Directiesecretaris (H/F)/x) - Voor de Directie

De Iris Ziekenhuizen Zuid zoeken

**Voor de Directie Patiëntgerichte Operaties en voor de Directie van de Zorgen,**

**Op de campus Baron Lambert gevestigd in Etterbeek,**

Een **Directiesecretaris **(m/v/x)

Met een voltijds contract of deeltijds (80%) voor onbepaalde duur

**UW FUNCTIE**

**Als directiesecretaris staat u garant voor de administratieve en operationele ondersteuning van de Directie Patiëntgerichte operaties en de Directie van de Zorgen teneinde hun werk te vergemakkelijken. U verzekert de regelmatige en punctuele activiteiten door te zorgen voor een efficiënte opvolging en de naleving van de verschillende deadlines. In dat kader heeft u regelmatig contact met mensen op het terrein (dienstverantwoordelijken, referentieverpleegkundigen, interne medewerkers, externe medewerkers,...).**

**U staat onder de verantwoordelijkheid van de Directeurs van beide directies en uw takenpakket omvat**:

- Interne medewerkers en externe bezoeker onthalen.**
**- Telefoongesprekken beheren en de nodige contacten leggen ter ondersteuning van de leden van het directiecomité.**
**- Specifieke rapporten en dossiers voorbereiden door de nodige informatie te verzamelen en de opvolging te verzekeren.**
**- Vergaderingen en afspraken organiseren: planning, verslag opstellen, uitnodigingen naar de betrokken personen versturen en de nodige informatie en documenten verzamelen.**
**- De in de vergaderingen genomen beslissingen opvolgen.**
**- De logistieke organisatie van interne en externe vergaderingen, afspraken, evenementen en seminaries (zalen reserveren, uitnodigingen versturen, materiaal voorzien, catering,...) verzekeren.**
**- De agenda's beheren.**
**- Nota's en diverse briefwisseling opstellen.**
**- Informatie verspreiden (dienstorders, informatieve nota's,.).**
**- Inkomende en uitgaande briefwisseling beheren (opvolging en verdeling).**
**- Iedere voor het werk van de leden van het Directiecomité nuttige informatie of gebeurtenis melden.**
**- Verschillende documenten opstellen (mails, brieven, rapporten, opvolgingstabel,.).**
**- Briefwisseling en documentatie klasseren en de archieven van de leden van het Directiecomité bijhouden.**
**- De databanken beheren en bijwerken.**

**Profil**:
**UW PROFIEL**

**Uw opleiding**:

- Bachelor of graduaat (Directiesecretariaat optie medische sector,...).**

**Uw ervaring en kennis**:

- Minstens 5 jaar bewezen ervaring in een gelijkaardige functie;**
**- Minstens 3 jaar ervaring in de medische sector;**
**- Zeer goede kennis van de medische terminologie;**
**- Zeer grondige kennis op het vlak van IT (MS Office);**
**- Goede kennis van de tweede landstaal.**

**Uw competenties**:

- U bent stipt en snel in de uitvoering van uw taken.**
**- U bent georganiseerd, u beheert uw tijd op een efficiënte manier en respecteert de planningen en deadlines.**
**- Uw bekwaamheid om dringende gevallen te beheren werd bewezen.**
**- U bent flexibel op het vlak van uurroosters.**
**- U bent polyvalent en nauwkeurig.**
**- U bent vastberaden en volhardend en u streeft ernaar om de missies die u toekomen tot een goed einde te brengen.**
**- U analyseert de gegevens doelgericht en beoordeelt de informatie met een kritisch oog.**
**- U werkt autonoom en waardeert eveneens het werk binnen het team en u hebt gevoel voor samenwerking.**
**- U handelt discreet, integer en beheert de dossiers in alle vertrouwelijkheid.**
**- U anticipeert op de dingen en aarzelt niet om initiatieven te nemen.**
**- U hebt een uitgesproken zin voor dienstverlening en u beschikt over zin voor onthaal.