te verplaatsen binnen heel regio Antwerpen. Je eenmaal per week verplaatsen naar Turnhout schrikt je niet af.
**Hoe solliciteer je?**

De gesprekken gaan door in de loop van de maand mei.
**Wie zijn we?**
Het Agentschap Integratie en Inburgering is een Vlaams agentschap dat zich inzet voor een samenleving waarin herkomst geen beslissende rol speelt.

We ondersteunen lokale besturen, organisaties en burgers om beter om te gaan