Administratief Medewerker Bij Dienst

Functieomschrijving

Jouw functie:
Als administratief medewerker bij het zonesecretariaat word jij mee ingezet voor de goede werking van de dienst. Dit houdt o.a. in dat je:

- Ondersteuning biedt bij de voorbereiding en afhandeling van de zittingen van de zoneraad en het zonecollege. Dit betekent dat je
- de organisatorische aspecten, zoals het vastleggen van vergaderzalen, voorbereiden audiovisuele media,op zich neemt;
- de presentatie voor het zonecollege en de zoneraad voorbereidt;
- notuleert tijdens de zittingen van de zoneraad;
- rechten beheert in de besluitvormingstoepassing;
- Aanpassingen aan de typesjablonen doorvoert alsook nieuwe typesjablonen invoert in de toepassing ter verbetering van de kwaliteit van de besluiten.
- de aanvragen in het kader van passieve openbaarheid van bestuur behandelt. Dit betekent dat je:

- aanvragen registreert, ze administratief en inhoudelijk controleert en vervolledigt;
- de aanvragen / dossiers analyseert en eventueel bijkomende informatie inwint;
- de contacten legt die nodig zijn om uw dossiers optimaal te behandelen of uw opdrachten efficiënt uit te voeren;
- de correcte regelgeving, wetgeving en/of methodieken toepast.
- administratieve opdrachten uitvoert die vereist zijn binnen jouw takenpakket. Dit betekent dat je:

- vergaderingen belegt
- planningen opmaakt
- verslagen opmaakt van vergaderingen
- (type)brieven schrijft
- college
- en raadsvoorstellen opmaakt die betrekking hebben op uw opdrachten
- rapporteringen tijdig en correct uitvoert
- project
- en procesmatig werkt

Je zal eveneens ongeveer 2 dagen per week het onthaal bemannen. Dit houdt o.a. in dat je:

- bezoekers ontvangt aan het onthaal;
- informatie verleent aan en vragen verwerkt van interne en externe klanten, zowel telefonisch als in persoon aan het onthaal;
- documenten en formulieren voor de klant invult, verwerkt, doorstuurt en/of opvolgt;
- de vergaderzalen beheert: je zorgt ervoor dat vergaderzalen er uitnodigend uitzien voor de bezoekers en ruimt daarna ook op. Je beheert al het materiaal dat wordt gebruikt voor het vergaderen;
- de inkomende en uitgaande post verwerkt;
- bestellingen plaatst inzake catering, onthaal en recepties;
- relatiegeschenken en gadgets beheert;
- meehelpt bij het organiseren van evenementen (personeelsfeesten / nieuwjaar activiteiten / teambuildings / officiële plechtigheden/ );
- beperkte ontvangsten afrekent en correct registreert;
- bestellingen plaatst bij leveranciers;
- in staat bent onverwachte problemen op een creatieve manier op te lossen
- initiatieven neemt om het onthaal van burgers en bezoekers te verbeteren;
- waakt over de netheid en een onberispelijk uitzicht van de voor de bezoekers toegankelijke delen van de hoofdkazerne, en oog hebt voor de details die de uitstraling van de organisatie in de verf zetten;
De (halve) dagen dat u instaat voor balie en onthaal, zal u werken volgens de openingsuren: 8u00 tot 12u00 - 13u00 tot 16u00.

Deze functie-inhoud is niet limitatief. Er kunnen andere taken gevraagd worden afhankelijk van de vereisten van de dienst en om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen verzekeren.

Profiel

Over jouw competenties:

- je bent zowel mondeling als schriftelijk communicatief vaardig en beschikt over een klantgerichte houding
- je werkt nauwkeurig en komt stipt jouw afspraken na
- je bent een teamspeler en houdt van samenwerken
- je rapporteert gestructureerd en volgens de afspraken en signaleert mogelijke problemen
- je plant jouw opdrachten en houdt rekening met de gestelde deadlines
- je hebt affiniteit met de office programma’s en je beschikt over de nodige PC-kennis.
- je streeft ernaar resultaatgericht en efficiënt te werken
- je bent stresbestendig
- je kan je flexibel opstellen wanneer nodig
- je springt zorgzaam en discreet om met vertrouwelijke en persoonlijke informatie

Deelnemingsvoorwaarden
1. Deelnemingsvoorwaarden voor kandidaten via de procedure van interne mobiliteit

Aan de volgende voorwaarden moet voldaan zijn op het moment van uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure:

- minstens zes maanden graadanciënniteit hebben in zover de proeftijd of de inloopperiode is beëindigd (in dezelfde graad of in een andere graad van dezelfde rang)

2. Deelnemingsvoorwaarden voor kandidaten via de bevorderingsprocedure

Aan de volgende voorwaarden moet voldaan zijn op het moment van uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure:

- een mínimale niveauanciënniteit hebben naar gelang de betrekking waarvoor men zich kandidaat stelt, met name 3 jaar niveauanciënniteit in niveau D of 3 jaar niveauanciënniteit in niveau E of 3 jaar niveauanciënniteit in niveau D en E samen.

3. Deelnemingsvoorwaarden voor kandidaten via de aanwervingsprocedure

Aan de volgende voorwaarden moet voldaan zijn op het moment van uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure:

- Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de betrekking gesitueerd is, overeenkomstig artikel