Digitaal Coördinator

**Opdracht**:

- Voltijdse opdracht voor onbepaalde duur met een salaris en legale voordelen die
overeenstemmen met het functieprofiel en de relevante ervaring. Een samenwerking op
zelfstandige basis is bespreekbaar.
- Een boeiende en veelzijdige functie met verantwoordelijkheid in een dynamische en
enthousiaste werkomgeving.
- Flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerk

**Periode**: Onmiddellijke tewerkstelling

**Plaats van tewerkstelling**: Huis van de Sport, Zuiderlaan 13, 9000 Gent
2 WIE ZIJN WIJ?
De Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw (Gymfed) is vandaag de derde grootste sportfederatie in
Vlaanderen en groepeert meer dan 120 000 individuele leden in zo’n 320 clubs. Een 50-tal
personeelsleden staan in voor de uitbouw van de gymsport in Vlaanderen, de service naar de clubs,
het aanbod voor de recreatie
- en competitiesporter en de begeleiding van topsportgymnasten.
De Gymnastiekfederatie wil haar clubs maximaal ondersteunen en begeleiden en heeft een eigen, op
maat gemaakte club
- en federatieapplicatie ontwikkeld om haar 320 clubs dagelijks te helpen bij de
administratie van hun aangesloten leden en om ook haar eigen administratieve werking efficiënt te
organiseren. Daarnaast werkt Gymfed nog met heel wat andere applicaties (vb. een Trainersapp als
digitale registratietool voor sporters en trainers) en blijft ze op zoek gaan naar opportuniteiten om
haar werking te digitaliseren.
Voor de coördinatie van alle digitale evoluties binnen haar organisatie zoekt Gymfed vandaag een
nieuwe collega. Wil jij de digitale werking van onze federatie naar een hoger niveau tillen? Dan ben
jij de persoon om ons team te vervolmaken
3 FUNCTIEOMSCHRIJVING

**Als digitaal coördinator ben je verantwoordelijk voor**:
Het beheer, de coördinatie en de optimalisatie van de club
- en federatie-applicatie en van
de andere applicaties die Gymfed binnen haar werking inzet (vb. Trainersapp, Live-score
app).
- Je coördineert de samenwerking met de externe digitale en ICT-partners, je bent hun
contactpersoon en volgt hen nauwgezet op.
- Je coördineert de interne samenwerking rond digitale projecten en zorgt voor het
opnemen van intern ownership.
- Je zorgt voor een goede interne projectaanpak op digitaal vlak.
- Je zorgt voor een duidelijke planning, roadmap en bijhorende opvolging.
- Je zorgt voor de nodige voortgangsrapportage.
- Je ondervangt problemen en doet voorstellen naar verbeteringen van de projectaanpak
intern en extern om de digitale ontwikkelingen vlot te laten verlopen voor Gymfed.
- Je zorgt voor een continu verbeterproces in de organisatie om steeds vlotter om te gaan
met digitale projecten.
De coördinatie van de interne analyse van noden rond de club
- en federatie-applicatie en
rond de andere applicaties die Gymfed binnen haar werking inzet (vb. Trainersapp, Livescore app).
- Je analyseert de vragen van de business om het proces goed te begrijpen, goed uit te
kunnen tekenen en waar nodig aan te scherpen.
- Je zoekt het geheel van benodigde informatie, bespreekt dit met de vertegenwoordigers
van de gebruikers om de problemen te begrijpen en hieruit de prioriteiten af te leiden.
- Je definieert samen met de business het finale proces, stelt dit voor en legt het uit.
- Je zorgt voor de validatie van de “deliverables” door de gebruikers.
- Je specificeert de informatie en de gegevens op een visuele en schematische wijze.
- Je maakt de vertaling van de noden naar functionele oplossingen.
Naast deze 2 hoofdtaken, sta je ook in voor de volgende neventaken:
De coördinatie van de ondersteuning aan interne medewerkers en
clubverantwoordelijken (2de lijns support) en de coördinatie van het geven van opleidingen
voor een optimaal gebruik van alle Gymfed-applicaties.
Aansturing en opvolging van de externe ICT-partners i.f.v. de ICT-infrastructuur
- Je neemt de noden van onze organisatie waar op vlak van ICT-infrastructuur en voert
gesprekken met externe partners om zo tot voorstellen naar vernieuwing te komen.
- Je coördineert het onderhoud en installaties van de ICT-infrastructuur.
Aansturing en opvolging van databeheer & rapportage
- Je controleert de data-kwaliteit in de verschillende databanken.
- Je analyseert de Power BI-vragen van de federatie en clubs en je coördineert de
samenwerking met de externe partner voor de verdere ontwikkelingen in Power BI.
Je werkt verbeterings
- en veranderingstrajecten uit (vb. digitaliseren en optimaliseren van
administratieve processen) en je leidt zelfstandig nieuwe digitale projecten/aanpassingen in
samenwerking met de domeinverantwoordelijken binnen de verschillende Gymfed-teams.
Je denkt hierbij ook mee na over het commercialiseren van de applicaties binnen onze
dienstverlening.
Voor de realisatie van dit takenpakket werken we graag samen met jou een werkbare planning uit.
Je werkt hierbij nauw samen met de Gymfed-medewerkers binnen de verschillende teams en
overlegt op regelmatige basis met de Algemeen manager, aan wie je ook rapporteert.
4 JOUW PROFIEL
Je hebt